  1. Breve historia del desarrollo de la Contabilidad

 Se encuentran registros de cuentas en civilizaciones tan
antiguas como las de China, Babilonia, Grecia y Egipto.

La Contabilidad se desarrolló aún más como resultado de las necesidades de información de los comerciantes en las ciudades-estado de Italia durante el siglo XV. En ese ambiente el monje Luca Pacioli, un matemático amigo de Leonardo Da Vinci, publicó en 1494 la primera descripción de la teneduría de libros por partida doble.

El desarrollo contable aumentó durante la Revolución Industrial cuando las economías de los países desarrollados comenzaron la producción masiva de bienes.

Hasta ese momento el precio de las mercancías se fijaba sobre la base de lo que el gerente pensaba que era su costo, pero la mayor competencia exigió de los comerciantes sistemas de contabilidad más perfeccionados.

En el siglo XIX el crecimiento de las corporaciones motivó que los dueños de las empresas (los accionistas) ya no eran por necesidad los gerentes de sus negocios, por tanto fue necesario crear sistemas contables para informar a los dueños de cuán bien estaban operando sus empresas.

El papel del gobierno ha llevado a un crecimiento mayor de la contabilidad. Al implantarse el impuesto sobre la renta, la contabilidad proporcionó el concepto de utilidad, igualmente el gobierno para asegurarse de que la información que utiliza para tomar decisiones es fiable, ha exigido una estricta responsabilidad contable de la comunidad de los negocios.

En correspondencia con lo anterior los objetivos de la Contabilidad son los siguientes:

- Registrar las operaciones de carácter financiero que ocurren en una empresa.

- Suministrar información clara y precisa de la situación financiera de una empresa en un momento determinado y los resultados en un período delimitado.

- Facilitar el análisis y la interpretación de los resultados obtenidos en la actividad de una empresa.

- Proporcionar información necesaria para elaborar presupuestos de diversas índoles sobre la actividad futura de la empresa.

- Presentar datos precisos, cuantificables y analizables que le permiten a la administración tomar decisiones en cualquier momento, establecer responsabilidades, definir políticas, delegar autoridad.

2. Cualidades requeridas por la información contable

La información contable brindada forma parte del sistema de Inteligencia Empresarial, por lo cual debe cumplir con un conjunto de requisitos que garanticen su eficacia para la toma de decisiones gerenciales. Estas son:

Utilidad: Debe aportar información relevante acerca del estado financiero y las operaciones realizadas.

Identificación: Los Estados Financieros se referirán a personas jurídicas debidamente acreditadas, períodos concretos y transacciones económicas y financieras específicas

Oportunidad: Se entregará con la periodicidad establecida, para garantizar la evaluación oportuna de los resultados y facilitar la adopción de decisiones por el primer nivel de dirección.

Representatividad: Debe recoger adecuadamente todos los hechos económico-financieros ocurridos.

Credibilidad: Las informaciones derivadas de la contabilidad serán fidedignas y sin ambigüedades.

Confiabilidad: La información contable será creíble y válida, basándose para ello en la captación de datos primarios clasificados, evaluados y registrados correctamente.

Verificabilidad: La información contable debe registrarse de manera que pueda ser controlada y verificada por terceros, ajenos a su procesamiento.

Homogeneidad: Los resultados correspondientes a diferentes periodos se obtendrán empleando los mismos criterios.

Seguridad. Su protección y discreción

Capítulo 3: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados se establecen con carácter obligatorio y su cumplimiento garantiza que las operaciones económicas registradas y los saldos de las cuentas mostradas en la información contable representen la situación financiera y e! resultado de la empresa así como que las informaciones sean homogéneas y comparables.

- Principio del registro: Los hechos económicos se registran en el momento que se crean los derechos y obligaciones que ellos originen en tanto los ingresos y los gastos se contabilizan en el momento en que se incurren.

- Principio de la no Compensación: No podrán compensarse las partidas de activos y pasivos, ni las de ingresos y gastos.

- Principio de la Prudencia: Solo se contabilizarán los beneficios que correspondan o devenguen durante el ejercicio económico y las pérdidas y riesgos previsibles se registrarán al conocerse, cualquiera que sea su origen.

- Principio del Precio de Adquisición: Los hechos económicos se contabilizan por su precio de adquisición, su costo de producción o por la estimación razonable que de ellos se efectúe.

- Principio de Periodo Contable: Las operaciones económicas y las consecuencias derivadas de ella, se identifican con el período en que ocurren.

- Principio de Uniformidad: Se mantendrá la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de valoración, para la compatibilidad de las Informaciones contables.

- Principio de Entidad en Marcha o Funcionamiento: La gestión de la empresa tiene duración ilimitada, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus informaciones contables, representan valores históricos o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos.

- Principio de Revelación Suficiente: Las informaciones contables mostrarán con claridad y comprensión todo lo necesario para juzgar los resultados de las operaciones en que ha incurrido la empresa y su situación financiera.

- Principio de Importancia Relativa: La información contable mostrará los aspectos importantes de la empresa, por lo que se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de datos, con los requerimientos de utilidad y finalidad de la información

- Operación: Cualquier acontecimiento que afecte al mismo tiempo la posición financiera de la entidad y que puede registrarse de forma confiable.

- Conservadurismo: Significa presentar las cifras más desalentadoras posibles en los estados financieros.

Capítulo 4: Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble (I)

Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad)

Activo = Pasivo + Capital

(Bienes y derechos) (Derechos de terceras personas) (Derecho del propietario)

Esta ecuación siempre está en equilibrio.

Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario:

- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)

- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo.

Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación

Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación

El activo aumenta cargándole (Debe).

El activo disminuye abonándole (Haber).

El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber)

El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe)

Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.

Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.

Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus elementos contables, Débitos y Créditos.

Capítulo 5: Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble (II)

Los Registros de la contabilidad

La cuenta es el medio contable o instrumento de operación mediante el cual podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

Las cuentas se clasifican en:

- De valuación: Cuentas reales, expresan el valor real de determinados activos, disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.

- De orden: Aquellas operaciones que si bien en forma inmediata no afectan la situación financiera de la empresa o el resultado de las operaciones, en el futuro si lo pueden afectar. Ejemplo: carta de crédito concedidas, mercancías en consignación, fianzas otorgadas.

Los Tipos de asientos:

- Simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora

- Compuesto: cuando un asiento cuenta de dos o más cuentas, que pueden ser deudoras o acreedoras. Ejemplo: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas deudoras y una acreedora, varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras

Al finalizar cada página debe ponerse en la columna de la Cuenta la palabra VAN y totalizar las columnas Debe y Haber y al comenzar la próxima poner VIENEN y los importes de los totales anteriores.

No debe tacharse ni borrarse, si hay un asiento errado se deja así y se corrige en otro asiento.

Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique la veracidad de la operación.

Criterios para determinar donde colocar una cuenta

Consecuencias de la Ecuación Básica de la Contabilidad y el Abono por Partida Doble

Las modificaciones más comunes que pueden ocurrir en la Ecuación Básica de la Contabilidad puede analizarse a partir de la forma A-P-C=0, que de forma resumida se muestran en la tabla siguiente:

Capítulo 6 Libros de Registro fundamentales

Libro Diario: Libro de Entrada Original, se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Se registran todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico, indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse así como los importes de los débitos y créditos.

Libro Mayor: Libro obligatorio que agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la Contabilidad.

Libro de Inventario: Libro obligatorio que debe llevar la entidad que registra los aspectos siguientes:

- Relación exacta del dinero en caja y el que se encuentra en el Banco.

- Relación de efectos y cuentas por cobrar

- Relación de bienes muebles e inmuebles.

- Relación de mercancías en existencia

- Relación de otros activos que tenga al dar inicio a sus operaciones.

- Relación exacta de sus deudas y de toda clase de obligaciones pendientes si las tuviese.

Anualmente la empresa formulará un inventario de sus activos y pasivos en la fecha del cierre del ejercicio.

Se conoce también como Libro de Balance ya que en él deben registrarse los Estados Financieros elaborados a final del año.

Capítulo 7: Estados financieros (I)

Términos y definiciones

Asientos de cierre: Registro de eliminación al final del período de las cuentas nominales, o sea, una vez elaborado el Estado de Ganancias y Pérdidas, las cuentas nominales de Ingresos y Egresos han quedado reducidas a la utilidad o pérdida ocurrida en el ejercicio, por lo que se procede a su cancelación y a traspasarse a la Cuenta Capital los beneficios o pérdidas.

Período contable: Es el lapso que escoge una empresa para determinar cuáles han sido los beneficios o pérdidas de la misma en ese período, y establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio del negocio. Al final del mismo se elaboran los estados financieros: Estado de ganancias y pérdidas (relación de ingresos y egresos en el período) y el Balance General (establece la situación del activo, el pasivo y el capital).

Período fiscal: Establecido por la Ley, generalmente un año.

Teneduría de libros: Conjunto de procedimientos de la Contabilidad.

Pasos del Ciclo Contable

- Al comenzar la empresa: registrar en el Libro de Inventarios todos los bienes, obligaciones y el estado del patrimonio para la fecha (síntesis de la situación en que se encuentra la empresa).

- Verificación de la operación: que se va a registrar a medida que se van produciendo. Toda operación debe estar amparada por algún documento que garantice la veracidad, autenticidad y exactitud de la información y que quede como prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir.

- Registrar la operación en el Libro de Diario (se registran las operaciones en orden cronológico de acuerdo a la Teoría del Cargo y del Abono).

- Libro Mayor: Agrupar y clasificar todas las cuentas por separado y determinar su saldo. El saldo se realiza generalmente al final de cada mes.

- Balance de comprobación: verificación matemática de los registros hechos en el mes. Cuando se realice el saldo de cada cuenta en el Mayor se debe obtener que la suma los saldos de las cuentas deudoras es igual a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras.

- Determinación fecha de cierre: En esta fecha en base al último Balance de Comprobación se hace un análisis de cada una de las cuentas para realizar lo ocurrido en el año. Esto se conoce como ajustes y correcciones, llevar cada cuenta a su justo valor.

- Cuando las cuentas están en su justo valor se prepara un borrador de los estados financieros, determinando la utilidad o pérdida del ejercicio y la situación del Activo, Pasivo y el Capital. Esto se conoce como Hoja de Trabajo.

- Cuando se tiene la certeza de que todo está correcto, se preparan los dos Estados Financieros: Estado de Ganancias y Pérdidas (formado por las cuentas nominales de Ingresos y Egresos) y el Balance General (formado por las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Capital y por las Cuentas de Validación y de Orden).

- Asientos de cierre: se procede a cerrar las cuentas nominales y a traspasar la utilidad o pérdida a la cuenta capital.

Reflejar en el Libro de Inventarios en forma detallada los estados financieros

Capítulo 8: Estados financieros (II)

Los Estados financieros se preparan con el fin de presentar una revisión periódica o informe acerca del progreso de la Administración y tratar sobre la situación de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el período que se estudia, siendo los más utilizados:

- Balance de comprobación: Este Balance tiene como objetivo verificar el equilibrio entre cargos y abonos. Este documento no forma parte de los Estados Financieros, pues sólo es una comprobación del cumplimiento de la Ecuación Básica de la Contabilidad en los asientos contables realizados.

- Balance General: Presenta en forma clasificada todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital para una fecha determinada (relación de cuentas reales, de valuación y de orden) que en forma resumida presenten la situación objetiva de una empresa. Es un informe estático, refleja la situación real para un día. Tiene como objetivo sintetizar donde se encuentran invertidos los valores de la Empresa (Activo), y el origen y fuente de dónde provienen esos valores (Pasivo y Capital).

Estado de ganancias y pérdidas o Estado de resultados o estado de Rendimiento: Es una forma resumida de mostrar las variaciones que ha sufrido el capital en un determinado ejercicio. Relación de todos los ingresos, costos, gastos o pérdidas ocurridas en un ejercicio económico con la finalidad de establecer la utilidad o pérdida en el lapso determinado; y es la resultante de todos los ingresos y egresos a lo largo del ejercicio.

Capítulo 9: Operaciones bancarias

Se denominan Operaciones Bancarias a aquellas operaciones e crédito practicadas por un banco de manera profesional, como eslabón de una serie de operaciones activas y pasivas similares.

La clasificación de estas operaciones d e acuerdo al sujeto de cesión del crédito es la siguiente:

- Activas: cuando el banco otorga el crédito (préstamos, descuentos, anticipo, apertura de créditos, etc), el banco puede entregar dinero bajo diversas condiciones (con garantías o sin ellas).

- Pasivas: cuando el banco recibe dinero del cliente. El cliente entrega dinero y puede recibir intereses por esta prestación (cuentas corrientes, la de ahorros, a plazo fijo, cédulas hipotecarias)

- Neutras o accesorias: cuando el banco no recibe ni otorga crédito (operaciones de mediación donde sirve de intermediario) entre las que pueden mencionarse los giros enviados al cobro como agente recaudador del Estado, como custodia de valores, valores para negociar, etc.

Cada mes el Banco está obligado a enviar a la persona o institución que tiene una cuenta corriente abierta en su entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mismo. Generalmente este saldo no coincide con el saldo que la cuenta "Banco" refleja en nuestros libros por lo que se requiere hacer una conciliación bancaria cada mes para determinar las causas de las diferencias existentes y conseguir el saldo correcto.

Por esta razón se realiza mensualmente la conciliación Bancaria para verificar y realizar los ajustes requeridos en las cuentas con el Banco si son necesarios. El procedimiento para realizar esta operación es el siguiente:

- Comparar la cuenta en el Mayor correspondiente al Banco con el Estado de Cuentas que envía éste.

- Chequear que: (las operaciones que se registran en el Debe de la entidad coinciden con las que aparecen en el Haber del Banco y viceversa)
* los cargos hechos en nuestros libros en el mes se hayan abonado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliación (Depósitos en tránsito)
* los abonos hechos en nuestros libros en el mes se hayan cargado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliación (Cheques pendientes o en tránsito)
* ver si hay cargos o abonos en el Estado de Cuentas que no aparezcan en nuestros libros (Notas de Débito o de Crédito)
* si hay diferencias numéricas en una misma operación, verificar la correcta e incluir la diferencia en la conciliación
* si en el mes anterior existiesen Partidas de Conciliación, revisar si ya fueron registradas, si no, incluirlas de nuevo en la conciliación de este mes

Las causas de las diferencias entre el saldo de los libros de la empresa y del Banco son las siguientes:

- Cheques pendientes o en tránsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo. Por lo que están abonados en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.

- Depósitos en tránsito: generalmente corresponden con depósitos enviados por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco. Por lo que aparecen cargados en los libros de la entidad y no abonados por el Banco.

- Notas de Débito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos (intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la nota de débito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los libros de la entidad.

- Notas de Crédito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros, pignoraciones, pagarés) que por no haberse recibido la nota de crédito no se han cargado en los libros.

- Errores: puede suceder tanto en los registros de la empresa como en los del Banco ya que al registrarse cualquier operación puede colocarse una cantidad distinta.

- Cargos o abonos incorrectos: puede originarse por depósitos o cheques de bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra cuenta operaciones que corresponden a otro cliente del Banco.

- Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia.

Capítulo 10: Pignoraciones

Es un tipo de operación comercial que realizan generalmente las instituciones bancarias y son préstamos a terceros cuyo respaldo o garantía está representado por mercancía que quedará gravada hasta la cancelación parcial o total de la deuda.

La importancia de este tipo de operación es que permite a comerciantes, industriales y personas dedicadas a las actividades agropecuarias obtener financiamiento entregando parte de sus inventarios como garantía del préstamo obtenido y en el caso de importar algún tipo de materia prima, el hacerlo en grandes cantidades, lo que les permite obtener descuentos por cantidades y evitar pagar posteriormente un mayor precio en el mercado internacional, posiblemente debido a los efectos inflacionarios de la economía.

El Pignorante (quien obtiene el préstamo) puede realizar pagos parciales a cuenta del crédito obtenido y obtiene la devolución de parte de la mercancía gravada que corresponda a la parte cancelada.

El crédito o préstamo obtenido representa un pasivo para con el Banco, el cual generalmente es a un plazo menor de un año. Esta obligación se denominará Pignoración a pagar y se reflejará en el balance general como Cuenta de Pasivo circulante y la mercancía entregada en calidad de garantía se incluirá en una cuenta denominada Mercancía Pignorada que es una cuenta de orden debido a que quien recibe el préstamo conserva la propiedad del activo que está reflejado contablemente dentro de los inventarios.

Procedimiento para llevar a cabruna operación de Pignoración

- El préstamo recibido (Pignoración por pagar) siempre es una cantidad menor que la mercancía entregada en garantía.

- Al realizar la operación se establece un lapso máximo para pagar el préstamo al Banco, aunque el Pignorante puede hacer pagos parciales y retirar la mercancía correspondiente.

- Los intereses los va a ir determinando mensualmente el banco de acuerdo al saldo de la deuda y serán cargados al pignorante .

- El seguro que tiene que cancelar el Pignorante se va a calcular en base al tiempo que la mercancía va a estar gravada, respaldando el préstamo.

- El almacenaje también se cobrará de forma mensual, dependiendo del monto de la mercancía gravada y de ciertas condiciones de seguridad de la misma.

En caso de vencerse el período del préstamo y no cancelarse, el Banco procede a cobrar los intereses de mora respectivos además del seguro y almacenaje correspondiente.

Capítulo 11: Valoración de activos

Términos y definiciones

Depreciación: la pérdida de valor que sufren algunos Activos Fijos. Es un gasto estimado ya que el valor de la depreciación va a estar determinado por el criterio, el análisis o la experiencia de las personas que dentro de la empresa tienen poder de decisión para establecer la forma y el tiempo en que se va a depreciar el activo fijo. Las causas de la depreciación son el proceso de desgaste a que son sometidos algunos activos fijos así como la obsolescencia o antigüedad de los mismos

Valor de salvamento o de rescate: representa el Valor Estimado que tendrá el Activo Fijo cuando se termine de depreciar (cuando cese la Vida Util del Activo)

Vida útil: es el tiempo que se estima que un determinado activo dará servicio útil a la empresa, contribuirá a los ingresos normales de la empresa

Valor según libros: es el valor neto que tiene un activo para un momento determinado. Es la diferencia entre el costo original del Activo y lo que se ha depreciado hasta una fecha determinada

Capítulo 12: Inventarios

Sistemas de Inventarios

El Sistema de inventarios periódicos (sistema físico) la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancías en existencia, sino que al final del período realiza un conteo físico de los inventarios en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario final

En este método la empresa registra las compras de mercancías en la cuenta Compras (una cuenta de gastos). Al final del período elimina de la cuenta de inventario el saldo inicial y anota el saldo final que se determina mediante el conteo físico

La contabilización de los inventarios desempeña un papel importante en los sistemas de contabilidad de las comercializadoras, ya que por lo general son el activo circulante mayor en su balance general y el gasto de inventario es el gasto mayor en el estado de resultados

Métodos de costo de los inventarios

a) Método del costo promedio:

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)

- Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT)

- Obtener el costo promedio de las mercancías dividiendo CT entre NT

- Obtener el costo de las mercancías vendidas restando del costo total CT el costo del inventario final (cantidad de mercancías en el inventario final por el precio)

b) Método del costo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS): Este método presenta el inventario final a su costo más actual. Cuando aumentan los costos de inventario (aumento de precios) este método da como resultado una utilidad más alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)

- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)

- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el inventario final (Ci)

Se venden primero las mercancías con más antigüedad en el inventario.

c) Método de las últimas entradas, primeras salidas (UEPS): Este método presenta el costo de las mercancías vendidas a un costo más actual. Cuando aumentan los costos de los inventarios este método produce el costo de mercancías vendidas más alto y la utilidad más baja, minimizando el impuesto sobre la renta.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de las resultados anteriores (CT)

- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)

- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)

Se venden primero las mercancías con menos antigüedad en el inventario.

Capítulo 13: Provisión en cuentas malas o incobrables

La mayor parte de las ventas se realizan a crédito, en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la imposibilidad de cobro de las mismas constituye una pérdida para el negocio.

Las Ventas a Crédito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen pérdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a crédito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible imposibilidad de cobro hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas.

Métodos para estimar la provisión

- Porcentaje sobre las ventas: Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje generalmente de las Ventas a Crédito, también se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante.

- Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar: Hay dos formas de estimar la provisión: en base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (ídem al caso de Ventas pero tomando como base las Cuentas por Cobrar) o en base al porcentaje de pérdidas reales ocurridas en el año, o sea, si en un año se pierden un 5% sería acertado pensar que en el siguiente se perderá el mismo porcentaje.