Administración

1.1.- Definición y Objetivos. 1.2.- Desarrollo Histórico. 1.3.- Escuelas del pensamiento administrativo. 1.4.- Definición de Empresa y su clasificación. 1.5.- Áreas básicas de una administración. 1.6.- Proceso Administrativo. 1.1 Definición y Objetivos.

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

En la administración, se encuentran los seis elementos de o recursos básicos, como suelen llamarse, están sujetos a las funciones fundamentales de la administración: Planeación, organización, Ejecución y Control, para lograr los objetivos declarados.

Debemos enfatizar que la administración es una actividad que convierte los recursos humanos y físicos desorganizados en recursos útiles y efectivos. La administración es la más retadora, amplia, exigente, crucial y sutil de todas las actividades humanas.

Objetivos

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación en un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos.

Ámbito, Carácter, definitivo, Dirección, Meta

Desde el punto de vista del gerente la mirada que va a perseguirse debe ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de las actividades deseadas. El hacerlo así pone el énfasis en los medios, no en la mirada. En ámbitos de la meta que se persigue esta incluido en la declaración de los limites o restricciones prescritos que deberán observase. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión o disturbio. Por ultimo, la dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben de buscar y aportan esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esa dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos.

Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización.

1.2 Desarrollo Histórico. Etapa agrícola

Conglomerados Triviales. Los primeros pobladores de la tierra se reunieron en grupos, comúnmente formados por parientes, o descendientes de un mismo tronco. Buscaban comunidad y facilidad para resolver sus incipientes necesidades.
Necesidades Alimenticias Elementales. El "arrastre" o sea el procedimiento que utilizaban para cazar en la edad de los glaciales, indica un proceso administrativo que se manifiesta desde el momento en que se emplea un esfuerzo común coordinado, los mamuts eran acorralados y arrojados desde un abismo, con el objeto de destazarlos y comérselos.
Agricultura Sedentaria. La magnitud de los pueblos, la dificultad de la caza y la necesidad de encontrar alimentos mejores dieron el nacimiento al concepto agrícola y el cultivo cíclico.
Necesidades de Vestido y Techo Elementales. Los pueblos antiguos multiplican su complejidad, con lo que surgen necesidades primarias, ropa para protegerse de las inclemencias del tiempo, así como las primeras moradas distintas a las cuevas.
Interpelación de los grupos humanos. El proceso administrativo se inicia con el hombre inteligente, variando su intensidad de acuerdo con la etapa de la civilización, y sobre todo en función de los elementos disponibles. No solo se encuentran vestigios del proceso administrativo en Egipto, China, Grecia, Roma y demás pueblos de la antigüedad sino también en las comunidades indígenas de América.
Vestigios en América. Particularmente en México, encontramos vestigios del proceso administrativo entre las diferentes corrientes indígenas, sobresaliendo las acertadas direcciones de Tlacaelel y de Netzahualcoyolt, quienes con orden y practicas adecuadas condujeron a sus pueblos.
Establecimiento de feudos y consolidación de la nobleza. Confucio, el sabio chino, lego reglas del proceso administrativo para ser aplicadas en la administración publica: "Los administradores públicos deben de ser de conducta ejemplar, y se escogerán honestamente, sin egoísmo, a las personas capaces".
Creación de los Ejércitos para Defender y Conquistar. La hostilidad, producto de la envidia o de la codicia, requirió de la preparación de grupos armados que pudieran ayudar a proteger la riqueza tribal, o acrecentarla, en caso de anexar otros pueblos. Surgen los ejércitos y sus jerarquías.
Fortalecimiento de las Religiones y Surgimiento del Sacerdocio. La necesidad de la deidad y la búsqueda del trascendente da origen a las creencias, y hace surgir al cuerpo sacerdotal, que adquiere poder paralelo al del ejercito y al de los jefes tribales.
Esfuerzos de Conquista o Formación de Alianzas. La defensa de las fronteras naturales y la ambición desbordan los limites de los pueblos; así mismo, se generan anexiones, o acuerdos, para sumar fuerzas y permitir núcleos mejor organizados.
Requerimientos Migratorios por Saturación. Las presiones de población en los espacios limitados provocan expediciones a nuevas tierras. También la intolerancia obliga a las migraciones, en busca de nuevos horizontes y mejores sistemas de vida.
Tecnificaron de la Producción de Alimentos. La identificación de los problemas agrícolas, permitió planeación, diseño de sistemas, uso de herramientas y maquinaria, que han asegurado los rendimientos del campo.
Transición de la fuerza Animal a la Mecánica. La dependencia de la fuerza bruta humana, o de las bestias, se ve liberada con el advenimiento de implementos mecánicos, que ayudan y hacen posible garantizar la preparación del campo, su siembre, fumigación, cosecha y, en general, aprovechamiento directos e indirectos, todo esto propicia el éxodo del campo, y a que en los países industrializados, menos del 5% labore en estos menesteres.
Desarrollo de la Investigación Genética. Los estudios del origen biológico y la evolución de las especies vegetales y animales, han permitido semillas y especimenes mejorados, no solo en sus condiciones intrínsecas, sino en su respuesta a su medio ambiente y a su supervivencia.
Producción en Gran Escala de Productos Alimenticios. EL proceso administrativo, aplicado a la etapa agrícola ha hecho posible que los países avanzados produzcan cantidades y variedad de alimentos vegetales y animales en exceso a sus requerimientos. Se ha roto con el esquema de autoconsumo, que en casos como el de México, representa un porcentaje sustancial del esfuerzo en este sector económico (muchos campesinos, mínima organización y rendimientos magros).
Disponibilidad de los Productos alimenticios. El proceso administrativo ha permitido no solo producir los alimentos. Si no lograr su preservación, congelación y transportación.
Industrialización de los Productos Alimenticios. El proceso administrativo utilizado en la agro empresas, garantiza la transformación de los productos del campo.

Etapa Industrial

Transformación de la Fuerza Motriz. Los descubrimientos del vapor y otros métodos para ayudar a liberar el esfuerzo humano y multiplicarlo, hacen posible el inicio de la denominada revolución industrial, la cual se localiza primero en Inglaterra y se extiende a la Europa continental.
Necesidades Elementales Generalizadas. Al acrecentarse las necesidades de los individuos en numero y en complejidad surgió una mayor demanda de satisfacciones, los que fueron producidos en diversos talleres artesanales. Dichos satisfactorios permitieron el inicio del comercio en gran escala y el intercambio de productos; todo ello apoyado en un proceso administrativo, variando en su intensidad, según el tipo de lugar de aplicación.
Evolución del concepto Artesanal. La creciente demanda de satisfacciones debilita a los gremios y corporaciones, dando preámbulo a la industria que surgió en la llamada revolución industrial inglesa. El proceso administrativo varia en su aplicación y se enriquece en conceptos y principios.
Surgimiento de los Talleres. Uno de los autores que contribuyo a la variación del proceso administrativo fue el economista Adán Smith, que en 1789 menciono el tema de la división del trabajo: "Un hombre extiende el alambre, otro lo endereza, un tercero lo corta, el cuarto afila la punta, el quinto prepara el otro extremo para recibir la cabeza. Para recibir la cabeza se necesitan dos o tres operaciones. Para ponerla es otro problema, blanquear el alfiler sigue en turno, e incluso él insertarlo en el papel es de suyo una especialidad; y así, el negocio indiviso de hacer un alfiler se ha dividido en 18 operaciones distintas, las cuales en algunas fabricas se realizan por diversos trabajadores las cuales en algunas otras se combinan".
Explotación del hombre por el hombre. Pero el hombre rico y el administrador deben de recordar esto: que la presión para obtener ganancias sobre el indigente y el obtener beneficios de la necesidad de otros, esta condenado por todas las leyes humanas y divinas. Defraudar los salarios de cualquiera es un crimen que demanda la revancha del cielo. Finalmente el rico debe abstenerse religiosamente de disminuir las ganancias de sus obreros usando fuerza, fraude o tratos falsos; con mayor razón porque el hombre pobre es débil y sin protección y por que sus escasos recursos deben ser sagrados en proporción de su escasez.
Llamamiento a restablecer el orden Social. Que deben de organizarse y gobernarse las corporaciones de suerte que proporcionen a cada uno de sus miembros los medios más apropiados y expeditos para alcanzar el fin propuesto. Este fin consiste en que cada uno de los asociados obtenga el mayor aumento posible de los bienes del cuerpo, del espíritu y de la fortuna.
Formación de Imperio Británico. Inglaterra toma ventaja de los afanes industriales y establece un numero y importante de empresas que fabrican artículos en cantidades substanciales y que obligan a buscar mercados, principalmente sus colonias. La política del comercio Británico era la siguiente:

* El comercio internacional es esencial. *Se requiere una marina mercante y de guerra poderosas. * La balanza de pagos es vital. * Las colonias americanas son áreas agrícolas, puntos de comercio y fuentes de riqueza. * La fabricación de las colonias se debe evitar y prohibir. *El comercio se debe de hacer entre los miembros del imperio. * El gobierno Británico es el que dirige el comercio del imperio.

Producción en gran escala. En 1913, se necesitaban casi 10 horas para armar un motor pero con estudios de ingeniería, el tiempo de abatió en 40% en solo 6 meses. En el caso del armado de las carrocerías el resultado fue espectacular, de 12 horas y media tan solo 1 hora y media; debido a que se ideo una línea continua en movimiento, con 6 trabajadores surtiéndose de los lugares que guardaban las piezas, y agregándolas al auto en proceso de gestación y en movimiento acompasado en las bandas adecuadas.
Esfuerzos empíricos de los empresarios. Este tipo de administradores se denomina frecuentemente así mismo como administradores prácticos. El argumento que emplean es que la practica hace al maestro y que se pueden administrar de manera eficiente solo con el sentido común.
Ingeniería Industrial. Los estudios que realizaron todos estos expertos fueron acuciosos y cubrieron todos los ángulos; altura de la línea, tipos de bandas, poleas, ganchos y demás herramientas; velocidades y cuales operaciones se debían efectuar por los distintos operarios.
Motivación por incentivos económicos. "Si eres un hombre ambicioso, harás lo que este hombre te diga mañana, desde que amanece hasta que anochece. Cuando te mande levantar un lingote y caminar, lo harás, y cuando te diga siéntate y descansa, te sentaras; lo harás durante todo el día. Y lo que es mas no replicaras. Así un hombre ambicioso hace lo que se le manda y no discute".
Embozo de una teoría general administrativa. En la primera parte del siglo XX diversos autores buscan principios, establecen sistemas y desarrollan teorías que enmarcan los esfuerzos administrativos en un cuerpo de conocimientos sistemáticos.
Enfasis en las relaciones humanas. Entre mas se comprende a la gente mas se puede convivir con ellas, la comprensión genera el principio de las relaciones humanas. Esta identificación permite que los sujetos de mayor habilidad traten de conseguir la dirección aprovechando un mejor juicio, originalidad y sobre todo adaptación.
Mejoramiento por la sistematización. "El desarrollo de la industria y de los diversos sectores relacionados con ella, hasta las más modernas tecnologías de la electrónica, especialmente en el terreno de la miniaturización, de la informática, de la telepática y otros, indica el papel de primerisima importancia que adquiere en la interacción entre el sujeto y objeto del trabajo (en el sentido más amplio de esta palabree), precisamente esa aliada del trabajo, creada por el cerebro humano, que es la técnica. Entendida aquí no como capacidad o aptitud para el trabajo, sino como un conjunto de instrumentos de los que el hombre se vale en su trabajo, la técnica es indudablemente una aliada del hombre. Ella le facilita el trabajo lo perfecciona, los acelera y lo multiplica. Ella fomenta el aumento de la cantidad de producto destrabado perfecciona incluso la calidad de muchos de ellos. Es un hecho, por otra parte, que aveces la técnica pueda transformarse de aliada en adversaria del hombre como cuando la mecanización del trabajo "suplanta al hombre" quitándole toda satisfacción personal y él estimula a la creatividad y responsabilidad; cuando quita el puesto de trabajo a mucho trabajadores antes ocupados, o cuando mediante la exaltación de la maquina reduce al hombre a ser un esclavo".
Problemáticas políticas y campañas militares. La formación de naciones, los afanes de independencia y la creación de imperios, generan grandes campañas militares con esfuerzos administrativos para optimizar el uso de recursos escasos.
Mejores niveles de distribución de la riqueza. "La justicia a de ser respetada, no solamente en la distribución de la riqueza, sino además en cuanto a la estructura de las empresas en que se cumple la actividad productora. Por que en la naturaleza del hombre se haya involucrada la existencia de que, en el desenvolvimiento de su actividad productora, tenga posibilidad de empeñar la propia responsabilidad y perfeccionar el propio ser".
Desmembramiento de los sistemas coloniales.
Surgimiento de un contexto mundial interactuarte. Verse libre de la miseria, hallar con mas seguridad la propia subsistencia, la salud, una ocupación estable; particular todavía mas en las responsabilidades, fuera de toda opresión y al abrigo de situaciones que ofenden su dignidad de hombre; ser mas instruidos en una palabra, hacer, conocer y tener mas para ser mas: Tal es la aspiración de los hombres de hoy, mientras que un gran numero de ellos se ven condenados a vivir en condiciones que hacen ilusorio este legitimo deseo. Por otra parte los pueblos llegados recientemente a la independencia nacional sienten la necesidad de añadir a esta libertad política, un crecimiento autónomo y digno, social no menos que económico, a fin de asegurar a sus ciudadanos su pleno desarrollo humano y ocupar él puesto que les corresponde en el concierto de las naciones".

1.3 Escuelas del pensamiento administrativo.

Antecedentes para la aparición de una administración

A principios del siglo, los Estados Unidos ya estaban bien poblados. El flujo de inmigrantes había disminuido algo, pero con un gran y creciente mercado, la industria continuaba expandiéndose.

La mecanización y los inventos eran comunes en la época, la habilidad del obrero estaba siendo desplazada cada vez mas por la maquinas; las herramientas del trabajador eran ahora las herramientas de las industrias; la intimidad del pequeño taller era reemplazada por las grandes chimeneas de las enormes fabricas.

Debido al creciente énfasis de la producción, apareció una persona en el frente capaz de controlar y ordenar los factores de producción: El administrador. Su trabajo consistía en obtener su máxima eficiencia de las maquinas humanas y mecánicas a cualquier costo. Lo importante era el volumen producido, los costos unitarios, los limites de tolerancia del producto.

En este ambiente, los administradores se desarrollaban como mejor podían. La relación entre la administración y la mano de obra era frecuentemente confusa. Sin experiencia de liderazgo, los administradores se convirtieron en dictadores abusando de su autoridad.

Las relaciones entre el administrador y sus empleados eran también sumamente confusas. Prácticamente todos los estándares de producción estaban establecidos subjetivamente sin apenas tomar en cuenta sistemas de trabajo o análisis de movimientos.

Añádase a lo anterior la falta de incentivos que recompensara un buen trabajo desempeñado y podemos entender prontamente él porque la norma de actuación aceptada entre los trabajadores era establecida por el razonamiento de los compañeros, es decir parcialmente sistemática.

Sin estándares fiables de cualquier tipo, los administradores se encontraban en la precaria posición de aplicar salarios, determinar promociones y recompensar actuaciones superiores al promedio y todo basándose en adivinanzas, intuición y experiencias anteriores.

Este era el cuadro económico prevalente cuando un joven ingeniero, llamado F. W. Taylor comenzó a desarrollar el sistema administrativo que hoy se conoce generalmente como "Administración Tradicional o Científica".

La escuela Tradicional

La Administración Científica: La administración tradicional o científica se desarrollo de la observación sistemática de los hechos de la producción-investigacion y análisis del taller. Aunque interesado en técnicas especificas tales como estudios de tiempos y movimientos, planeación y control de la producción, distribución de planta, incentivos de salarios, administración de personal e ingeniería humana todas ellas centradas en eficiencia y producción dicho enfoque esta firmemente basado en esta teoría.

F. W. Taylor en el desarrollo de su tipo de administración, el enfoque de Taylor era estudiar las operaciones, determinar los hechos relativos a la situación del trabajo y de estas observaciones, derivar principios. Veía a la administración como proceso de obtener cosas hechas por personas operando independientemente o en grupos, y su enfoque al problema administrativo era directo y sencillo: definir el problema, analizar la situación de trabajo en todos sus aspectos, aplicar técnicas cuantitativas a todos aquellos aspectos capaces de ser medidos, experimentar, manteniendo todos los demás factores de trabajo constantes, excepto el que debería ser cambiado, desarrollar una guía o principio administrativo derivado de las observaciones o estudios y, finalmente, probar la validez de dicho principio a través de aplicaciones subsecuentes.

Utilizando este enfoque para estudiar el trabajo, Taylor dejo una verdadera riqueza de información administrativa para prácticamente posteriores. Es tal vez mejor conocido por el desarrollo de estudios de tiempos para determinar un estándar de producción que constituyera un día justo de trabajo.

Sus cuatro principios de la administración científica forman ahora una legión. En resumen, Taylor dijo que los trabajadores debían de ser seleccionados científicamente, adiestrados y asignados a aquellos puesto para los cuales estuvieran mejor capacitados, física y mentalmente. En segundo lugar, el trabajo debería ser analizado científicamente y no intuitivamente. Tercero, debería de existir una cercana cooperación entre los que planifican el trabajo y los que lo efectúan, de manera que el trabajo pueda ser hecho de acuerdo con, los principios desarrollados y la mano de obra debían compartir igual responsabilidad cada sector efectuando el trabajo para el cual estuviera mejor calificado.

Como persona, Taylor era un hombre de gran fuerza de voluntad, justo, sistemático, determinado y estricto, con un fuerte sentido de la ética protestante, su punto débil era la escritura, como su fuerte era la experimentación y la acción.

Los Gilberth: Cercanamente asociados a Taylor tanto en tiempo como en obra, los Gilberth hicieron también contribuciones originales a la escuela de la administración tradicional o científica. Se les conocen mejor por el desarrollo de sus reglas de la economía de movimientos, particularmente, los movimientos básicos de las manos que ellos llamaron <<therblings>>. Utilizando esta herramienta analítica, las secuencias de los movimientos estándares podrían ser prescritas.

Taylor también estaba interesado en estudios de tiempos y movimientos. Mientras que el se concentro en cuanto tiempo tomaba efectuar un trabajo, los Gilberth se interesaban en que tipo de movimientos eran los más efectivos. Por consiguiente, el sistema de Taylor aumentaba la Producción incrementando la rapidez y eliminando sistemáticamente la <<vigilancia>> tipo militar; el sistema Gilberth aumentaba la producción eliminando movimientos inútiles.

La escuela del comportamiento: La escuela del comportamiento surgió de los esfuerzos de los lideres tales como Gantt y Munsterberg para conocer la central importancia del individuo en cualquier esfuerzo cooperativo. Su razonamiento era que dado que el administrador logra que se hagan las cosas a través de personas, el estudio de la administración debería concentrarse en los trabajadores y sus relaciones interpersonales. Los estudios del comportamiento se concentran en las motivaciones, dinámica de grupos, motivos individuales, relaciones de grupos, etc. La escuela es eclécticas e incorpora la mayoría de las ciencias sociales, incluyendo a la psicología, sociología, psicología social y antropología. Su rango es amplio e incluye desde como influir sobre el comportamiento individual hasta un análisis detallado de relaciones psicológicas. Centrándose en el elemento humano, se interesa por una parte en la comprensión de los fenómenos relevantes en las relaciones intra e interpersonales en cuanto a la situación de trabajo, y por otra parte, se interesa en observar los grupos de trabajo como subculturas antropológicas.

Hugo Munsterberg: Hablaba y escribía sobre un sinnúmero de temas, desde temperancia en el adiestramiento de puestos, tanto en artículos populares en el Ladie's Home Journal como tratados profundos en las mas renombradas revistas técnicas. En esta época, la administración científica no tenia bases muy firme, debido a la falta de pretensión intelectual y la mala aplicación de los presupuestamente expertos. Sin embargo, Musterberg abogo en su libro por una mayor participación de la ciencia en la administración, creo el campo de la psicología industrial aplicando sus técnicas de laboratorio para medir diferencias psicológicas entre individuos y empleados en situaciones de trabajo, y a través de esto, abrió una nueva faceta de la administración científica. El estudio y la explicación científica de diferencias individuales.

Henry L. Gantt: Gantt fue contemporáneo y protegido de Taylor y es difícil clasificarlo en una sola escuela. Sus conceptos de costos organizacionales y su plan de bonificaciones lo podrían ubicar fácilmente con los tradicionalismos. Sin embargo, en todo sus trabajo, Gantt demostró un interés casi emotivo por el trabajador como individuo y abogo por un enfoque humanitario. En 1908 presento una conferencia ante la sociedad americana de ingenieros mecánicos en la cual pedía una política de enseñanza e introducción para los trabajadores, en lugar de la acostumbrada dirección autocrática, una afirmación de la psicología de Gantt sobre las relaciones con, los empleados. En vista de sus incansables esfuerzos en favor de la clase trabajadora, Gantt tiene lugar en parte responsable por el crecimiento de la escuela del comportamiento.

Elton Mayo: Mayo propuso el concepto de que los trabajadores constituyen su propia cultura y desarrollo una seria de ideas sobre conceptos sociológicos del esfuerzo de grupo. A través de su obra, se agrego una nueva dimensión a los entonces existentes conceptos administrativos que para ser eficiente, el administrador debe reconocer y comprender al trabajador individual como persona con deseos, motivos, instintos y objetivos personales que necesitan ser satisfechos.

A través de los esfuerzos de investigación de Mayo, se dio a conocer la escuela del comportamiento. Los administradores, dándose cuenta de la importancia de dicho estudio, gradualmente se volvieron hacia esta corriente del pensamiento administrativo. En la actualidad, la corriente del comportamiento es tan amplia como profunda, es una parte del creciente campo del estudio administrativo y ocupa correctamente una posición importante en su totalidad.

Mary Parker Follett: Básicamente, la señorita Follett enfatizaba que un hombre en su trabajo era motivado por las mismas fuerzas que influían sobre sus tareas y diversiones fuera del trabajo y que el deber del administrador era armonizar y coordinar los esfuerzo del grupo no forzar y manejar. En su trabajo de consultación, la señorita Follett reconocía la necesidad de que el administrador comprendiera los principios del concepto de grupo, los cuales, ella profetiza, algún día seria la base para todos los enfoques firmes en el orden nacional e internacional. A la escuela del comportamiento, ella agrega dos nuevos vocablos, <<unión>> y <<pensamiento de grupo>> que subsecuentemente han calculado la literatura administrativa.

Chester I. Barnard: La participación de Chester I. Barnard en el desarrollo de esta corriente del pensamiento esta en su análisis lógico de la estructura organizaciones y de la aplicación de conceptos sociológicos a la administración. Algunos no incluyen a Bernard en la escuela del comportamiento, sino en una nueva escuela fundamentada en su concepto del sistema social. Dicho concepto esta sumamente relacionado con el enfoque del comportamiento i difiere solamente en que la administración es considerada como un sistema de relaciones interculturales. La distinción es lógica pero para nuestro propósito la clasificación general de escuela del comportamiento, es suficiente, e incluye el estudio de la administración como sistema de relaciones interculturales.

Escuela del Proceso Administrativo

La escuela del proceso administrativo construye una teoría de la administración alrededor del proceso involucrado en administrar; el establecimiento de una estructura conceptual y la identificación de los principios en los cuales se basa.

La administración se ve como un proceso universal y prácticamente idéntico sin importar ser esfera de operación: Gubernamental, industrial o institucional. Debido a que la administración se considera un proceso, esta escuela efectúa el análisis de dicho proceso analizando las funciones del administrador, planificar, organizar, emplear, dirigir y controlar. En cuanto a estas funciones tratan con los individuos involucrados, la escuela es algo ecléctica en el hecho de que los aspectos pertinentes de las ciencias sociales son reconocidos. Hasta ahora, sin embargo, no han sido activamente incorporados en la teoría de la escuela del proceso administrativo.

Escuela Cuantitativa

La utilización de equipos mixtos de científicos de varias disciplinas es probablemente la característica mas obvia de la escuela cuantitativa del pensamiento administrativo. Denominada indistintamente como "Investigación de Operaciones", consiste en unir el conocimiento de varias disciplinas al estudio y la solución efectiva de un problema.

Puede unir, por ejemplo, a un matemático, un científico físico, un economista, un ingeniero y un estadístico para estudiar unos problemas en, digamos, administración de inventarios. A través del estudio de este problema desde el punto de vista de Investigación de Operaciones o Ciencia Administrativa, la solución resultante podría ser mucho mejor que la que podría lograrse de otra manera. Es, por tanto, un método científico utilizando todas las herramientas científicas pertinentes que provee una base cuantitativa para decisiones administrativas de la necesidad de equipos de investigación integrados para profundizar en las diversas ramificaciones de los caminos alternativos de acción.

Dicho en términos simples, el enfoque a la solución del problema utilizando la ciencia administrativa consiste en:

Formular el problema. Esto se refiere tanto al problema del consumidor (el que toma la decisión ) como al problema del investigador.

Construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio. Este modelo expresa la efectividad del sistema como función de un conjunto de variables de las cuales cuando menos una esta sujeta a control. Las variables de ambos tipos pueden ser sujetadas a fluctuaciones al azar y una o más puede estar bajo el control de un competidor o algún otro <<enemigo>>.

Derivar una solución del modelo. Esto involucra los valores de las <<variables de control>> que maximizan la efectividad del sistema.

Probar el modelo y la solución resultante. Esto implica evaluar las variables, comparar las predicciones del modelo con la realidad y comparar resultados reales con resultados predichos

Establecer controles sobre la solución. Esto envuelve el desarrollo de herramientas para determinar cuando ocurren cambios significativos en las variables y funciones de las cuales dependen la solución y determinar como debe ser cambiada la solución a la luz de dicho cambio.

Poner la solución en operación. Ejecución.

1.4 Definición de Empresa y su clasificación.

La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad, creando satisfactorias a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. La empresa al estar formada de hombres alcanza la categoría de un ente social con características y vida propia, que favorece el progreso humano como finalidad principal al permitir en su seno la autorealizacion de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa.

En la vida de toda empresa el factor humano es decisivo. La administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes intereses de sus miembros: Accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.

Una empresa es una termina nada fácil de definir, ya que a este concepto se les dan diversos enfoque (económicos, jurídicos, filosófico, social etc.) en simple aceptación significa la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito.

Isaac Guzmán Valdivia es la unidad económica-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio humano en la que la propia empresa actúa.

La empresa se puede definir como el grupo social en el que a través de la administración de capital y el trabajo se producen bienes y/o servicios pendientes a la satisfacción a las necesidades de la comunidad.

Tipos de empresas

Extractivas. Son las que se dedican a la explotación de los recursos naturales ya sea renovables o no renovables, entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre.

Transformación. Son empresas que transforman la materia prima en producto terminado y pueden ser de dos tipos:

Empresas que producen bienes de consumo final. Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor: Estos pueden ser duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad.
Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de consumo final.

Comerciales. Son intermediarias entre producto y consumidor: Su función primordial es la compraventa de productos terminados, pueden clasificarse en:

Mayoristas. Cuando efectúan ventas en gran escala a otra empresa (minorista) que a su vez distribuye el producto.
Minoristas o Detallista. Las que venden producto al menudeo o pequeñas cantidades al consumidor.
Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
Servicios. Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos, la empresa de servicios pueden clasificarse en:

Transporte, Turismo, Instituciones financieras, Servicios públicos varios (comunicación, energía, agua), De servicios privados varios (asesorías, diversos trabajos contables, jurídicos, administrativos), Educación, Salubridad, Financias y seguros.

1.5 Áreas básicas de una administración.

Toda actividad empresarial presenta constantemente el problema de como hacer el trabajo lo mejor posible, en un numero mínimo, con el mínimo esfuerzo y, desde luego, al menor costo. Ni las empresas, ni las condiciones económicas, permanecen estáticas; por lo tanto las políticas, el sistema de organización y/o los sistemas y procedimiento que probamos son satisfecho, pueden ser obsoletos e ineficientes debido a rápidos cambios y tendencias imprevistas.

En toda empresa existe una serie de componentes indispensables que atienden a su objetivo principal. Es obvio que ha fin de hacer el mejor trabajo, en el menor tiempo, con un mínimo esfuerzo, al mas bajo costo posible, cada componente debe de ser utilizado con máxima eficiencia. Mas aun, es esencial que se hagan estudios o revisiones periódicas para determinar si la actividad esta funcionando de la manera que fue aprobada y si se pueden hacer mejoras que afecten los componentes requeridos para llevar a cabo su objetivo.

Los componentes básicos de una empresa que tienden a su objetivo son: Personal, material, sistemas y equipos. A continuación se indica una breve descripción de cada uno de los componentes para al aclarar los conceptos relativos a estos factores indispensables.

Personal. Se refiere a todos los grupos humanos de los demás componentes. Este es él más importante porque es el que utiliza los materiales y sigue paso a paso los procedimientos y también opera el equipo. Al personal los podemos clasificar de la siguiente manera:

Los obreros. Estos pueden ser clasificados según requieran tener conocimientos o pericia especiales antes de ingresar a sus puestos.
El empleado. Su trabajo requiere mayor trabajo intelectual y de servicio; estos pueden dividirse en clasificados y no clasificados.
Los supervisores. Su función es vigilar el cumplimiento exacto de los planes, ordeñes, instrucciones señaladas. Su característica es el predominio e igualdad de las funciones técnicas sobre las administrativas.
Los técnicos. Son aquellas personas que con base en un conjunto de reglas o principio científico aplican la creatividad.
Altos ejecutivos. Es todo aquel personal que predomina la función administrativa sobre la técnica.
Directores o Administradores. Son aquellas personas cuyas funciones principales son las de fijar objetivos, políticas, planes generales y revisar los resultados finales, podría decirse que son los orquestadores de cual organismo socioeconómico.

Materiales. Se refiere a las cosas que se procesan y combinan para producir, el servicio, la información o el producto final, pueden clasificarse en:

Bienes materiales. Aquellos bienes muebles e inmuebles que integran a la empresa: sus edificios, instalaciones, terrenos, etc. que tiene por objeto multiplicar capacidad productiva en el trabajo
Materias primas. Los elementos corpóreos que han de salir transformados en productos, por ejemplo: madera, hierro, harina, etc. existen también materias auxiliares es decir aquellas que no forman parte del producto, pero son necesarias para la producción, por ejemplo: combustible, lubricantes, abrasivos, etc. Los productos terminados normalmente se tratan de vender cuanto antes. Es indiscutible que casi siempre hay que tener en inventario a fin de satisfacer periodos o para tener siempre en el mercado, puesto que forman parte del capital deben considerarse parte de materia prima.

Dinero. La empresa necesita y cuenta con efectivo, es decir lo que tiene como disponible para pagos diarios y/o urgentes; además posee como representación del valor de todos los bienes mencionados, un capital construido por valores, obligaciones, acciones. etc.

Sistemas. Comprende todo el cuerpo orgánico de procedimientos, métodos, etc. por medio de los cuales se logran los objetivos de la empresa. estos deben de estar coordinados con el elemento personal y este con aquellos por ejemplo:

De planeación. Se enfocan a la actividad de proyectar la vida de la empresa a lo largo de la empresa, no solo en una dirección sino buscando nuevos cambios y adaptando su existencia a la de los sistemas de los cuales viven. Por ejemplo: Planeación de recursos humanos, recursos materiales, de recursos tecnológicos, etc.
Organizativo. Consiste en la forma de como debe estar estructurada la empresa; es decir separación de funciones, numero de niveles jerárquicos, grado de delegación, descentralización.
De información. Es aquel en que a través de sus componentes, toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión. Planeación, de relación, operacional, de control y gestión, de investigación, etc.
De Control. El control es la escénica del funcionamiento de la empresa como sistema. Lo más significativo de las decisiones adoptadas y de las modificaciones consiste en actuar sobre comportamientos determinados, a fin de reducir una desviación percibida.

Como función directiva, el control se ve influido en su desarrollo por una serie de circunstancias de las cuales dos de los más significativos pueden ser el estilo de dirección y la planeación.

Los componentes del sistema de control son:

1. Control de la Actividad 2. Control Operacional 3. Control de resultados

Control Integrado de gestión. Comprende, resultado de actividad y gestión con un alto grado de síntesis y elaboración, tratando áreas funcionales completas integradas entre sí

Sistemas operativos. Son el conjunto de hombres y medios de todo tipo, cuyas actividades se encadenan entre sí, de modo que persiguen transferencias de información, bienes y servicios con arreglo a procedimientos definidos, como ejemplo a estos podemos citar el de producción, compras, comercialización, administración de personal, contabilidad y otras más.
Equipo. Es él termino común utilizado para identificar los instrumentos o herramientas que completan y aplican mas al detalle la acción de la maquinaria. Maquinas, muebles, aparatos, dispositivos de cualquier índole utilizando por el personal en los procedimientos que utiliza la unidad administrativa en sus actividades.

1.6 Proceso Administrativo.

Estas cuatro funciones funcionales (planeación, Organización, Ejecución y Control) constituyen el proceso de la administración. Son los medios por los cuales se administra el gerente, distinguen el gerente del no gerente. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración, es: Planeación, para determinar los objetivos y los cursos de acción que van ha seguirse; La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer las relaciones necesarias; la Ejecución; por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el Control de las actividades que conformen con los planes.

Actividades importantes de cada función fundamental de la administración

Planeación

Aclarar, Ampliar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Organización

Subdividir el trabajo en unidades operativas. Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos. Reunir los puesto operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en un puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad para cada miembro de la administración. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar las organizaciones a la luz del resultado del control.

Ejecución

Poner en practica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión o acto. Conducir o retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo buen hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Control

Comparar los resultados con los planes en general. Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medio de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Autoevaluación 1.- Administrar significa:

 Planeación, liderazgo, obligación, control.  Estado activo de una empresa.  Planear, organizar, ejecutar y controlar. X

2.- El desarrollo de la administración se divide en las siguientes etapas:

 Etapa agrícola, etapa industrial, etapa de comunicación. X  Etapa administrativa, etapa social, etapa cultural.

 Etapa comercial, etapa industrial, etapa lógica.

3.- Los siguientes son tipos de empresas:

 Extractivas, de transformación, y comerciales X Dinámicas, extractabas, obsoletas  De transformación, estáticas, dinámicas

5.- Los componentes del sistema de control son:

 control eficiente, control laboral, control de calidad.  Control de resultados, control personal, control dinámico.

 Control de la actividad, control operacional, control de resultados. X

Planeación

2.2.- Objetivos. 2.3.- Políticas. 2.4.- Programas. 2.5.- Procedimientos. 2.6.- Presupuestos. 2.7.- Estrategias. 2.8.- Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación.

2.1 Funciones administrativas y operativas.

Muchas de las funciones administrativas y operativas de un empresa están bajo la responsabilidad directa del gerente. De tal forma que debe de cuidar que cada uno de sus subordinados cumplan con las normas establecidas en la empresa y supervisadas por el mismo.2.1.- Funciones administrativas y operativas.

Entre algunas de las funciones del administrador están:

Plantear de manera clara y correcta los objetivos

Hacer que se cumplan las normas y políticas de la empresa

Estar directamente relacionado con sus empleados

Tratar de satisfacer las necesidades mas elementales de cada uno de los obreros

Obtener con cada jornada de trabajo la mayor producción posible

Cuidar la comunicación que fluye dentro de la empresa

Elaborar planes de trabajo que no rompan los ya establecidos

Proporcionar un ambiente de trabajo agradable a sus empleados.

2.2 Objetivos.

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección de los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos:

Meta, Ámbito, Carácter definitivo y dirección, el ámbito de la meta que persigue, esta incluido en la declaración de los limites o restricciones prescritos que deberán observarse. Así mismo, un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo, porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es conjunción y disturbio. Por ultimo, la dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben de juzgar y apartar estos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse.

Esta dirección proporciona los cimientos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización.

Administración por resultados: La administración por resultados enfatiza los resultados o el logro de los objetivos en vez de las actividades, y también da importancia para el comportamiento humano a través de la satisfacción de las necesidades por los esfuerzos del trabajo.

Tipos y clasificación de objetivos: En toda organización hay muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes para todas las organizaciones incluyen lo siguiente:

Proporcionar buen producto y servicio. Estar adelante de la conferencia. Crecer. Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y/o disminuyendo costos. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados. mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria. Tener un ciudadano empresarial responsable. Desarrollar el comercio internacional.

Estas categorías a su vez, pueden sugerir áreas claves para las cuales son capaces, de derivarse sus objetivos, evaluando el grado de su realización, por ejemplo: Los gerentes de la "G.E.C." identificaron ocho áreas que son vitales en el mantenimiento y progreso del liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su compañía. estas áreas claves del resultado son:

Rentabilidad. Posición en el mercado. Productividad. Liderazgo del producto. Desarrollo personal. Actitudes de los empleados. Responsabilidad publica. Equilibrio entre los planes a corto y largo plazo.

2.3 Políticas.

Las políticas pueden definirse como criterios generales que tienen por objetivo orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que corresponden tomar: sirven, por ello, para formular, interpretar o suprimir las normas concretas.

La importancia de las políticas en administración es decisiva, porque son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez es esencial en la administración, ya que esta consiente en "Hacer a través de otros".

Las políticas, ha dicho alguien son "el objetivo en acción"; esto es absolutamente cierto. Con todo, no bastaría para definirlas. El objetivo fija las metas, en tanto que las políticas imperan ya las ordenes para lanzarse a conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar hasta ellas.

Las políticas, por otra parte, difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su mayor generalidad.

Norma. Es todo señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse, sea genérico o especifico; las normas genéricas, son precisamente las políticas, en tanto que las normas especificas son las reglas. Estas se caracterizan porque pueden aplicarse sin necesidad de decidir ningún extremo concreto.

Las políticas pueden vaciarse en una disposición concreta, convirtiéndose así en normas; pueden quedarse como declaraciones generales para cumplir las tres funciones señaladas: Inspirar, interpretar y suplir normas. Se formulan siempre en los altos niveles.

Suelen existir tres problemas en la formulación de las políticas:

El primero radica en que, en muchas ocasiones, se considera que para formular una política, basta con usar la expresión: "es política de esta empresa que ....".
Lo segundo suele ser añadido a la regla de termino "es lo posible".
En tercer lugar, hay reglas que fijan tan solo márgenes o limites: "El sueldo que los jefes podrán autorizar para tal puesto, deberá encontrarse entre $800.00 y $1000.00". Es evidente que estos expedientes, u otros semejante, puedan ayudar a quitar a la regla su rigidez absoluta; sin embargo de su yo, no por ello crean políticas.

Sus especies:

Por la forma de originarse se dividen en:

a). Extremadamente impuestas.- Estas pueden serlo por la Ley: La política de proporcionalidad de trabajo y salario establecida por la constitución.

b). Política de apelación.- Estas son las que se forman a través de las consultas que los jefes intermedios hacen a los superiores; formándose así, por tres o cuatro resoluciones semejantes, una norma de aplicación o interpretación. Son, como alguien ha dicho, "La jurisprudencia administrativa".

Las Políticas son, como ya señalamos, uno de los medios básicos, para poder delegar autoridad, ya que sin ellas, es imposible que el delegado ejecute su función con el sentido que el delegante necesita para lograr los objetivos propuestos.

1a. Regla de su fijación. Debe de cuidarse de todas las políticas que han de influir la actividad de una sección, departamento, o toda la empresa, queden claramente fijadas, de preferencia, por escrito.

2a. Regla de su Difusión. Siendo el fin de las políticas orientar la acción, es indispensable que sean conocidas debidamente en los niveles donde han de ser aplicadas, y que este conocimiento se realice, de preferencia, por medios orales.

3a.- Regla de su Coordinación. Deben cuidarse de que exista alguien que coordine e interprete validamente la aplicación de las políticas, pues, de otro modo, pueden ser diversas y aun contradictoriamente aplicadas.

2.4 Programas

Los Programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

Así como es de la esencia de las políticas el orientar genéricamente la acción, y de los procedimientos el de fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la fijación del tiempo requerido para cada una de sus partes.

Los programas pueden ser generales o particulares, según que se refieran a toda la empresa, o a un departamento en particular. Debe advertirse que los términos "general y particular", son relativos, como lo son el genero y la especie; Así, tan solo los programas para toda la empresa son siempre generales, en tanto que los de producción, serán particulares en relación con los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas de mantenimiento.

Los programas pueden ser también a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a corto plazo, los que hacen para un mes, dos, tres, seis y hasta un año. Los que exceden un año suelen considerarse como programas a largo plazo.

No deben confundirse los programas generales, con los a largo plazo, y los particulares con los a corto plazo. Puede un programa particular ser relativo al adiestramiento, ser para un mes, o para dos años.

1a. Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.

2a. Regla. Debe hacerse siempre "La venta" o convencimiento a los jefes de la línea que habrán de aplicarlos.

3a. Regla. Debe de estudiarse el "Momento" más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo.

2.5 Procedimientos.

Procedimientos. Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos son como "El seccionamineto" funcional de acto administrativo. La ultima división, en opinión de muchos, se da en los "métodos", con los que corresponden a unidades de acción de suyo individuales.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los niveles altos.

Es característica de los procedimientos, que, en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que hallan bajo distintas autoridades. Ello hace más necesario que deban fijarse con mayor precisión, todo procedimiento es, por tal motivo, un "gasto de tiempo", quizá aparatoso, de momento; mas sirve para lograr un ahorro permanente en el futuro

1a. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, de preferencia, gráficamente.

2a. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la súper especialización (exceso).

3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

2.6 Presupuestos.

El presupuesto es una modalidad especial de los programas cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Se llama "financieros", si dichos elementos se estiman en unidades monetarias. Costos, utilidades, Perdidas, Gastos, etc. Son "No financieros", si su cualificación no de lleva hasta unidades monetarias, sino solo en cantidades de producción, de ventas, de desperdicios, de horas hombre requeridas.

Un tipo especial de presupuesto le constituye los "pronósticos" cuya característica principal es que establece él numero de unidades que se esperan vender, gastar, producir, etc. Lo básico es que "Pronostiquen", con base han la experiencia pasada proyectada hacia futuro con la ayuda de instrumentos mas o menos técnicos lo que se espera lograr o realizar.

2.7 Estrategias.

Estrategia es la acción de marcha que se sigue para poseer niveles de recursos ajenos a quien la aprende.

La estrategia es un plan (generalmente a largo plazo) que es el resultado de una decisión ejecutiva cuyo objetivo consiste en desarrollar total o parcialmente los recursos humanos y materiales de la empresa para desarrollarla o lograr su crecimiento total o parcial a través de:

Una ampliación y consolidación de su situación financiera.

Una ampliación de su mercado potencial.

Una ampliación de sus actuales líneas de crecimiento.

Para que la planeación sea sumamente practica y eficaz, deberá tomarse en cuenta y adaptarse a las reacciones de las personas a quienes afecta. Esto implica el uso de estrategias en la planeación.

Steiner define planeación estratégica como: "El proceso de determinar los mayores objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobiernan la adquisición, uso y políticas de los recursos para realizar esos objetivos".

Planeación estratégica (a largo plazo).

Es la planeación de este tipo general proyectada a lo largo de los objetivos institucionales de la empresa, y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados y las políticas generales que orientaran la adquisición y la administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

Las características de esta planeación son, entre otras las, siguientes:

Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

Es conducida o ejecutada por los altos niveles jerárquicos de dirección.

Establece un marco de referencia general para toda organización.

Se maneja información fundamentalmente externa.

Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

Normalmente cubre amplios periodos.

No define lineamientos detallados.

Su parámetro principal es efectividad.

La planeación del crecimiento de la empresa puede considerarse como representativa de la planeación a largo plazo.

2.8 Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación.

Las técnicas para formular planes, y para representarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas, como diversas de planes, sin embargo, las mas usadas son las siguientes:

Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.

Diagramas de proceso y flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.

Gráficas de Ganta, que tiene por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Programas de muy diversas formas, pero, especialmente los que representan bajo la característica explicada otras, de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.

Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program evaluation and review technique), CMP (Critical Path Method), y RAMPS (Resource allocation an multi proyect sheduling), todo los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de técnicas de trayectoria critica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, de aquella secuencia de operaciones que resulten la mas larga y costosa, ya que, de nada serviría acortar otra secuencia necesaria y colaterales a la primera, si esta detiene y dificulta el avance general.

Manual

El concepto de lo que es un manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que en una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una seria de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada humano en la empresa.

Existen muy diversos tipos de manuales; mencionaremos aquí tan solo algunos de los principales:

Manual de objetivos y políticas: Como su nombre lo indica, reúna un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

Los manuales departamentales: Son aquellos en que se escogen todas las políticas, reglas, etc. aplicable en cada departamento determinado. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición que hemos dado.

Manuales del empleado o bienvenida: Suelen escoger todo lo que interesa conocer al empleado en generalmente, sobre todo al ingresar a la empresa.

Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y comentarios de las cartas de organización, en ocasiones contienen, adicionalmente, una síntesis de la descripción de puesto y las reglas de coordinación ínter departamentales.

Diagrama de Procesos

Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es mas clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean con gran amplitud a los trabajos administrativos y de oficina.

Y existe razón para ello, porque, como lo hace notar un laborista, la diferencia fundamental radica en que mientras que en el taller se procesan o transforman materiales, en la oficina se procesan o tramitan las formas.

Los pasos esenciales en todos procesos son cinco: operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento. Cuando se realizan tramites administrativos, existen también estas mismas etapas, ya que hay:

Operación. Como son escribir documentos, hacer cálculos, registrar, sellar, etc.
Transporte. Como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar el archivo ciertas formas.
Inspecciones. Como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, se indica con un punto.
Demora. Como cartas dejadas en "Charolas de salida", documentos en espera de su tramite.
Almacenamiento. Como documentos en el archivo.

Valor de los instrumentos de simplificación.

No esta por demás precisar que los instrumentos de simplificación, como el diagrama de proceso, no substituyen a criterio humano del administrador, pues ese criterio es propiamente el que pensara y sugerirá los cambios que deben de hacerse, sino que tan solo ayuda ese criterio. Pero dicha ayuda es de valor incalculable.

Estos instrumentos hacen ver un proceso, en forma tal, que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Además no permite ver gráficamente esos pasos.

El sistema de simplificación del trabajo Forma, con la sola variable de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O-T-I-D-A, que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Usamos aquí estos diversos símbolos para ejemplificar otro tipo de modo distinto de representar, y desde luego fácilmente recordable por palabra "OTIDA".

Para formular el diagrama de proceso, se deben seguir los siguiente pasos:

Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de identificación del proceso, tal como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración, etc.
El cuerpo de esta hoja, consta de cinco columnas para los símbolos, otra para descripción breve del tramite, otras dos para anotar distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra finalmente para observaciones.
Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea bien perceptible.
Cuando el proceso se ha terminado de describir, se obtienen los totales de las operaciones, transporte, inspecciones y demora, así como los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.
Estos totales nos indican ya en cierto modo el tipo de opción que conviene tomar, así si notamos que los transportes y almacenamiento son exagerados sobre las operaciones o inspecciones, tendremos que deducir que esos procesos pueden mejorarse.
Hay todavía necesidad de hacer un análisis mas profundo, para lo cual debamos preguntarnos:

o Que se puede eliminar? o Que se puede combinar? o Que se puede redistribuir? o Que operaciones se pueden mejorar?

Algunos puntos para análisis de gráficas de procesos

Reglas generales:

No de nada por supuesto: cada detalle debe ser preguntado e investigado.
El mejor instrumental para el análisis, es aplicar las seis preguntas: que, quien, por
Que donde, cuando y como.
El método propuesto debe ser analizado bajo las mismas reglas con las que se analizo el método de operación.

Algunas Reglas particulares:

Existe duplicación, total o parcial, de algún esfuerzo?
Puede mejorarse alguna operación, combinada con otra parte del proceso, o realizándola en otro departamento.
Puede eliminarse totalmente alguna demora? Con frecuencia, el tiempo total de almacenamiento temporal resulta mayor que el de la operación real. En procesos en que lo más importante es la rapidez, debe estudiarse cuidadosamente esta posible eliminación.
Puede combinarse con la ventaja la localización de algún almacenamiento parcial o demora? A menudo puede hacerse.

Auto evaluación 1.- Una norma es:

 Cualquier impocisión de la empresa.  Todo señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse. X  Una política definida previamente

2.- Los programas pueden ser:

 Actuales u obsoletos.  Estáticos o dinámicos.  Generales o particulares. X

 Controles.  Pronósticos. X  Procedimientos.

Organización

3.1.- Conceptos, importancia y principios. 3.2.- Proceso de organización. 3.3.- Tipos de Organización. 3.4- Técnicas de organización.

3.1 Concepto, importancia y principios.

Concepto

Terry: Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

Sheldon: El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecutan, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada del esfuerzo disponible.

Petersen y Plouman: es un método de distinción de la autoridad y de la responsabilidad, y sirve para establecer canales prácticos de comunicaciones entre los grupos.

Litterer: Es una unidad social, dentro de la cual existe una relación estable entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtención de sus objetivos o metas.

Nosotros: Es la estructuración técnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Importancia de la Organización

La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a como debe ser una empresa.
Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas coacciones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a esta ultima, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo practico y empírico. Esto es, inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
Tiene también gran importancia por construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick llama de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe sé" y "lo que es".

Principios de la Organización.

Principio de la especialización. "Cuando más se mide el trabajo, dedicado a cada empleado a una actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza.

La especialización sola es útil cuando se tiene conocimiento general del campo de que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua en la eficiencia. Así, una persona especializada en selección de personal, pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores.

La especialización tiene como limites los que impone la naturaleza humana del trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una super especialización, que produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del trabajador, reduciendo a una mera maquina o parte mecánica del sistema. Además, a base de ir haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un campo menor llega a hacerle especialista en actividades que prácticamente carecen de importancia.

Principio de la unidad de mando. "Para cada función debe existir un solo jefe". En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización: "Nadie puede servir a dos señores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico". La especialización, para obtener mayor eficiencia, estableció la división por funciones; la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su coordinación a través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.

Principio de equilibrio de autoridad-responsabilidad. "Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella".

Principio de equilibrio dirección-control. "A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando".

3.2 Proceso de organización.

Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que se logren las metas de la organización las tareas deben ser establecidas primero.
Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros. Por adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos se les asignaran las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna persona, se le puede imponer una carga de trabajo demasiado pesada o ligera.
Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente. A medida que una organización crece y contrata a mas personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya tarea guarda relación entre sí. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia, producción, manufactura. A esta agrupación del trabajo suele llamarse departamentacion.
Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organización o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para que se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así estimular la demanda, aun cuando el interés general de la compañía convenga mas invertir en creces en equipo automatizado y reducir los costos.
Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes. La división del trabajo es fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de actividades y no toda la tarea.

La departa mentalización es el agrupamiento de actividades para las que son semejantes y estén relacionadas lógicamente entre sí. La departa mentalización representa la estructura formal de la organización tal como aparecería en un organigrama.

3.3 Tipos de Organización.

Los tipos básicos son los siguientes:

Lineal militar: Este sistema esta bien para organizaciones pequeñas, casi tipo familiar. Se encontró que este tipo de organización era demasiado rígido para poder delegar autoridad. La necesidad de reducción del trabajo y de la delegación de autoridad trajeron como consecuencia buscar formas más flexibles de organización.

Funcional: Es muy común encontrarlo y se puede representar en muchas formas; la gráfica ofrece una de las más conocidas.

Lineal o funcional: Con este sistema se trato de resolver el problema de que varias personas dieran ordenes al mismo tiempo a un subordinado, y se hizo una combinación del sistema lineal con el funcional. En este sistema hay personas especializadas cada una en su lugar. La idea fue que los asesores pudieran trasmitir ordenes a través del gerente.

De Comité: Este sistema podría funcionar con un solo comité consultivo, en este sistema tenemos cierta forma funcional, completado todo esto con el uso de comités para formar mas políticas de cada sección que nos brinda la oportunidad de saber la opinión de todos los afectados. Los comités no tienen función de mando pero están obligados a exponer sus opiniones.

En la practica no encontramos establecido ningún sistema puro, sino que se combinan. Si pensamos que la organización es una parte del proceso administrativo, cabe preguntare que es y para que sirva, tales ves si examinamos todo el proceso nos ayude a examinarla.

Se debe de tomar en cuenta cuatro puntos de organización: Delegación de autoridad, no delegar planeación, descentralización.

Existen diversas formas de organizar las actividades. Las unidades funcionales pueden ser: dirección, departamento, secciones, grupos, subgrupos y unidades. Una forma de tomar en cuenta para organizar es por funciones; se reconocen cinco: Producción, ventas, Finanzas, relaciones y organización; todas son indispensables.

La organización puede simplificarse por tres etapas:

- Actividades y funciones. - Jerarquías para niveles de autoridad. - Obligaciones que deben asignarse a cada persona.

3.4 Técnicas de Organización.

1a Regla. Debe da hacerse, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.

2a. Regla. Debe de definieres en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:

Que se encuentren dos o más idénticas.

Que se encuentren algunas superposiciones parciales.

3a. Regla. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.

4a. Regla. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean realizar.

5a. Regla. Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnan las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.

6a. Regla. La forma de consignar esta departamentizacion concreta suele ser doble.

Auto evaluación

5.- La organización puede simplificarse por:

 Cinco etapas.  Dos etapas.  Tres etapas. X

Dirección

4.1.- Conceptos, importancia y principios.4.2.- Toma de decisiones. 4.3.- Integración.4.4.- Motivación. 4.5.- Comunicación. 4.6.- Liderazgo y Superisión.
4.1 Conceptos, importancia y principios.

La dirección es aquel elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida. Basándose en decisiones, ya. Sean tomadas directamente, ya, con mas Frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente Que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas.

Por su parte, Koontz y O'donnell adopta él termino "dirección", definiendo esta como la función ejecutiva de Guía y vigilar a los subordinados.

Fayol define la dirección indirectamente al señalar: "una vez Constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar, tal Es la misión de la dirección". , La que "consiste para cada jefe, En obtener los máximos resultados posibles de los elementos que Componen su unidad, en interés de la empresa" A nuestro juicio se trata aquí, y en eso todos coinciden, de Obtener los resultados que se habían previsto y planeado, y para

Los que se había organizado e integrado. Pero hay dos estratos Sustancialmente distintos para obtener estos resultados:

En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aun Técnicos), se trata de "hacer", "ejecutar", "levar a cabo" Aquellas acciones que habrán de ser productivas.

En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquel que Es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "dirigir", No de "ejecutar" el jefe, en cuanto tal, no ejecuta, sino hace que Otros ejecuten.

Importancia en relación con los demás elementos

Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", De la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar Todos los demás elementos.

Importancia en razón de su carácter

Otra razón de su importancia radica en que este elemento de La administración es él mas real y humano. Aquí tenemos que ver En todos los casos "con hombres concretos", a diferencia de Los aspectos de la parte mecánica, en que tratábamos mas bien Con relaciones, con "el cómo debían ser las cosas".

Los principios de la dirección

Principio de la coordinación de interés "el logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor". Se Logren coordinar los intereses de grupo y aun los individuales, de Quienes participan en la búsqueda de aquel".

Principio de la impersonalizada de mando

La autoridad de una empresa debe ejercerse, mas como Producto de una necesidad de todo el organismo social, de como Resultado exclusivo de la voluntad del que manda".

Principio de la vía jerárquica

Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás saltarlos sin razón y nunca en Forma constante.

4 .2 Toma de decisiones.

La toma de decisiones es, por así decirlo, la llave final de todo el proceso administrativo: ningún plan, ningún control, Ningún sistema de organización tiene efecto, mientras no sé de una Decisión. Tan importante es que, quiere reducir el estudio de La administración al aprendizaje de una técnica para tomar Decisiones.

Además, la técnica para llegar a una decisión varia con el Tipo del problema, con la persona que la toma, y con Las circunstancias que prevalezcan. A probablemente no existe Una técnica universalmente valida para lograr decisiones buenas Y eficientes.

Para tomarse una decisión se debe de considerar lo siguiente:

Debe de identificarse ante todo con toda claridad el problema sobre el que débenos decidir. Toda decisión implica la elección entre dos o más alternativas.
Debemos garantizarnos de que tenemos la información necesaria para poder decidir.
Debemos plantear con claridad, las diversas posibilidades de acción y ponderarlas. Si decidir es escoger entre diversas alternativas, necesitamos conocerlas todas ellas, compararlas y ponderar sus ventajas y desventajas.

4.3 Integración.

El efecto primordial ha sido reforzar y profundizar el desarrollo dinámico de la dirección, que es la cuarta etapa del Proceso administrativo, que destacan algunas funciones como:

Dirección mediante señalamientos de objetivos.

Muchos toman decisiones, pocos las ejecutan y muchos las critican.

Selección de las más importantes y urgentes decisiones.

Toda decisión implica riesgo.

Anticipaciones al hecho, las decisiones parecerán no responder a un objetivo inmediato. Cada vez se requiere De mayor anticipación.

Creación e integración de un equipo. Los integrantes son Agrupables a lideres capaces de medir su propia acción y de Conseguir resultados afines a los objetivos comunes.

Concesión, con los recursos humanos, de medios Financieros y materiales para convertirlos en planes de acción.

La comunicación, sirve para transmitir los propósitos Rectores en forma clara y rápida os ordenes.

La idea de que un director fuese especialista en alguna De las funciones, ha quedado suplida con la de lograr Responsabilidad en cada uno de los colaboradores.

Se deben sé considerar los factores que pueden afectar Las políticas de la empresa, ya sea interno o externo.

Delegación de autoridad, para que los ejecutivos Funcionales sepan tomar la máxima responsabilidad en sus Iniciativas, decisiones y acciones en el logro de los objetivos Que se les haya fijado con las políticas marcadas previamente.

Un directivo des cualquier empresa deben de poseer las Siguientes cualidades:

Fe en el objetivo. Don de mando. Espíritu de previsión. Persistencia. Humildad. Valor.

4.4 Motivación.

Los motivos humanos se basan en cada una de las necesidades humanas, que pueden ser conscientes o inconscientes. algunas necesidades son primarias o secundarias, según la intensidad y el tiempo de acuerdo con los individuos.

Motivación

Es un termino general que es aplicado a cada uno de los impulsos, deseos, necesidades, aspiraciones y fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus subordinados, o sea que hacen cosas que Esperan que satisfagan estos impulsos y deseos, esto hará que los Subordinados actúen y trabajen en la forma deseada.

Los gerentes tienen la responsabilidad de crear un medio Propicio para el desempeño mejor de sus subordinados, y estos Tienen también la responsabilidad sé la auto motivación.

Cadena de necesidad-deseo-satisfacción

La motivación comprende una reacción en cadena, que inicia Con necesidades percibidas, produce deseos o metas buscadas y da Lugar a tensiones, que provocan acciones para alcanzar metas y Finalmente satisfacer los deseos.

El medio tiene una muy importante sobre la Percepción de las necesidades secundarias. La promoción de un Subordinado puede suscitar el deseo de tener una posición Superior. Un problema lleno de retos podría aumentar el deseo de Lograr algo mediante su solución.

La cadena de necesidad-deseo-satisfacción no siempre actúa tan sencillamente, sino que las necesidades provocan una conducta, La satisfacción de una necesidad puede despertar un deseo de Satisfacer mas necesidades. Las necesidades de una persona puede Agudizarse por la satisfacción obtenida al cumplir con una meta Desea o puede reducirse al mínimo con el fracaso. Las Necesidades no siempre son la causa de la conducta humana, sino Que podrían ser los resultados de ella, esto significa que, la conducta Con frecuencia es lo que hacemos y no porque lo hacemos.

Complejidad de la motivación

En cualquier circunstancia, los motivos de un individuo Podrían ser muy complejos y en ocasiones contradictorias. Un Individuo puede sentirse motivado por un deseo de bienes y Servicios económicos, es posible que estos deseos tomen un papel De que sean antagónicos o complejos.

Motivadores

Son las cosas que inducen a una persona a actuar bien, aunque las Motivaciones reflejan deseos, los motivadores son las recompensas O incentivos identificados que refuerzan el impulso para satisfacer Estos deseos. También son los medios a través de los cuales es Imposible conciliar las necesidades en conflictos o Destacar una necesidad para que tenga prioridad sobre otra.

Un gerente puede contribuir en buena medida a reforzar los motivos Mediante el establecimiento de un medio favorable a ciertos impulsos.

Un motivador es algo que influye en la conducta del Individuo, es el factor decisivo de lo que hace la persona. En Cualquier empresa organizada, los gerentes de esta deben de Preocuparse por los motivadores y deberán de ser ingeniosos en su Uso y debe de utilizar los motivadores que llevaran a los Subordinados a desempeñarse con eficiencia para la empresa, una Buena parte de los impulsos de todas las personas deberá ser Estimulada y satisfecha para asegurar un desempeño eficiente.

Diferencia entre motivación y satisfacción

La motivación es referida al impulso y esfuerzo por Satisfacer un deseo o meta, la satisfacción se refiere al placer Experimentado cuando se satisface un deseo, o sea la motivación Implica un impulso hacia el resultado y la satisfacción es el resultado ya experimentado.

Desde el punto de vista administrativo, un individuo podía Tener gran satisfacción en el empleo pero un poco nivel de Motivación para el mismo o podrá suceder lo contrario. También es Entendible la probabilidad de que personas altamente motivadas y Con poca satisfacción en el empleo busquen otras posiciones. En el Mismo sentido, lo que consideran gratificantes sus posiciones pero Reciben remuneraciones considerablemente menores a lo que desean o Piensan que merecen, posiblemente busquen otro empleo.

4.5 Comunicación.

Comunicación

La función de comunicación es el medio a través del cual se unifica la actividad organizada. Podría verse como el medio por el cual los insumos sociales llegan a los sistemas sociales. Es También el medio con que se modifica la conducta, se efectúa el Cambio, se hace productiva la información y se cumplen las metas.

Importancia

Chester I. Barnard, por ejemplo, considero la comunicación Como el medio a través del cual la persona se vinculan en una Organización para alcanzar un fin común. Esta sigue siendo la Función fundamental de la comunicación. De hecho, la actividad de Grupo es imposible sin la comunicación ya que no se puede lograr La coordinación ni el cambio.

Los psicólogos están interesados también en la comunicación. Hacen hincapié en los problemas humanos que se presentan en el Proceso comunicador de iniciar, transmitir y recibir información. Se han centrado en la identificación de las barreras contra la Buena comunicación, particularmente las que tienen que ver con las Relaciones interpersonales. Los sociólogos y los teóricos de la Información, así como los psicólogos, se concentran en el estudio De las redes de comunicación.

Propósitos de la comunicación

El propósito de la comunicación en una empresa es realizar el Cambio; influir la acción hacia el bienestar de la empresa. La Comunicación es esencial para el funcionamiento interno de la Empresa debido a que integra las funciones administrativas.

Particularmente, la comunicación es necesaria para: * Establecer y difundir las metas de una empresa. *Desarrollar planes para su consecución. * Organizar recursos humanos y otros de la manera más eficiente y eficaz. * Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización * Dirigir. Motivar y crear un clima en que las personas desean contribuir. *Controlar el desempeño.

En la siguiente figura se muestra gráficamente no solo la Comunicación facilita las funciones administrativas, sino que Relaciona también la empresa con su medio externo, mediante el Intercambio de información con los proveedores, las necesidades de Los clientes, los interese del accionista, etc. Es mediante La comunicación cualquier empresa se convierte en un sistema Abierto que interactúa con su medio.

Proceso de la comunicación

Modelo del proceso de la comunicación: En términos sencillos el proceso de la comunicación, Comprende al emisor que transmite al receptor un mensaje a través De un canal seleccionado.

Emisor del mensaje: La comunicación se inicia con el emisor, que tiene una idea o Pensamiento, que posteriormente se codifica en forma tal que pueda Ser entendido tanto por el cómo por el receptor. Generalmente se Piensa en codificar el mensaje en el idioma común, pero existen muchas otras maneras de codificar, como traducir la idea a un Lenguaje de computadora.

Uso de un canal para transmitir el mensaje: La información se transmite a través de un canal que vincula Emisor con el receptor el mensaje podría ser oral o escrito, y Es posible que se transmita mediante un memorando, una Computadora, el teléfono, un telegrama o la televisión. En Ocasiones, se utilizan dos o más canales, la selección apropiada Del canal son vitales para la comunicación eficaz.

Receptor del mensaje: El receptor tiene que estar preparado para el mensaje para Que este pueda decodificarse en el pensamiento el siguiente paso En el proceso es la decodificación, en que el receptor convierte El mensaje en ideas. La comunicación precisa puede producirse Solamente cuando tanto el emisor como el receptor asignan Significados iguales o similares a los símbolos que integran el Mensaje.

El entendimiento esta en la mente del emisor y del receptor. Las personas con una mentalidad cerrada normalmente no entenderán Por completo los mensajes.

Ruidos y retroalimentación en la comunicación: La comunicación se ve afectada por el ruido, que es cualquier Cosa que impide la comunicación.

Un ruido o un medio confinado podría bloquear el desarrollo De una idea clara.
La codificación prodiga ser defectuosa por el uso de Símbolos inadecuados.
La transmisión podría interrumpirse por estática en el canal.
La decodificación podría ser defectuosa si se asigna un Significado equivocado a las palabras o símbolos.
La falta de atención puede producir una recepción inadecuada.

Para verificar la eficacia de la comunicación es elemental la Retroalimentación

Comunicación en la empresa

En las empresas actuales, la información debe de fluir mas Rápido que antes, inclusive una breve suspensión de actividades en Una línea de producción rápida puede ser muy costosa en términos De producción. Por lo tanto, es esencial que los problemas de

Producción sea comunicada rápidamente papa que se tomen medidas Correctivas. Otro elemento importante es la cantidad de Información, que ha crecido enormemente en los últimos años, lo Que provoca una sobrecarga de información. Es necesario determinar

Que clase de información necesita el gerente para una toma de Decisiones eficaz. Para conseguirla. Se requiere a menudo recabar Datos de los superiores y subordinados del gerente y también de Departamentos y otros miembros de la organización.

La necesidad de información por parte de los gerentes

Para ser eficaz, un gerente requiere la información necesaria Para desempeñar sus funciones y actividades. Sin embargo, una Mirada aun superficial a los sistemas de comunicación muestra que Con frecuencia carece de información vital para la toma de Decisiones o que reciben demasiada información, lo que produce una Sobrecarga. Lo que un gerente necesita no es el nacido de Información, sino información pertinente. Es claro que no existe Un sistema de comunicación que se aplique universalmente; por lo Contrario, debe de estructurarse de acuerdo con las necesidades de Cada gerente.

Flujo de comunicación en la organización

En una organización eficaz la comunicación fluye en diversas Direcciones. Tradicionalmente, la comunicación hacia abajo había fue considerada como la más importante, pero existen pruebas Consistentes de que si la comunicación solamente fluye de arriba Hacia abajo surgieran problemas. De hecho, se podría argumentar que La comunicación eficiente debe empezar con el subordinado, y esto Significa primordialmente información hacia arriba. La Comunicación fluye también en forma horizontal, es decir, entre Personas en niveles organizaciones iguales o similares, y Diagonalmente, que comprende a personas de diferentes niveles que No tienen relaciones directas de autoridad o subordinación.

4.6 Liderazgo y Supervisión.

Liderazgo

El liderazgo tiene diferentes significados para varios autores aquí definimos liderazgo como influencia, el arte o Proceso de influir en las personas para que se esfuercen con buena Disposición y entusiastamente hacia la consecución de metas Grupales. En teoría, las personas deben sentirse alentadas a Desarrollar no solamente buena disposición para trabajar, sino También el deseo de trabajar con celo y confianza. Celo es ardor, Firmeza e intensidad en la ejecución del trabajo; confianza Refleja experiencia y habilidad técnica.

Componentes de liderazgo

El primer componente del liderazgo es el poder.

El segundo elemento es un entendimiento fundamental de las Personas. Como en todas las practicas, una cosa es conocer la Teoría de la motivación, los tipos de fuerzas motivadoras y la Naturaleza de un sistema de motivación y otra es ser capaz de Aplicar ese conocimiento a las personas y las situaciones. Un Gerente o cualquier otro líder que cuando menos conozca el estado Actual de la teoría de la motivación y que los elementos de la Motivación estén más conscientes de la naturaleza y fuerza de las Necesidades humanas y tendrá mayor capacidad para definir y Diseñar medios de satisfacerlos y administrar para obtener las Respuestas deseadas.

El tercer componente del liderazgo parece ser una rara Habilidad de inspirar a los seguidores a aplicar todas sus Capacidades a un proyecto. Aunque el uso de los motivadores parece Centrarse en los subordinados y sus necesidades, la inspiración Proviene también de los jefes de grupo.

El cuarto componente de liderazgo tiene que ver con el estilo del líder y el clima que crea. La forma en que la fuerza de la motivación depende de las expectativas, las recompensas percibidas, la cantidad de esfuerzo que se piensa será requerida el trabajo que hay que realizar y otros factores que son parte de un medio. También se vio la forma en que un clima organizacional influye en la motivación. La conciencia de estos factores ha producido innumerables investigaciones sobre la conducta del liderazgo y al desarrollo de varias teorías al respecto.

El principio fundamental del liderazgo es: como las personas tienden a seguir a aquellos que, en su opinión, les ofrecen un medio para satisfacer sus metas personales, cuanto más entiendan los gerentes que motivan a sus subordinados y como operan estas motivaciones y cuantos más reflejen este entendimiento en el cumplimiento de sus. acciones gerenciales, mayores probabilidades habrá de que sean eficaces como lideres

Autoevaluación

 Regaños.  Dinero.  Motivadores. X

3.- La toma de decisiones es por asi decirlo:

 Tomar las decisiones mas efectivas.  La llave final de todo el proceso administrativo.  Hacer lo mejor al mayor costo.

4.- Un directivo debe de poseer esta cualidad :

 Correcto.  Divertido.  Don de mando. X

Control

5.1.- Concepto, importancia y principios. 5.2.- Proceso de control. 5.3.- Control de áreas funcionales.5.4.- Técnicas Cuantitativas y Cualitativas del control.

5.1 concepto, importancia y principios.

Control es la medición de los resultados. Actuales y pasados en relación con los esperados ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Definición Sintética.

Es la recolección sistemática de datos. * Control sobre resultados.

Todo control implica, necesariamente la comparación de lo obtenido con lo esperado, pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo, prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualar superaron o se apartaron de lo que esperaron. Tal procedimiento constituye el control sobre los resultados.

Definición Terry.

Controlar es determinar que sé esta realización, esto es, evaluar el desempeño y si es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga a ayudar de acuerdo con los planes.

Dos importancias generalizadas.

Cierra el ciclo de la organización, de hecho, los controles son a la vez medios de revisión.
Que se dan en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la interacción.

Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

Principios

De carácter administrativo de control.- Es necesario distinguir las operaciones de control, de las funciones de control. La función es de carácter administrativo y es respuesta al principio de delegación, esta no se podría dar sin el control, cuanta mayor delegación se necesite sé requerir mayor control, en cambio las operaciones son de carácter técnico por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones.

Principio de los estándares.- El control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijos y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

De carácter medial del control.- De es se deduce también espontáneamente una regla: un control solo desea usarse si el trabajo es escaso, impone se justifica ante los beneficios que del se esperan.

Principio de excepción.- El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentran en los casos en los que no se logra lo previsto mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

5.2 Proceso del control.

La figura muestra en forma gráfica el proceso del control principiando en la parte superior de izquierda, se describen lose pasos en secuencia. El control consiste en un proceso compuesto de tres pasos definidos que son universales:

Medición del desempeño.
Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias que existen.
Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.

Expresado en forma un poco distinta, el control consiste en:

averiguar que es lo que sé esta haciendo,
comprobar resultados con lo esperado, lo que conduce a
Desaprobar los resultados en este ultimo caso, debe agregarse la aplicación de las medidas necesarias.

Medición del Desempeño

En el proceso de control, el primer paso es medir el desempeño principal con la consideración de los problemas de la medición. Expresando con brevedad, la medición es la determinación de la cantidad de capacidad de una entidad bien definida. Sin la medición, el gerente se ve obligado a adivinar o a usar métodos empíricos que pueden o no ser confiables. La medición se requiere una unidad de medida y una cuenta de cuantas veces a entidad esta bajo consideración.

En ocasiones, cuando se enfrentan problemas de medición es útil pensar en términos de logros tangibles e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas llenadas y muestras distribuidas son mediciones tangibles. Indica la cuenta de varias unidades similares cuyo total da un valor de posición relativa para una entidad conocida. Por otra parte, hay muchos resultados intangibles en la empresa típica. No es fácil reunir datos sobre ellos; por tanto, se debe defender de medios tales como el criterio y pistas indirectas. El desarrollo de ejecutivos, la buena moral del empleado, comunicación efectiva y compras eficientes son unos pocos intangibles de mas importancia.

La medición real del desempeño se hace en muchas formas diferentes. El estudio de algunas de las formas más comunes será diferido para después, ahora procederá al segundo paso en el proceso de control.

Comparación del desempeño con el estándar

El paso dos del proceso de control es comparar el desempeño con el estándar, en realidad esto mide el desempeño. Cuando hay diferencia entre el desempeño y el estándar, por lo general se necesitan criterios para evaluar su significado. Establecer una variación rígida absoluta o incluso una gama de los que es satisfactorio no es adecuado. Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son aprobadas para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviación, puede ser grave. Los gerentes encargados del control, por tanto, deben analizar evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su habilidad.

A este respecto, descubrir las desviaciones del estándar es en especial útil. También, deben buscarse las sugerencias de quienes desempeñan el trabajo o están cerca de el, que indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse. Cualquier dato de tendencia para el tema es útil. Además, la indicación de puntos controlables, a diferencia de los no controlables, debe incluirse. En la mayoría de los casos, este paso del control de comparar el desempeño con el estándar debe hacerse

Tan cerca del punto de desempeño como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y ayuda en la localización de las áreas que deben corregirse; por lo general resulta en perdidas.

El gerente no necesita preocuparse por las situaciones en donde el desempeño es igual o se aproxima mucho a los resultados esperados. Además, la concentración en las excepciones requiere menos trabajo, ya que por lo general él numero de partidas o elementos que tienen variaciones de importancia es pequeño comparado con el control se facilita concentrándose en las excepciones, o variaciones notables, del resultado esperado o estándar. Este principio es importante en el control. Significa que gran parte de los esfuerzos de control están dirigidos a los casos excepcionales, o aquellos que no se conforman de manera adecuada con el estándar o base de control. Son solo los casos excepcionales los que requieren de acción remediadora.

Corrección de las Desviaciones

Este es el tercer y ultimo paso en el proceso de control. Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados. Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata, el control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepcionales.

La acción correctiva la aplican quien tiene autoridad sobre el desempeño real. Como se indico con autoridad, esto puede implicar la modificación del plan, como, por ejemplo, un cambio en el procedimiento o método, o una nueva forma de comprobar la precisión de las partes que se fabrican, en algunos casos, puede estar indicada una modificación organizaciones, en tanto que entornos puede bastar un cambio en la motivación, la reimplantacion del objetivo en la mente de los empleado o la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se necesite.

Para una máxima efectividad, la corrección de una desviación deberá ir acompañada por una responsabilidad fija e individual, hacer responsable a un individuo por su trabajo es uno de los mejores medios de lograr lo esperado. La responsabilidad individual fija tiende a personalizar el trabajo. Se convierte en trabajo de uno, la responsabilidad de uno para emprender las acciones necesarias para llegar a un desempeña satisfactorio, es responsabilidad de uno hacer cualquier corrección que pueda ser necesaria; en resumen, alguien hace algo al respecto y ese alguien es definido y conocido.

La acción remediadora es preferible a la acción correctiva: esto es, este ultimo paso en el proceso de control implica mas que buscar dificultades y corregirlas. Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia. En esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperación. Además, se obtiene una actitud favorable hacia el control, y esto es de especial importancia.

5.3 Control de áreas funcionales.

Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de control, tienen que identificar primero las principales áreas del desempeño de su organización o unidad. Estas áreas, llamadas también áreas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que toda la organización o unidad tenga éxito. Casi siempre incluyen actividades organizaciones o grupos muy importantes de actividades afines que ocurren en ellas; por ejemplo: Las transacciones financieras, las relaciones entre gerente y subordinados o las operaciones de producción. Los controles generales que los ejecutivos de alto nivel establecen para estas áreas claves, ayudaran a definir los sistemas de control mas detallados y los estándares del gerente de nivel mas bajo.

Puntos estratégicos de control

Además de las áreas básicas del desempeño, es importante determinar los puntos críticos del sistema donde se realizara e monitores o se recogerá información, si tales puntos estratégicos de control pueden localizarse, se reducirá de manera considerable la cantidad de información que es preciso reunir o evaluar.

El método más importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en centrarse en los elementos más importantes de una operación determinada. Por lo regular, solo un pequeño porcentaje de las actividades, Acontecimientos, individuales u objetos de una operación explicaran una elevada proporción de los gastos o problemas que harán de afrontar los gerentes, por ejemplo, 10% de los productos de un fabricante posiblemente representen 60% de sus ventas 80% de las quejas del personal; 20% de los distritos policiales de una ciudad pueden constituir 70 % de los crímenes violentos que se cometen en ella.

Otra consideración útil al seleccionar los puntos de control estratégicos de control de una empresa es la ubicación de las áreas en las que se operan el cambio. Así, en el sistema con que una empresa llénalos pedidos del cliente, ocurre un cambio cuando la orden de compra se convierte en factura, cuando un elemento del inventario se transforma en un producto que debe embarcarse o cuando este forma parte de una carga de camión. Puesto que es más probable que se incurra en errores cuando se producen tales cambios, vigilar los puntos del cambio es casi siempre una manera muy confiable de controlar una operación.

Características de los sistemas eficaces de control

Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda acciones que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la precisión de la información que se recibe es una de las funcione más importantes que deben cumplir los gerentes.
Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.
Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, Mayores probabilidades habrá de que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante la información que reciben. Un sistema de control difícil de entender provocara errores innecesarios y conjunción o frustración entre los empleados.
Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha de centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la máxima eficacia.
Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera de reducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de control consiste en hacer la cantidad mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada llegue a la meta deseada.
Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con las realidades de la organización. Por ejemplo, las personas han de ser capaces de advertir una relación entre los niveles de desempeño que les pide alcanzar y los premios que obtendrán con ellos. Mas aun, todos los estándares del desempeño deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha de ser reconocidas también. Aquellos que tienen la obligación de comunicar las desviaciones a alguien quien juzgan como un trabajador de nivel mas bajo quizá dejen de tomar en serio el sistema de control.
Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en toda la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada paso en el proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación. En segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.
Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.
Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciar después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La información se concentrara en una forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las medidas que correspondan.
Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de la organización acepten a un sistema de control los controles deberán relacionarse con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que están directamente interesados en el control. Así, los ejecutivos de alta gerencia se interesan en el desempeño financiero. En su nivel, el sistema tendrá que relacionar por lo menos algunos controles con los resultados y el presupuesto financieros. Sin embargo en el caso de los supervisores de primera línea, el control deberá relacionarse con cosas tangibles como las horas de trabajo, él numero de productos generados, los porcentajes de objetivos rechazados, el tiempo ocioso y la perdida de materiales. Desde su punto de vista los controles serán significativos si se le suministra información oportuna y objetiva sobre las actividades diarias.

5.4 Técnicas Cuantitativas y Cualitativas del Control.

Técnicas de control

Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situación financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción. Inclusive otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la administración pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la actividad que sé esta midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa.

Estados financieros

La medición y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados financieros. Los principales estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo.

Estado de resultados

El estado de resultados mide el éxito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general durante el anterior año calendario fiscal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el ingreso que la compañía ha obtenido durante el anterior periodo, así como el costo de los artículos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) La utilidad que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores que la utilidad bruta, la empresa incurre en una perdida neta.

El estado de resultados es útil para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las utilidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración podrá determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa.

Balance general.- El balance general refleja la posición financiera de una empresa en una fecha determinada como podría ser el 31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden el balance general: Los activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable.

Los activos se clasifican como circulantes o fijos. Los artículos circulantes son aquellos que se espera que sean convertidos a efectivo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un año. Algunos ejemplos comprenden al efectivo, los inventarios y las cuentas por cobrar. Los activos fijos son a un plazo, mayor proporcionando típicamente a la empresa beneficios a través de un periodo mas largo. Los terrenos, edificios y el equipo son ejemplo de activos fijos.

Los pasivos representan obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los activos, los pasivos clasifican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar.

El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han invertido mas cualquier utilidad retenida.

Podrá representar una medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden todos los pasivos. Una formula muy sencilla que refleja la ecuación contable será activos - pasivos = capital contable.

Estado de flujo efectivo.- medir el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta ser la función del estado de flujo de efectivo. Mediante un análisis de flujo de efectivo, la administración podrá predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efectivo y determinar que tan buena ha sido la administración de efectivo. En caso de que hubiera faltantes en efectivo se podrán hacer arreglos para adquirir mayores cantidades de efectivo por adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser utilizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa.

Presupuestos

Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo. Algunos presupuesto se pueden expresar en términos distintos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilización de maquinaria de una empresa manufacturera.

Sistema de Control Logístico

Utilizando un sistema de control logístico, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si existiera una acción especifica que pudiera dar como resultado una eficiencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podrá significar que intentos bien intencionados de reducir costos en una áreas de actividad (Como es el control de inventarios), podrán ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.

Cada acción que se tome deberá contemplarse desde el punto de vista de lo que sea mejor para el sistema mayor.

Auto evaluación

1.- Todo control implica:

 Ordenar de buena manera.  La comparación de lo obtenido con lo esperado. X  Tomar lo bueno de lo malo.

3.- Adoptan muchas formas, algunas son simples:

 Ecuaciones de control.  Teoría de control.  Técnicas de control. X

4.- Mide el éxito que se obtiene al obtener una utilidad:

 Medición de errores.  Medición de beneficios.  Estado de resultados. X

5.- Refleja la pocisión financiera de una empresa en una fecha determinada:

 Diario y mayor.  Estado de cuenta. Balance general X