Los Organigramas
3.
Símbolos y referencias convencionales de mayor uso
en un organigrama
4. Clases de organigramas
7. Conclusión
Por organizar entendemos que es
establecer o reformar algo, sujetando a reglas el número, orden, armonía y
dependencia de sus partes.
Las organizaciones son entes complejos
que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada
uno debe ejecutar en la empresa.
Por ello la funcionalidad de ésta, recae
en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de
autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y
supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.
Por tal razón, se especificaran en el
presente trabajo, diversos tópicos que están referidos al organigrama y su
función en la organización de una empresa, lo que permitirá conocer la correcta
elaboración del mismo, para posteriores ocasiones.
El organigrama puede describirse como un
instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y
la acción practica.
Sobre su concepto, existen diferentes
opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las
concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la
manera siguiente:
“Una carta de organización es un cuadro
sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización,
incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de
supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva.”
Otro autor expone su concepto de esta
forma:
“El organigrama constituye la expresión,
bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de
manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente.”
Al analizar estas definiciones observamos
que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian
en su forma y en su especificación.
Un autor
considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos
revelan:
“La división de
funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad,
los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento
del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre
otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en
cada departamento o sección de la misma.”
Según el concepto de organigrama, este
muestra:
- Un elemento (figuras) - La estructura de la organización - Los aspectos más importantes de la
organización
- Las funciones - Las relaciones entre las unidades
estructurales - Los puestos de mayor y aun los de menor
importancia
- Las comunicaciones y sus vías - Las vías de supervisión - Los niveles y los estratos jerárquicos
- Los niveles de autoridad y su
relatividad dentro de la organización - Las unidades de categoría especial.
El organigrama tiene alcances mayores y
otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formación de
personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la
estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
Finalidad Del
Organigrama:
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un
autor expone lo siguiente:
1.
Representa las diferentes unidades que constituyen la
compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
2.
Refleja
los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
3.
Muestra
una representación de la división de trabajo, indicando:
a)
Los
cargos existentes en la compañía.
b)
Como
estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
c)
Como
la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones
Del Organigrama
·
Para
la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas
de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características
gráficas y actualizaciones.
·
Para
el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente
revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la
unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la
compañía a través de los manuales de organización.
·
Para
el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de
este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los
planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de
apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas
de personal.
Y en forma general sirve para:
-
Descubrir
y eliminar defectos o fallas de organización.
-
Comunicar
la estructura organizativa.
- Reflejar
los cambios organizativos.
Ventajas
Del Organigrama
El uso de los organigramas ofrece
varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:
§
Obliga
a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959)
§
Puede
apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en
la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción
(Leener op. Cit)
§
Muestra
quién depende de quién (Leener op.
cit)
§
Indica
alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles (Leener op.
cit)
§
Sirve
como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información
al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía (Leener op. cit)
§
Son
apropiados para lograr que los principios de la organización operen (Melinkoff, 1990)
§
Indica
a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
organización (Melinkoff op.
cit)
No obstante las múltiples ventajas
que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto
sus principales defectos que son:
§
Ellos
muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
§
No
señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta
forma de medición. Además si se
dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de
canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su
utilidad.
§
Con
frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien
como es en realidad. Algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es
dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
§
Puede
ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
Un organigrama
puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son
sus principales contenidos:
1)
Títulos
de descripción condensada de las actividades.
Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se
defina.
2)
Nombre
del funcionario que formuló las cartas.
3)
Fecha
de formulación.
4)
Aprobación
(del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).
5)
Leyenda
(explicación de líneas y símbolos especiales)
1) Líneas llenas sin interrupciones: son
aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación
y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las
horizontales señalan especialización y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del
recuadro indica mando.
Cuando la línea
llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
2) Líneas
de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y
relaciones funcionales.
3) Figura Geométrica con un
recuadro indica condición especial o autónoma.
4) Se puede destacar una
unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante
coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
5) Las líneas con zigzagueos
al final y una flecha indican continuación de la estructura.
6) Los círculos colocados en espacios
especiales del organigrama y que poseen un numero en
su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas
con el mismo numero.
1. Según
la forma como muestran la estructura son:
a) Analíticos: suministran
información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y
personal del estado mayor.
b) Generales: este tipo de
organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan
generales por ser los más comunes.
c) Suplementarios: se utilizan
para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada.
Son complemento de los analíticos.
2. Según la forma y disposición geométrica
de los organigramas, estos pueden ser:
a) Verticales (tipo clásico):
representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se
desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica
descendente.
b) Horizontales (De izquierda a
derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las
estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de
organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros,
aunque pueden también colocarse las figuras geométricas.
c) Organigrama
Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las
unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los
nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal,
muestra la autoridad de esta ultima.
d) Organigrama
circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos
concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de
organigrama es recomendado por la practica de las
relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los
organigramas verticales.
5. La Jerarquía
La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como
el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el
individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable
status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo
también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa.
La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar
la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía
estructural de la organización. Este
tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella
existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la
posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un
presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsicamente determinadas y
complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.
Según el criterio de dos autores, se pueden definir cuatro
tipos de jerarquías en las organizaciones:
1.
La
jerarquía dada por el cargo.
2.
La
jerarquía del rango.
3.
La
jerarquía dada por la capacidad.
4.
La
jerarquía dada por la remuneración.
Este tipo de jerarquía es la que
constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone
por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las
distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las
actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.
Esta modalidad jerárquica favorece la
clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza,
características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos,
pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes.
La jerarquía del rango:
Este tipo de jerarquía no se establece
sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en
las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar.
Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos
grados por los que se van a regir.
La jerarquía dada por la capacidad:
Este tipo de jerarquía es limitativa y
acorde con cada individuo. Las personas
están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades,
independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el
individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.
La jerarquía dada por la remuneración:
Este tipo de jerarquía está determinada
por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la
antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo,
por el rendimiento del individuo.
La jerarquía de un empleado en una
empresa se basa en el grado de especialización que posea pero su alta ubicación
dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio, por
ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo
muy importante,
Su status llega a ser mayor que un
gerente de finanzas. En cualquier
compañía fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotación petrolera en
nuestro país un campo donde generalmente existen dinámicos y poderosos
sindicatos, el responsable por la función de personal es un ejecutivo de alta
valía e influencia llegando a tener el cargo de vicepresidente.
6. Estructuras organizacionales
Explicación del organigrama del
departamento de cocina de un hotel
El departamento de cocina tiene como
función preparar platos y especialidades culinarias para ser servidas en el
restaurante y satisfacer las exigencias de los clientes.
Según el anexo se observa que la máxima
autoridad de dicho departamento es el chef ejecutivo, siendo éste el encargado
de administrar la cocina, luego éste tiene a su cargo el sous
chef quien sustituye al chef ejecutivo durante su ausencia, después el sous chef tiene a su cargo el chef de partie
quien va ser el que tenga el poder de la cocina de un centro de consumo éste a
su vez tiene su mando sobre las partidas de: carnicería y pescadería, cocina
fría, cocina caliente, pastelería, banquetes y stewards. La 1era partida se encarga de transformar la
mercancía que traen los proveedores de carnes y pescados en materia prima
necesaria para la producción de cocina, ésta tiene su autoridad sobre el chef
carnicero y el chef pescadero. La 2da
partida se encarga de elaborar aquellos platos cuya materia prima no necesita
fuego o calor para ser transformada en alimentos aptos (entremeses fríos,
jugos, postres fríos, salsas frías, etc.), ésta partida tiene a su cargo al garden manger y al jefe de pantry. La 3era
partida se encarga de elaborar todos los platos cuya materia prima necesita
fuego o calor para ser transformada en alimentos (caldos, sopas, salsas
calientes, guarniciones, cereales, pastas, etc.), ésta partida tiene a su cargo
el chef salsero, chef entremetier y el chef rosticero. La 4ta
partida se encarga de elaborar el pan, los pasteles y los postres que se sirven
en los diversos centros de consumo así como preparar las diversas masas para el
servicio de cocina, ésta partida tiene a su cargo el chef pastelero teniendo su
autoridad sobre el jefe panadero y el jefe pastelero. La 5ta partida se dedica exclusivamente a la
preparación y despacho de todos los programas a celebrarse dentro del
establecimiento, éste tiene a su mando al chef pastelero. Y la última partida su labor cotidiana se
desarrolla en las áreas de cocina, lavado de equipo, pulido de plaqué, cuarto
de basura, botellas, lozas, cristalería, almacén de stewards,
banquetes y general; ésta partida tiene a su cargo el jefe de steward y éste a la vez le da ordenes al floor steward que tiene a su
mando el mozo steward, el operador de máquinas y el steward delegando este último su autoridad sobre el steward banquetero, el steward bufetero y el steward cafetero.
Organigrama 1
GERENCIA:
HABITACIONES:
A & B: Sergio Vielman
MANTENIMIENTO: Arturo Echazú
CONTRALORÍA: Antonio Yépez
RECURSOS HUMANOS: Ysmery Marcano
ANIMACIÓN: Oswaldo Marcano
SEGURIDAD: Néstor Martínez
Organigrama 2
Organigrama Del Mercosur
Organigrama 3
Organigrama funcional de la corte suprema
de justicia
El organigrama es un instrumento
metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una
parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una
organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a
algo escrito y no a lo que es en realidad.
El organigrama es el resultado de la
creación de la estructura de una
organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles
jerárquicos existentes en una empresa u organización.
En cuanto a los tipos de organigramas,
los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de
tipo escalar y circular son los menos conocidos.
Entre la ventaja más resaltante de un
organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de
indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la
organización.
Así como existen múltiples factores positivos,
también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto
que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente
es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el
dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.
La jerarquía constituye un principio
básico de la organización y también lo es de la dirección.
·
MELINKOFF, Ramón V.: La Estructura de la Organización.
Universidad Central de Venezuela, Caracas, 1969.
·
TERRY, George: Principios de
Administración. México, 1961.
·
RICCARDI, Ricardo: El Manual del Director, Madrid, 1965.
TERRY, George, PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN, México, 1961, Pág. 385
RICCARDI, Ricardo, El manual del director, Madrid, 1965, Pág. 71
LEENER, Georges de, Tratado de organización de empresas, Madrid, 1959.
MARCANO, Angel. El organigrama y la organización.
LEENER, George de. Tratado de organización de empresas, Madrid, 1959.
PFIFFNER, John y Frank SHERWOOD. Organización administrativa, México, 1966.