Es un proceso muy
particular consistente en las actividades de planeación, organización,
ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos
señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.
En la
administración, se encuentran los seis elementos de o recursos básicos, como
suelen llamarse, están sujetos a las funciones fundamentales de la
administración: Planeación, organización, Ejecución y Control, para lograr los
objetivos declarados.
Debemos enfatizar
que la administración es una actividad que convierte los recursos humanos y
físicos desorganizados en recursos útiles y efectivos. La administración es la
más retadora, amplia, exigente, crucial y sutil de todas las actividades
humanas.
Un objetivo
administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y
sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación en un gerente. Esta
definición incluye cuatro conceptos.
Ámbito,
Carácter,
definitivo, Dirección, Meta
Los objetivos
inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y
sofocar las operaciones en cualquier organización.
Conglomerados Triviales. Los primeros pobladores de la
tierra se reunieron en grupos, comúnmente formados por parientes, o
descendientes de un mismo tronco. Buscaban comunidad y facilidad para
resolver sus incipientes necesidades.
Necesidades Alimenticias Elementales. El "arrastre" o sea
el procedimiento que utilizaban para cazar en la edad de los glaciales,
indica un proceso administrativo que se manifiesta desde el momento en que
se emplea un esfuerzo común coordinado, los mamuts
eran acorralados y arrojados desde un abismo, con el objeto de destazarlos
y comérselos.
Agricultura Sedentaria. La magnitud de los pueblos,
la dificultad de la caza y la necesidad de encontrar alimentos mejores
dieron el nacimiento al concepto agrícola y el cultivo cíclico.
Necesidades de Vestido y Techo Elementales. Los pueblos antiguos
multiplican su complejidad, con lo que surgen necesidades primarias, ropa
para protegerse de las inclemencias del tiempo, así como las primeras
moradas distintas a las cuevas.
Interpelación de los grupos humanos. El proceso administrativo se
inicia con el hombre inteligente, variando su intensidad de acuerdo con la
etapa de la civilización, y sobre todo en función de los elementos
disponibles. No solo se encuentran vestigios del proceso administrativo en
Egipto, China, Grecia, Roma y demás pueblos de la antigüedad sino también
en las comunidades indígenas de América.
Vestigios en América. Particularmente en México,
encontramos vestigios del proceso administrativo entre las diferentes
corrientes indígenas, sobresaliendo las acertadas direcciones de Tlacaelel y de Netzahualcoyolt,
quienes con orden y practicas adecuadas
condujeron a sus pueblos.
Establecimiento de feudos y consolidación de la
nobleza.
Confucio, el sabio chino, lego reglas del proceso administrativo para ser
aplicadas en la administración publica: "Los administradores públicos
deben de ser de conducta ejemplar, y se escogerán honestamente, sin
egoísmo, a las personas capaces".
Creación de los Ejércitos para Defender y
Conquistar.
La hostilidad, producto de la envidia o de la codicia, requirió de la
preparación de grupos armados que pudieran ayudar a proteger la riqueza
tribal, o acrecentarla, en caso de anexar otros pueblos. Surgen los
ejércitos y sus jerarquías.
Fortalecimiento de las Religiones y Surgimiento
del Sacerdocio.
La necesidad de la deidad y la búsqueda del trascendente da origen a las
creencias, y hace surgir al cuerpo sacerdotal, que adquiere poder paralelo
al del ejercito y al de los jefes tribales.
Esfuerzos de Conquista o Formación de Alianzas. La defensa de las fronteras
naturales y la ambición desbordan los limites de los pueblos; así mismo,
se generan anexiones, o acuerdos, para sumar fuerzas y permitir núcleos
mejor organizados.
Requerimientos Migratorios por Saturación. Las presiones de población en
los espacios limitados provocan expediciones a nuevas tierras. También la
intolerancia obliga a las migraciones, en busca de nuevos horizontes y
mejores sistemas de vida.
Tecnificaron de la Producción de Alimentos. La identificación de los
problemas agrícolas, permitió planeación, diseño de sistemas, uso de
herramientas y maquinaria, que han asegurado los rendimientos del campo.
Transición de la fuerza Animal a la Mecánica. La dependencia de la fuerza
bruta humana, o de las bestias, se ve liberada con el advenimiento de
implementos mecánicos, que ayudan y hacen posible garantizar la
preparación del campo, su siembre, fumigación, cosecha y, en general,
aprovechamiento directos e indirectos, todo esto propicia el éxodo del
campo, y a que en los países industrializados, menos del 5% labore en
estos menesteres.
Desarrollo de la Investigación Genética. Los estudios del origen
biológico y la evolución de las especies vegetales y animales, han
permitido semillas y especimenes mejorados, no
solo en sus condiciones intrínsecas, sino en su respuesta a su medio
ambiente y a su supervivencia.
Producción en Gran Escala de Productos
Alimenticios.
EL proceso administrativo, aplicado a la etapa agrícola ha hecho posible
que los países avanzados produzcan cantidades y variedad de alimentos
vegetales y animales en exceso a sus requerimientos. Se ha roto con el
esquema de autoconsumo, que en casos como el de México, representa un
porcentaje sustancial del esfuerzo en este sector económico (muchos
campesinos, mínima organización y rendimientos magros).
Disponibilidad de los Productos alimenticios. El proceso administrativo ha
permitido no solo producir los alimentos. Si no lograr su preservación,
congelación y transportación.
Industrialización de
los Productos Alimenticios. El proceso administrativo utilizado en la agro empresas, garantiza la transformación de los
productos del campo.
Etapa Industrial
Transformación de la Fuerza Motriz. Los descubrimientos del vapor
y otros métodos para ayudar a liberar el esfuerzo humano y multiplicarlo,
hacen posible el inicio de la denominada revolución industrial, la cual se
localiza primero en Inglaterra y se extiende a la Europa continental.
Necesidades Elementales Generalizadas. Al acrecentarse las
necesidades de los individuos en numero y en
complejidad surgió una mayor demanda de satisfacciones, los que fueron
producidos en diversos talleres artesanales. Dichos satisfactorios
permitieron el inicio del comercio en gran escala y el intercambio de
productos; todo ello apoyado en un proceso administrativo, variando en su
intensidad, según el tipo de lugar de aplicación.
Evolución del concepto Artesanal. La creciente demanda de
satisfacciones debilita a los gremios y corporaciones, dando preámbulo a
la industria que surgió en la llamada revolución industrial inglesa. El
proceso administrativo varia en su aplicación y
se enriquece en conceptos y principios.
Surgimiento de los Talleres. Uno de los autores que
contribuyo a la variación del proceso administrativo fue el economista
Adán Smith, que en 1789 menciono el tema de la
división del trabajo: "Un hombre extiende el alambre, otro lo
endereza, un tercero lo corta, el cuarto afila la punta, el quinto prepara
el otro extremo para recibir la cabeza. Para recibir la cabeza se
necesitan dos o tres operaciones. Para ponerla es otro problema, blanquear
el alfiler sigue en turno, e incluso él insertarlo en el papel es de suyo
una especialidad; y así, el negocio indiviso de hacer un alfiler se ha
dividido en 18 operaciones distintas, las cuales en algunas fabricas se
realizan por diversos trabajadores las cuales en algunas otras se
combinan".
Explotación del hombre por el hombre. Pero el hombre rico y el
administrador deben de recordar esto: que la presión para obtener
ganancias sobre el indigente y el obtener beneficios de la necesidad de
otros, esta condenado por todas las leyes humanas y divinas. Defraudar los
salarios de cualquiera es un crimen que demanda la revancha del cielo.
Finalmente el rico debe abstenerse religiosamente de disminuir las
ganancias de sus obreros usando fuerza, fraude o tratos falsos; con mayor
razón porque el hombre pobre es débil y sin protección y por que sus
escasos recursos deben ser sagrados en proporción de su escasez.
Llamamiento a restablecer el orden Social. Que deben de organizarse y
gobernarse las corporaciones de suerte que proporcionen a cada uno de sus
miembros los medios más apropiados y expeditos para alcanzar el fin
propuesto. Este fin consiste en que cada uno de los asociados obtenga el
mayor aumento posible de los bienes del cuerpo, del espíritu y de la
fortuna.
Formación de Imperio Británico. Inglaterra toma ventaja de
los afanes industriales y establece un numero y importante de empresas que
fabrican artículos en cantidades substanciales y que obligan a buscar
mercados, principalmente sus colonias. La política del comercio Británico
era la siguiente:
*
El
comercio internacional es esencial.
Producción en gran escala. En 1913, se necesitaban casi
10 horas para armar un motor pero con estudios de ingeniería, el tiempo de
abatió en 40% en solo 6 meses. En el caso del armado de las carrocerías el
resultado fue espectacular, de 12 horas y media tan solo 1 hora y media;
debido a que se ideo una línea continua en movimiento, con 6 trabajadores
surtiéndose de los lugares que guardaban las piezas, y agregándolas al
auto en proceso de gestación y en movimiento acompasado en las bandas
adecuadas.
Esfuerzos empíricos de los empresarios. Este tipo de administradores
se denomina frecuentemente así mismo como administradores prácticos. El
argumento que emplean es que la practica hace al maestro y que se pueden
administrar de manera eficiente solo con el sentido común.
Ingeniería Industrial. Los estudios que realizaron
todos estos expertos fueron acuciosos y cubrieron todos los ángulos;
altura de la línea, tipos de bandas, poleas, ganchos y demás herramientas;
velocidades y cuales operaciones se debían efectuar por los distintos
operarios.
Motivación por incentivos económicos. "Si eres un hombre
ambicioso, harás lo que este hombre te diga mañana, desde que amanece
hasta que anochece. Cuando te mande levantar un lingote y caminar, lo
harás, y cuando te diga siéntate y descansa, te sentaras; lo harás durante
todo el día. Y lo que es mas no replicaras. Así un hombre ambicioso hace
lo que se le manda y no discute".
Embozo de una teoría general administrativa. En la primera parte del siglo
XX diversos autores buscan principios, establecen sistemas y desarrollan
teorías que enmarcan los esfuerzos administrativos en un cuerpo de
conocimientos sistemáticos.
Enfasis en las relaciones humanas. Entre mas
se comprende a la gente mas se puede convivir con ellas, la comprensión
genera el principio de las relaciones humanas. Esta identificación permite
que los sujetos de mayor habilidad traten de conseguir la dirección
aprovechando un mejor juicio, originalidad y sobre todo adaptación.
Mejoramiento por la sistematización. "El desarrollo de la
industria y de los diversos sectores relacionados con ella, hasta las más
modernas tecnologías de la electrónica, especialmente en el terreno de la
miniaturización, de la informática, de la telepática y otros, indica el
papel de primerisima importancia que adquiere en
la interacción entre el sujeto y objeto del trabajo (en el sentido más
amplio de esta palabree), precisamente esa aliada del trabajo, creada por
el cerebro humano, que es la técnica. Entendida aquí no como capacidad o
aptitud para el trabajo, sino como un conjunto de instrumentos de los que
el hombre se vale en su trabajo, la técnica es indudablemente una aliada
del hombre. Ella le facilita el trabajo lo perfecciona, los acelera y lo
multiplica. Ella fomenta el aumento de la cantidad de producto destrabado
perfecciona incluso la calidad de muchos de ellos. Es un hecho, por otra
parte, que aveces la técnica pueda transformarse
de aliada en adversaria del hombre como cuando la mecanización del trabajo
"suplanta al hombre" quitándole toda satisfacción personal y él
estimula a la creatividad y responsabilidad; cuando quita el puesto de
trabajo a mucho trabajadores antes ocupados, o cuando mediante la
exaltación de la maquina reduce al hombre a ser un esclavo".
Problemáticas políticas y campañas militares. La formación de naciones, los
afanes de independencia y la creación de imperios, generan grandes
campañas militares con esfuerzos administrativos para optimizar el uso de
recursos escasos.
Mejores niveles de distribución de la riqueza.
"La justicia a de ser respetada, no solamente en la distribución de
la riqueza, sino además en cuanto a la estructura de las empresas en que
se cumple la actividad productora. Por que en la naturaleza del hombre se
haya involucrada la existencia de que, en el desenvolvimiento de su
actividad productora, tenga posibilidad de empeñar la propia
responsabilidad y perfeccionar el propio ser".
Desmembramiento de los sistemas coloniales.
Surgimiento de un contexto mundial interactuarte. Verse libre de la miseria, hallar con mas seguridad
la propia subsistencia, la salud, una ocupación estable; particular
todavía mas en las responsabilidades, fuera de toda opresión y al abrigo
de situaciones que ofenden su dignidad de hombre; ser mas instruidos en
una palabra, hacer, conocer y tener mas para ser mas: Tal es la aspiración
de los hombres de hoy, mientras que un gran numero de ellos se ven condenados
a vivir en condiciones que hacen ilusorio este legitimo deseo. Por otra
parte los pueblos llegados recientemente a la independencia nacional
sienten la necesidad de añadir a esta libertad política, un crecimiento
autónomo y digno, social no menos que económico, a fin de asegurar a sus
ciudadanos su pleno desarrollo humano y ocupar él puesto que les
corresponde en el concierto de las naciones".
Antecedentes para la aparición de una administración
A principios del
siglo, los Estados Unidos ya estaban bien poblados. El flujo de inmigrantes
había disminuido algo, pero con un gran y creciente mercado, la industria
continuaba expandiéndose.
La mecanización y los
inventos eran comunes en la época, la habilidad del obrero estaba siendo
desplazada cada vez mas por la maquinas; las herramientas del trabajador eran
ahora las herramientas de las industrias; la intimidad del pequeño taller era
reemplazada por las grandes chimeneas de las enormes fabricas.
Debido al creciente
énfasis de la producción, apareció una persona en el frente capaz de controlar
y ordenar los factores de producción: El administrador. Su trabajo consistía en
obtener su máxima eficiencia de las maquinas humanas y mecánicas a cualquier
costo. Lo importante era el volumen producido, los costos unitarios, los
limites de tolerancia del producto.
En este ambiente,
los administradores se desarrollaban como mejor podían. La relación entre la
administración y la mano de obra era frecuentemente confusa. Sin experiencia de
liderazgo, los administradores se convirtieron en dictadores abusando de su
autoridad.
Las relaciones entre
el administrador y sus empleados eran también sumamente confusas. Prácticamente
todos los estándares de producción estaban establecidos subjetivamente sin
apenas tomar en cuenta sistemas de trabajo o análisis de movimientos.
Añádase a lo anterior
la falta de incentivos que recompensara un buen trabajo desempeñado y podemos
entender prontamente él porque la norma de actuación aceptada entre los
trabajadores era establecida por el razonamiento de los compañeros, es decir
parcialmente sistemática.
Sin estándares
fiables de cualquier tipo, los administradores se encontraban en la precaria
posición de aplicar salarios, determinar promociones y recompensar actuaciones
superiores al promedio y todo basándose en adivinanzas, intuición y experiencias
anteriores.
Este era el cuadro
económico prevalente cuando un joven ingeniero,
llamado F. W. Taylor comenzó a desarrollar el sistema administrativo que hoy se
conoce generalmente como "Administración Tradicional o Científica".
La escuela Tradicional
La Administración
Científica: La administración tradicional o
científica se desarrollo de la observación sistemática de los hechos de la producción-investigacion y
análisis del taller. Aunque interesado en técnicas especificas tales como
estudios de tiempos y movimientos, planeación y control de la producción,
distribución de planta, incentivos de salarios, administración de personal e
ingeniería humana todas ellas centradas en eficiencia y producción dicho
enfoque esta firmemente basado en esta teoría.
F. W. Taylor en el
desarrollo de su tipo de administración, el enfoque de Taylor era estudiar las
operaciones, determinar los hechos relativos a la situación del trabajo y de
estas observaciones, derivar principios. Veía a la administración como proceso de
obtener cosas hechas por personas operando independientemente o en grupos, y su
enfoque al problema administrativo era directo y sencillo: definir el problema,
analizar la situación de trabajo en todos sus aspectos, aplicar técnicas
cuantitativas a todos aquellos aspectos capaces de ser medidos, experimentar,
manteniendo todos los demás factores de trabajo constantes, excepto el que
debería ser cambiado, desarrollar una guía o principio administrativo derivado
de las observaciones o estudios y, finalmente, probar la validez de dicho
principio a través de aplicaciones subsecuentes.
Utilizando este
enfoque para estudiar el trabajo, Taylor dejo una verdadera riqueza de
información administrativa para prácticamente posteriores. Es tal vez mejor
conocido por el desarrollo de estudios de tiempos para determinar un estándar
de producción que constituyera un día justo de trabajo.
Sus cuatro
principios de la administración científica forman ahora una legión. En resumen,
Taylor dijo que los trabajadores debían de ser seleccionados científicamente,
adiestrados y asignados a aquellos puesto para los
cuales estuvieran mejor capacitados, física y mentalmente. En segundo lugar, el
trabajo debería ser analizado científicamente y no intuitivamente. Tercero,
debería de existir una cercana cooperación entre los que planifican el trabajo
y los que lo efectúan, de manera que el trabajo pueda ser hecho de acuerdo con,
los principios desarrollados y la mano de obra debían compartir igual
responsabilidad cada sector efectuando el trabajo para el cual estuviera mejor
calificado.
Como persona, Taylor
era un hombre de gran fuerza de voluntad, justo, sistemático, determinado y
estricto, con un fuerte sentido de la ética protestante, su punto débil era la
escritura, como su fuerte era la experimentación y la acción.
Los Gilberth:
Cercanamente
asociados a Taylor tanto en tiempo como en obra, los Gilberth
hicieron también contribuciones originales a la escuela de la administración
tradicional o científica. Se les conocen mejor por el desarrollo de sus reglas
de la economía de movimientos, particularmente, los movimientos básicos de las
manos que ellos llamaron <<therblings>>.
Utilizando esta herramienta analítica, las secuencias de los movimientos
estándares podrían ser prescritas.
Taylor también estaba
interesado en estudios de tiempos y movimientos. Mientras que el se concentro
en cuanto tiempo tomaba efectuar un trabajo, los Gilberth
se interesaban en que tipo de movimientos eran los más efectivos. Por
consiguiente, el sistema de Taylor aumentaba la Producción incrementando la
rapidez y eliminando sistemáticamente la <<vigilancia>> tipo
militar; el sistema Gilberth aumentaba la producción
eliminando movimientos inútiles.
La escuela del
comportamiento: La
escuela del comportamiento surgió de los esfuerzos de los lideres tales como Gantt y Munsterberg para conocer
la central importancia del individuo en cualquier esfuerzo cooperativo. Su
razonamiento era que dado que el administrador logra que se hagan las cosas a
través de personas, el estudio de la administración debería concentrarse en los
trabajadores y sus relaciones interpersonales. Los estudios del comportamiento
se concentran en las motivaciones, dinámica de grupos, motivos individuales,
relaciones de grupos, etc. La escuela es eclécticas e
incorpora la mayoría de las ciencias sociales, incluyendo a la psicología,
sociología, psicología social y antropología. Su rango es amplio e incluye
desde como influir sobre el comportamiento individual hasta un análisis
detallado de relaciones psicológicas. Centrándose en el elemento humano, se
interesa por una parte en la comprensión de los fenómenos relevantes en las
relaciones intra e interpersonales en cuanto a la
situación de trabajo, y por otra parte, se interesa en observar los grupos de
trabajo como subculturas antropológicas.
Hugo Munsterberg: Hablaba y escribía sobre un sinnúmero de temas, desde
temperancia en el adiestramiento de puestos, tanto en artículos populares en el
Ladie's Home Journal como tratados profundos en las mas renombradas
revistas técnicas. En esta época, la administración científica no tenia bases
muy firme, debido a la falta de pretensión intelectual y la mala aplicación de
los presupuestamente expertos. Sin embargo, Musterberg
abogo en su libro por una mayor participación de la ciencia en la
administración, creo el campo de la psicología industrial aplicando sus
técnicas de laboratorio para medir diferencias psicológicas entre individuos y
empleados en situaciones de trabajo, y a través de esto, abrió una nueva faceta
de la administración científica. El estudio y la explicación científica de
diferencias individuales.
Henry L. Gantt: Gantt fue contemporáneo y protegido de
Taylor y es difícil clasificarlo en una sola escuela. Sus conceptos de costos
organizacionales y su plan de bonificaciones lo podrían ubicar fácilmente con
los tradicionalismos. Sin embargo, en todo sus trabajo,
Gantt demostró un interés casi emotivo por el
trabajador como individuo y abogo por un enfoque humanitario. En 1908 presento
una conferencia ante la sociedad americana de ingenieros mecánicos en la cual
pedía una política de enseñanza e introducción para los trabajadores, en lugar
de la acostumbrada dirección autocrática, una afirmación de la psicología de Gantt sobre las relaciones con, los empleados. En vista de
sus incansables esfuerzos en favor de la clase trabajadora, Gantt
tiene lugar en parte responsable por el crecimiento de la escuela del
comportamiento.
Elton Mayo: Mayo propuso el concepto de que los
trabajadores constituyen su propia cultura y desarrollo una seria de ideas
sobre conceptos sociológicos del esfuerzo de grupo. A través de su obra, se
agrego una nueva dimensión a los entonces existentes conceptos administrativos
que para ser eficiente, el administrador debe reconocer y comprender al
trabajador individual como persona con deseos, motivos, instintos y objetivos
personales que necesitan ser satisfechos.
A través de los
esfuerzos de investigación de Mayo, se dio a conocer la escuela del
comportamiento. Los administradores, dándose cuenta de la importancia de dicho
estudio, gradualmente se volvieron hacia esta corriente del pensamiento
administrativo. En la actualidad, la corriente del comportamiento es tan amplia
como profunda, es una parte del creciente campo del estudio administrativo y
ocupa correctamente una posición importante en su totalidad.
Mary Parker Follett: Básicamente, la señorita Follett
enfatizaba que un hombre en su trabajo era motivado por las mismas fuerzas que
influían sobre sus tareas y diversiones fuera del trabajo y que el deber del
administrador era armonizar y coordinar los esfuerzo
del grupo no forzar y manejar. En su trabajo de consultación, la señorita Follett reconocía la necesidad de que el administrador
comprendiera los principios del concepto de grupo, los cuales, ella profetiza,
algún día seria la base para todos los enfoques firmes en el orden nacional e
internacional. A la escuela del comportamiento, ella agrega dos nuevos
vocablos, <<unión>> y <<pensamiento de grupo>> que
subsecuentemente han calculado la literatura administrativa.
Chester I. Barnard:
La participación
de Chester I. Barnard en el
desarrollo de esta corriente del pensamiento esta en su análisis lógico de la
estructura organizaciones y de la aplicación de conceptos sociológicos a la
administración. Algunos no incluyen a Bernard en la
escuela del comportamiento, sino en una nueva escuela fundamentada en su
concepto del sistema social. Dicho concepto esta sumamente relacionado con el
enfoque del comportamiento i difiere solamente en que la administración es
considerada como un sistema de relaciones interculturales. La distinción es
lógica pero para nuestro propósito la clasificación general de escuela del
comportamiento, es suficiente, e incluye el estudio de la administración como
sistema de relaciones interculturales.
Escuela del Proceso Administrativo
La escuela del proceso
administrativo construye una teoría de la administración alrededor del proceso
involucrado en administrar; el establecimiento de una estructura conceptual y
la identificación de los principios en los cuales se basa.
La administración se
ve como un proceso universal y prácticamente idéntico sin importar ser esfera
de operación: Gubernamental, industrial o institucional. Debido a que la
administración se considera un proceso, esta escuela efectúa el análisis de
dicho proceso analizando las funciones del administrador, planificar,
organizar, emplear, dirigir y controlar. En cuanto a estas funciones tratan con
los individuos involucrados, la escuela es algo ecléctica en el hecho de que
los aspectos pertinentes de las ciencias sociales son reconocidos. Hasta ahora,
sin embargo, no han sido activamente incorporados en la teoría de la escuela
del proceso administrativo.
Escuela Cuantitativa
La utilización de equipos
mixtos de científicos de varias disciplinas es probablemente la característica
mas obvia de la escuela cuantitativa del pensamiento administrativo. Denominada
indistintamente como "Investigación de Operaciones", consiste en unir
el conocimiento de varias disciplinas al estudio y la solución efectiva de un
problema.
Puede unir, por ejemplo, a
un matemático, un científico físico, un economista, un ingeniero y un
estadístico para estudiar unos problemas en, digamos, administración de
inventarios. A través del estudio de este problema desde el punto de vista de
Investigación de Operaciones o Ciencia Administrativa, la solución resultante
podría ser mucho mejor que la que podría lograrse de otra manera. Es, por
tanto, un método científico utilizando todas las herramientas científicas
pertinentes que provee una base cuantitativa para decisiones administrativas de
la necesidad de equipos de investigación integrados para profundizar en las
diversas ramificaciones de los caminos alternativos de acción.
Dicho en términos
simples, el enfoque a la solución del problema utilizando la ciencia
administrativa consiste en:
Formular
el problema. Esto se refiere tanto al problema del consumidor (el que toma
la decisión ) como al problema del investigador.
Construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio.
Este modelo expresa la efectividad del sistema como función de un conjunto de
variables de las cuales cuando menos una esta sujeta a control. Las variables
de ambos tipos pueden ser sujetadas a fluctuaciones al azar y una o más puede
estar bajo el control de un competidor o algún otro <<enemigo>>.
Derivar una solución del modelo. Esto involucra los valores de las
<<variables de control>> que maximizan la efectividad del sistema.
Probar el modelo y la solución resultante. Esto implica evaluar las
variables, comparar las predicciones del modelo con la realidad y comparar
resultados reales con resultados predichos
Establecer controles sobre la solución. Esto envuelve el desarrollo de
herramientas para determinar cuando ocurren cambios significativos en las
variables y funciones de las cuales dependen la
solución y determinar como debe ser cambiada la solución a la luz de dicho
cambio.
Poner la solución en operación. Ejecución.
La empresa nació para
atender las necesidades de la sociedad, creando satisfactorias a cambio de una
retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los
empresarios. La empresa al estar formada de hombres alcanza la categoría de un
ente social con características y vida propia, que favorece el progreso humano
como finalidad principal al permitir en su seno la autorealizacion
de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio
social en el que actúa.
En la vida de toda
empresa el factor humano es decisivo. La administración establece los
fundamentos para lograr armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes
intereses de sus miembros: Accionistas, directivos, empleados, trabajadores y
consumidores.
Una empresa es una
termina nada fácil de definir, ya que a este concepto se les dan diversos
enfoque (económicos, jurídicos, filosófico, social etc.) en simple aceptación
significa la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito.
Isaac Guzmán
Valdivia es la unidad económica-social en la que el
capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que
responda a los requerimientos del medio humano en la que la propia empresa
actúa.
La empresa se puede
definir como el grupo social en el que a través de la administración de capital
y el trabajo se producen bienes y/o servicios pendientes a la satisfacción a
las necesidades de la comunidad.
Tipos de empresas
Extractivas.
Son las que se dedican a la explotación de los recursos naturales ya sea renovables o no renovables, entendiéndose por recursos
naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la
subsistencia del hombre.
Transformación.
Son empresas que transforman la materia prima en producto terminado y pueden
ser de dos tipos:
Empresas que producen bienes
de consumo final. Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del
consumidor: Estos pueden ser duraderos o no duraderos, suntuarios o de
primera necesidad.
Empresas que producen bienes
de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las
industrias de consumo final.
Comerciales. Son intermediarias entre producto y consumidor: Su función
primordial es la compraventa de productos terminados, pueden clasificarse en:
Mayoristas. Cuando efectúan ventas en
gran escala a otra empresa (minorista) que a su vez distribuye el
producto.
Minoristas o Detallista. Las que venden producto al
menudeo o pequeñas cantidades al consumidor.
Comisionistas. Se dedican a vender mercancía
que los productores les dan a consignación, percibiendo por esta función
una ganancia o comisión.
Servicios. Como su denominación lo
indica, son aquellas que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o
no fines lucrativos, la empresa de servicios pueden clasificarse en:
Transporte, Turismo,
Instituciones financieras, Servicios públicos varios (comunicación, energía,
agua), De servicios privados varios (asesorías, diversos trabajos
contables, jurídicos, administrativos), Educación, Salubridad,
Financias y seguros.
Toda actividad empresarial
presenta constantemente el problema de como hacer el trabajo lo mejor posible,
en un numero mínimo, con el mínimo esfuerzo y, desde luego, al menor costo. Ni
las empresas, ni las condiciones económicas, permanecen estáticas; por lo tanto
las políticas, el sistema de organización y/o los sistemas y procedimiento que
probamos son satisfecho, pueden ser obsoletos e ineficientes debido a rápidos
cambios y tendencias imprevistas.
En toda empresa
existe una serie de componentes indispensables que atienden a su objetivo
principal. Es obvio que ha fin de hacer el mejor trabajo, en el menor tiempo,
con un mínimo esfuerzo, al mas bajo costo posible, cada componente debe de ser
utilizado con máxima eficiencia. Mas aun, es esencial que se hagan estudios o
revisiones periódicas para determinar si la actividad esta funcionando de la
manera que fue aprobada y si se pueden hacer mejoras que afecten los
componentes requeridos para llevar a cabo su objetivo.
Los componentes
básicos de una empresa que tienden a su objetivo son: Personal, material,
sistemas y equipos. A continuación se indica una breve descripción de cada uno
de los componentes para al aclarar los conceptos relativos a estos factores
indispensables.
Personal. Se refiere a todos los grupos
humanos de los demás componentes. Este es él más importante porque es el que
utiliza los materiales y sigue paso a paso los procedimientos y también opera
el equipo. Al personal los podemos clasificar de la siguiente manera:
Los obreros. Estos pueden ser clasificados
según requieran tener conocimientos o pericia especiales antes de ingresar
a sus puestos.
El empleado. Su trabajo requiere mayor
trabajo intelectual y de servicio; estos pueden dividirse en clasificados
y no clasificados.
Los supervisores. Su función es vigilar el
cumplimiento exacto de los planes, ordeñes, instrucciones señaladas. Su
característica es el predominio e igualdad de las funciones técnicas sobre
las administrativas.
Los técnicos. Son aquellas personas que con
base en un conjunto de reglas o principio científico aplican la
creatividad.
Altos ejecutivos. Es todo aquel personal que
predomina la función administrativa sobre la técnica.
Directores o Administradores. Son aquellas personas cuyas
funciones principales son las de fijar objetivos, políticas, planes
generales y revisar los resultados finales, podría decirse que son los
orquestadores de cual organismo socioeconómico.
Materiales. Se refiere a las cosas que se
procesan y combinan para producir, el servicio, la información o el producto
final, pueden clasificarse en:
Bienes materiales. Aquellos bienes muebles e
inmuebles que integran a la empresa: sus edificios, instalaciones,
terrenos, etc. que tiene por objeto multiplicar capacidad productiva en el
trabajo
Materias primas. Los elementos corpóreos que
han de salir transformados en productos, por ejemplo: madera, hierro,
harina, etc. existen también materias auxiliares es decir aquellas que no
forman parte del producto, pero son necesarias para la producción, por
ejemplo: combustible, lubricantes, abrasivos, etc. Los productos terminados
normalmente se tratan de vender cuanto antes. Es indiscutible que casi
siempre hay que tener en inventario a fin de satisfacer periodos o para
tener siempre en el mercado, puesto que forman parte del capital deben
considerarse parte de materia prima.
Dinero. La empresa necesita y cuenta con
efectivo, es decir lo que tiene como disponible para pagos diarios y/o
urgentes; además posee como representación del valor de todos los bienes
mencionados, un capital construido por valores, obligaciones, acciones. etc.
Sistemas. Comprende todo el cuerpo orgánico
de procedimientos, métodos, etc. por medio de los cuales se logran los
objetivos de la empresa. estos deben de estar
coordinados con el elemento personal y este con aquellos por ejemplo:
De planeación. Se enfocan a la actividad de
proyectar la vida de la empresa a lo largo de la empresa, no solo en una
dirección sino buscando nuevos cambios y adaptando su existencia a la de
los sistemas de los cuales viven. Por ejemplo: Planeación de recursos
humanos, recursos materiales, de recursos tecnológicos, etc.
Organizativo. Consiste en la forma de como
debe estar estructurada la empresa; es decir separación de funciones,
numero de niveles jerárquicos, grado de delegación, descentralización.
De información. Es aquel en que a través de
sus componentes, toma los datos desde la actividad para conducirlos en
sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión.
Planeación, de relación, operacional, de control y gestión, de
investigación, etc.
De Control. El control es la escénica del
funcionamiento de la empresa como sistema. Lo más significativo de las
decisiones adoptadas y de las modificaciones consiste en actuar sobre
comportamientos determinados, a fin de reducir una desviación percibida.
Como función directiva,
el control se ve influido en su desarrollo por una serie de circunstancias de
las cuales dos de los más significativos pueden ser el estilo de dirección y la
planeación.
Los componentes del
sistema de control son:
1. Control de la Actividad
2. Control Operacional 3. Control de resultados
Control Integrado de
gestión.
Comprende, resultado de actividad y gestión con un alto grado de síntesis y
elaboración, tratando áreas funcionales completas integradas entre sí
Sistemas operativos. Son el conjunto de hombres y
medios de todo tipo, cuyas actividades se encadenan entre sí, de modo que
persiguen transferencias de información, bienes y servicios con arreglo a
procedimientos definidos, como ejemplo a estos podemos citar el de
producción, compras, comercialización, administración de personal,
contabilidad y otras más.
Equipo. Es él termino
común utilizado para identificar los instrumentos o herramientas que
completan y aplican mas al detalle la acción de la maquinaria. Maquinas,
muebles, aparatos, dispositivos de cualquier índole utilizando por el
personal en los procedimientos que utiliza la unidad administrativa en sus
actividades.
Estas cuatro funciones
funcionales (planeación, Organización, Ejecución y Control) constituyen el proceso
de la administración. Son los medios por los cuales se administra el gerente,
distinguen el gerente del no gerente. Una expresión sumaria de estas funciones
fundamentales de la administración, es: Planeación, para determinar los
objetivos y los cursos de acción que van ha seguirse; La organización para
distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer
las relaciones necesarias; la Ejecución; por los miembros del grupo para que
lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el Control de
las actividades que conformen con los planes.
Actividades importantes de cada función fundamental de la
administración
Planeación
Aclarar, Ampliar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo
las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr
los objetivos. Establecer un plan general de logros
enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de
desempeñar el trabajo Establecer políticas, procedimientos y métodos
de desempeño. Anticipar los problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados
del control.
Organización
Subdividir el trabajo en unidades operativas. Agrupar las obligaciones operativas en puestos
operativos. Reunir los puesto operativos
en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en un
puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad para cada
miembro de la administración. Proporcionar facilidades personales y otros
recursos. Ajustar las organizaciones a la luz del
resultado del control.
Ejecución
Poner en practica la
filosofía de participación por todos los afectados por la decisión o acto.
Conducir o retar a otros para que hagan su
mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen
todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por
un trabajo buen hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a
través de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz
de los resultados del control.
Control
Comparar los resultados con los planes en
general. Avaluar los resultados contra los estándares de
desempeño Idear los medios efectivos para medir las
operaciones. Comunicar cuales son los medio de medición. Transferir datos detallados de manera que
muestren las comparaciones y variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean
necesarias. Informar a los miembros responsables de las
interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados
del control.
Autoevaluación
Planeación, liderazgo, obligación, control. Estado activo de una
empresa. Planear, organizar,
ejecutar y controlar. X
2.- El desarrollo de la
administración se divide en las siguientes etapas:
Etapa
agrícola,
etapa industrial, etapa de comunicación. X Etapa administrativa,
etapa social, etapa cultural.
Etapa comercial, etapa
industrial, etapa lógica.
3.- Los siguientes son
tipos de empresas:
Extractivas, de transformación, y comerciales X Dinámicas,
extractabas, obsoletas De transformación, estáticas, dinámicas
5.- Los componentes del
sistema de control son:
control
eficiente, control laboral, control de calidad. Control de resultados,
control personal, control dinámico.
Control de la actividad,
control operacional, control de resultados. X
Muchas de las
funciones administrativas y operativas de un empresa
están bajo la responsabilidad directa del gerente. De tal forma que debe de
cuidar que cada uno de sus subordinados cumplan con
las normas establecidas en la empresa y supervisadas por el mismo.
Entre algunas de las
funciones del administrador están:
Plantear
de manera clara y correcta los objetivos
Hacer
que se cumplan las normas y políticas de la empresa
Estar
directamente relacionado con sus empleados
Tratar
de satisfacer las necesidades mas elementales de cada
uno de los obreros
Obtener
con cada jornada de trabajo la mayor producción posible
Cuidar
la comunicación que fluye dentro de la empresa
Elaborar
planes de trabajo que no rompan los ya establecidos
Proporcionar
un ambiente de trabajo agradable a sus empleados.
Un objetivo administrativo
es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la
dirección de los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye
cuatro conceptos:
Meta, Ámbito, Carácter definitivo y dirección, el ámbito de la meta que
persigue, esta incluido en la declaración de los limites
o restricciones prescritos que deberán observarse. Así mismo, un objetivo
connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o
de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo, porque están
sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es conjunción y
disturbio. Por ultimo, la dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los
resultados que se deben de juzgar y apartar estos resultados de los muchos
objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse.
Esta dirección
proporciona los cimientos apropiados que deben formularse para alcanzar los
objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de
la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización.
Administración por
resultados: La
administración por resultados enfatiza los resultados o el logro de los
objetivos en vez de las actividades, y también da importancia para el
comportamiento humano a través de la satisfacción de las necesidades por los
esfuerzos del trabajo.
Tipos y clasificación
de objetivos: En
toda organización hay muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes para
todas las organizaciones incluyen lo siguiente:
Proporcionar buen producto y servicio. Estar adelante de la conferencia. Crecer. Aumentar las utilidades, aumentando las ventas
y/o disminuyendo costos. Proporcionar bienestar y desarrollo a los
empleados. mantener operaciones y estructura
organizacional satisfactoria. Tener un ciudadano empresarial responsable. Desarrollar el comercio internacional.
Estas categorías a su vez,
pueden sugerir áreas claves para las cuales son capaces, de derivarse sus
objetivos, evaluando el grado de su realización, por ejemplo: Los gerentes de
la "G.E.C." identificaron ocho áreas que
son vitales en el mantenimiento y progreso del liderazgo, fuerza y habilidad
competitiva de su compañía. estas áreas claves del
resultado son:
Rentabilidad. Posición en el mercado. Productividad. Liderazgo del producto. Desarrollo personal. Actitudes de los empleados. Responsabilidad publica. Equilibrio entre los planes a corto y largo
plazo.
Las políticas pueden definirse como criterios
generales que tienen por objetivo orientar la acción, dejando a los jefes campo
para las decisiones que corresponden tomar: sirven, por ello, para formular,
interpretar o suprimir las normas concretas.
La importancia de las
políticas en administración es decisiva, porque son indispensables para la
adecuada delegación, la cual a su vez es esencial en la administración, ya que
esta consiente en "Hacer a través de otros".
Las políticas, ha dicho
alguien son "el objetivo en acción"; esto es absolutamente cierto.
Con todo, no bastaría para definirlas. El objetivo fija las metas, en tanto que
las políticas imperan ya las ordenes para lanzarse a
conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar hasta ellas.
Las políticas, por otra
parte, difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su mayor
generalidad.
Norma. Es todo señalamiento imperativo de
algo que ha de realizarse, sea genérico o especifico;
las normas genéricas, son precisamente las políticas, en tanto que las normas
especificas son las reglas. Estas se caracterizan porque pueden aplicarse sin
necesidad de decidir ningún extremo concreto.
Las políticas pueden
vaciarse en una disposición concreta, convirtiéndose así en normas; pueden
quedarse como declaraciones generales para cumplir las tres funciones
señaladas: Inspirar, interpretar y suplir normas. Se formulan siempre en los
altos niveles.
Suelen existir tres
problemas en la formulación de las políticas:
El primero radica en que, en muchas ocasiones,
se considera que para formular una política, basta con usar la expresión:
"es política de esta empresa que ....".
Lo segundo suele ser añadido a la regla de
termino "es lo posible".
En tercer lugar, hay reglas que fijan tan solo
márgenes o limites: "El sueldo que los jefes podrán autorizar para
tal puesto, deberá encontrarse entre $800.00 y $1000.00". Es evidente
que estos expedientes, u otros semejante, puedan ayudar a quitar a la
regla su rigidez absoluta; sin embargo de su yo, no por ello crean
políticas.
Sus especies:
Por la forma de
originarse se dividen en:
a). Extremadamente impuestas.-
Estas pueden serlo por la Ley: La política de proporcionalidad de trabajo y
salario establecida por la constitución.
b). Política de apelación.-
Estas son las que se forman a través de las consultas que los jefes intermedios
hacen a los superiores; formándose así, por tres o cuatro resoluciones
semejantes, una norma de aplicación o interpretación. Son, como alguien ha
dicho, "La jurisprudencia administrativa".
Las Políticas son, como ya
señalamos, uno de los medios básicos, para poder delegar autoridad, ya que sin
ellas, es imposible que el delegado ejecute su función con el sentido que el
delegante necesita para lograr los objetivos propuestos.
1a. Regla de su
fijación. Debe
de cuidarse de todas las políticas que han de influir la actividad de una
sección, departamento, o toda la empresa, queden claramente fijadas, de
preferencia, por escrito.
2a. Regla de su
Difusión.
Siendo el fin de las políticas orientar la acción, es indispensable que sean
conocidas debidamente en los niveles donde han de ser aplicadas, y que este
conocimiento se realice, de preferencia, por medios orales.
3a.- Regla de su Coordinación.
Deben cuidarse de que exista alguien que coordine e interprete validamente la
aplicación de las políticas, pues, de otro modo, pueden ser diversas y aun
contradictoriamente aplicadas.
Los Programas son aquellos
planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de
operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de
sus partes.
Así como es de la esencia
de las políticas el orientar genéricamente la acción, y de los procedimientos
el de fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la
fijación del tiempo requerido para cada una de sus partes.
Los programas pueden ser
generales o particulares, según que se refieran a toda la empresa, o a un
departamento en particular. Debe advertirse que los términos "general y
particular", son relativos, como lo son el genero
y la especie; Así, tan solo los programas para toda la empresa son siempre
generales, en tanto que los de producción, serán particulares en relación con
los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas de
mantenimiento.
Los programas pueden ser
también a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a corto plazo, los que
hacen para un mes, dos, tres, seis y hasta un año. Los que exceden un año
suelen considerarse como programas a largo plazo.
No deben confundirse los
programas generales, con los a largo plazo, y los particulares con los a corto
plazo. Puede un programa particular ser relativo al adiestramiento, ser para un
mes, o para dos años.
1a.
Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la
suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para
lograr su pleno éxito.
2a.
Regla. Debe hacerse siempre "La venta" o convencimiento a los
jefes de la línea que habrán de aplicarlos.
3a.
Regla. Debe de estudiarse el "Momento" más oportuno para iniciar
la operación de un programa nuevo.
Procedimientos. Son aquellos planes que señalan
la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en
cada función concreta de una empresa.
Los procedimientos son
como "El seccionamineto" funcional de acto
administrativo. La ultima división, en opinión de muchos, se da en los
"métodos", con los que corresponden a unidades de acción de suyo
individuales.
Los procedimientos se dan
en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los
niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los
niveles altos.
Es característica de los
procedimientos, que, en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos,
que hallan bajo distintas autoridades. Ello hace más necesario que deban
fijarse con mayor precisión, todo procedimiento es, por tal motivo, un
"gasto de tiempo", quizá aparatoso, de momento; mas sirve para lograr
un ahorro permanente en el futuro
1a.
Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, de preferencia,
gráficamente.
2a.
Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados a fin de
evitar tanto la rutina (defecto) como la súper
especialización
(exceso).
3a.
Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los
procedimientos.
El presupuesto es una
modalidad especial de los programas cuya característica esencial consiste en la
determinación cuantitativa de los elementos programados.
Se llama
"financieros", si dichos elementos se estiman en unidades monetarias.
Costos, utilidades, Perdidas, Gastos, etc. Son "No financieros", si
su cualificación no de lleva hasta unidades
monetarias, sino solo en cantidades de producción, de ventas, de desperdicios,
de horas hombre requeridas.
Un tipo especial de
presupuesto le constituye los "pronósticos" cuya característica
principal es que establece él numero de unidades que se esperan vender, gastar,
producir, etc. Lo básico es que "Pronostiquen", con base han la
experiencia pasada proyectada hacia futuro con la ayuda de instrumentos mas o menos técnicos lo que se espera lograr o realizar.
Estrategia es la acción de
marcha que se sigue para poseer niveles de recursos ajenos a quien la aprende.
La estrategia es un plan
(generalmente a largo plazo) que es el resultado de una decisión ejecutiva cuyo
objetivo consiste en desarrollar total o parcialmente los recursos humanos y
materiales de la empresa para desarrollarla o lograr su crecimiento total o
parcial a través de:
Una ampliación y consolidación de su situación financiera.
Una ampliación de su mercado potencial.
Una ampliación de sus actuales líneas de crecimiento.
Para que la planeación sea
sumamente practica y eficaz, deberá tomarse en cuenta y adaptarse a las
reacciones de las personas a quienes afecta. Esto implica el uso de estrategias
en la planeación.
Steiner define planeación estratégica
como: "El proceso de determinar los mayores objetivos de una organización
y las políticas y estrategias que gobiernan la adquisición, uso y políticas de
los recursos para realizar esos objetivos".
Planeación estratégica (a largo plazo).
Es la planeación de este
tipo general proyectada a lo largo de los objetivos institucionales de la
empresa, y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales
de acción de la misma.
Este tipo de planeación se
concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización,
sobre los recursos que serán utilizados y las políticas generales que
orientaran la adquisición y la administración de tales recursos, considerando a
la empresa como una entidad total.
Las características de
esta planeación son, entre otras las, siguientes:
Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes
específicos subsecuentes.
Es conducida o ejecutada por los altos niveles jerárquicos de dirección.
Establece un marco de referencia general para toda organización.
Se maneja información fundamentalmente externa.
Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de
planeación.
Normalmente cubre amplios periodos.
No define lineamientos detallados.
Su parámetro principal es efectividad.
La planeación del
crecimiento de la empresa puede considerarse como representativa de la
planeación a largo plazo.
Las técnicas para formular
planes, y para representarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las
más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la
administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas, como diversas de
planes, sin embargo, las mas usadas son las
siguientes:
Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.
Diagramas de proceso y flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar
y/o explicar un procedimiento.
Gráficas de Ganta, que tiene por objeto controlar la
ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente.
Programas de muy diversas formas, pero, especialmente los que representan bajo
la característica explicada otras, de presupuestos no financieros, presupuestos
financieros y pronósticos.
Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program
evaluation and review technique), CMP (Critical Path Method),
y RAMPS (Resource allocation
an multi proyect sheduling), todo los
cuales suelen conocerse con el nombre genérico de técnicas de trayectoria
critica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una
serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo
fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo,
de aquella secuencia de operaciones que resulten la mas larga y costosa, ya
que, de nada serviría acortar otra secuencia necesaria y colaterales a la
primera, si esta detiene y dificulta el avance general.
Manual
El concepto de lo que es
un manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un
folleto, libro, carpeta, etc., en los que en una manera fácil de manejar se
concentran en forma sistemática, una seria de elementos administrativos para un
fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada
humano en la empresa.
Existen muy diversos tipos
de manuales; mencionaremos aquí tan solo algunos de los principales:
Manual de objetivos y políticas: Como su nombre lo indica, reúna un
grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con
expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de
algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
Los manuales departamentales: Son aquellos en que se escogen todas las
políticas, reglas, etc. aplicable en cada departamento determinado. Son los que
mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición que hemos dado.
Manuales del empleado o bienvenida: Suelen escoger todo lo que interesa
conocer al empleado en generalmente, sobre todo al ingresar a la empresa.
Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y
comentarios de las cartas de organización, en ocasiones contienen,
adicionalmente, una síntesis de la descripción de puesto y las reglas de
coordinación ínter departamentales.
Diagrama de
Procesos
Los sistemas de
simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de
movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en
ellas es mas clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las
necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean con gran amplitud a los
trabajos administrativos y de oficina.
Y existe razón para ello,
porque, como lo hace notar un laborista, la diferencia fundamental radica en
que mientras que en el taller se procesan o transforman materiales, en la
oficina se procesan o tramitan las formas.
Los pasos esenciales en
todos procesos son cinco: operación, transporte, inspección, demora y
almacenamiento. Cuando se realizan tramites administrativos, existen también
estas mismas etapas, ya que hay:
Operación. Como son escribir documentos, hacer cálculos,
registrar, sellar, etc.
Transporte. Como llevar una carta a un departamento, pasar
un reporte, llevar el archivo ciertas formas.
Inspecciones. Como revisar cuentas, analizar un informe,
revisar correspondencia antes de su firma, se indica con un punto.
Demora. Como cartas dejadas en "Charolas de
salida", documentos en espera de su tramite.
Almacenamiento. Como documentos en el
archivo.
Valor de los
instrumentos de simplificación.
No esta por demás
precisar que los instrumentos de simplificación, como el diagrama de proceso,
no substituyen a criterio humano del administrador, pues ese criterio es propiamente
el que pensara y sugerirá los cambios que deben de hacerse, sino que tan solo
ayuda ese criterio. Pero dicha ayuda es de valor incalculable.
Estos instrumentos hacen
ver un proceso, en forma tal, que pueda apreciarse separadamente cada uno de
sus pasos. Además no permite ver gráficamente esos pasos.
El sistema de
simplificación del trabajo Forma, con la sola variable de usar otra manera de
simbolizar: las iniciales O-T-I-D-A, que equivalen a Operación, Transporte,
Inspección, Demora y Almacenamiento. Usamos aquí estos diversos símbolos para
ejemplificar otro tipo de modo distinto de representar, y desde luego
fácilmente recordable por palabra "OTIDA".
Para formular el diagrama
de proceso, se deben seguir los siguiente pasos:
Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado
contendrá datos de identificación del proceso, tal como el nombre del
mismo, departamento, sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de
elaboración, etc.
El cuerpo de esta hoja, consta de cinco
columnas para los símbolos, otra para descripción breve del tramite, otras dos para anotar distancias de transporte
y los minutos de demora por almacenamiento y otra finalmente para
observaciones.
Se anota, ante todo, la descripción de los
diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las
columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea bien
perceptible.
Cuando el proceso se ha terminado de describir,
se obtienen los totales de las operaciones, transporte, inspecciones y
demora, así como los metros recorridos y el tiempo perdido en
almacenamiento y demora.
Estos totales nos indican ya en cierto modo el
tipo de opción que conviene tomar, así si notamos que los transportes y
almacenamiento son exagerados sobre las operaciones o inspecciones,
tendremos que deducir que esos procesos pueden mejorarse.
Hay todavía necesidad de hacer un análisis mas
profundo, para lo cual debamos preguntarnos:
o
Que
se puede eliminar?
o
Que
se puede combinar?
o
Que
se puede redistribuir?
o
Que
operaciones se pueden mejorar?
Algunos puntos
para análisis de gráficas de procesos
Reglas
generales:
No de nada por supuesto: cada detalle debe ser
preguntado e investigado.
El mejor instrumental para el análisis, es
aplicar las seis preguntas: que, quien, por
Que donde, cuando y como.
El método propuesto debe ser analizado bajo las
mismas reglas con las que se analizo el método de operación.
Algunas Reglas
particulares:
Existe duplicación, total o parcial, de algún
esfuerzo?
Puede mejorarse alguna operación, combinada con
otra parte del proceso, o realizándola en otro departamento.
Puede eliminarse totalmente alguna demora? Con frecuencia, el tiempo total de almacenamiento
temporal resulta mayor que el de la operación real. En procesos en que lo
más importante es la rapidez, debe estudiarse cuidadosamente esta posible
eliminación.
Puede combinarse con la ventaja la localización
de algún almacenamiento parcial o demora? A
menudo puede hacerse.
Auto evaluación
Cualquier impocisión de la empresa. Todo señalamiento
imperativo de algo que ha de realizarse. X Una
política
definida previamente
Actuales u obsoletos. Estáticos
o dinámicos. Generales o particulares.
X
Controles. Pronósticos.
X Procedimientos.
Concepto
Terry: Es el arreglo de las funciones que se estiman
necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la
responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de
las funciones respectivas.
Sheldon: El proceso de combinar el trabajo que los
individuos o grupos deben efectuar, con los elementos necesarios para su
ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecutan, sean los mejores
medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada del
esfuerzo disponible.
Petersen y Plouman: es un método de distinción de la
autoridad y de la responsabilidad, y sirve para establecer canales prácticos de
comunicaciones entre los grupos.
Litterer: Es una unidad social, dentro de la cual existe una
relación estable entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtención de
sus objetivos o metas.
Nosotros: Es la estructuración técnica de
las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades
de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Importancia de la
Organización
La organización, por ser el elemento final del
aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles
todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a como debe
ser una empresa.
Tan grande es la importancia de la
organización, que en algunas coacciones han hecho perder de vista a muchos
autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que
la contrapongan a esta ultima, como si la primera representara lo teórico
y científico, y la segunda lo practico y empírico. Esto es, inadecuado,
por todo lo que hemos visto antes.
Tiene también gran importancia por construir el
punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick
llama de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo
autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe
sé" y "lo que es".
Principios de la
Organización.
Principio de la especialización. "Cuando más se mide el trabajo,
dedicado a cada empleado a una actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de
suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza.
La
especialización sola es útil cuando se tiene conocimiento general del campo de
que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las
relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua en la eficiencia.
Así, una persona especializada en selección de personal, pero que ignora los
principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios
errores.
La
especialización tiene como limites los que impone la naturaleza humana del
trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una super
especialización, que produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del
trabajador, reduciendo a una mera maquina o parte mecánica del sistema. Además,
a base de ir haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un campo menor
llega a hacerle especialista en actividades que prácticamente carecen de
importancia.
Principio
de la unidad de mando. "Para cada función debe existir un solo
jefe". En este principio establece la necesidad de que cada
subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia
de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que
exige la organización: "Nadie puede servir a dos señores". "Un
cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso
en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo
biológico". La especialización, para obtener mayor eficiencia,
estableció la división por funciones; la unidad de mando, para lograr también
esa mayor eficiencia, establece su coordinación a través de un solo jefe, que
fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.
Principio
de equilibrio de autoridad-responsabilidad. "Debe
precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel
jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a
aquella".
Principio
de equilibrio dirección-control. "A cada
grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles
adecuados, para asegurar la unidad de mando".
Detallar todo el trabajo que
debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización. Toda organización se crea
para lograr un conjunto de propósitos, todas las finalidades se logran en
forma diferente, por consiguiente, para que se logren las metas de la
organización las tareas deben ser establecidas primero.
Dividir la carga total de
trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en forma lógica, por una
persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean porque el trabajo que
debe realizarse no puede hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba
dividirse adecuadamente entre sus miembros. Por adecuadamente entendemos,
primero, que a los individuos se les asignaran las tareas con base a su
cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna persona, se le puede
imponer una carga de trabajo demasiado pesada o ligera.
Combinar el trabajo de los
miembros de la organización de modo lógico y eficiente. A medida que una organización
crece y contrata a mas personal para llevar a
cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya tarea
guarda relación entre sí. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia,
producción, manufactura. A esta agrupación del trabajo suele llamarse departamentacion.
Establecer un mecanismo para
coordinar el trabajo de los miembros que un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y
departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse
las metas de la organización o bien surgir conflictos entre los miembros.
Los gerentes de mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para
que se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así estimular la
demanda, aun cuando el interés general de la compañía convenga mas
invertir en creces en equipo automatizado y reducir los costos.
Vigilar la eficiencia de la
organización y hacer ajustes para mantenerla mejorarla. Dado que organizar es un
proceso constante, se requiere una evaluación periódica de los cuatro
pasos precedentes. A medida que la organización crece y cambia las
situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de que sea
compatible por una operación eficaz y eficiente para satisfacer las
necesidades presentes. La división del trabajo es fraccionar una tarea, de
modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de
actividades y no toda la tarea.
La departa mentalización es el agrupamiento de actividades para
las que son semejantes y estén relacionadas lógicamente entre sí. La departa mentalización representa la estructura formal de la
organización tal como aparecería en un organigrama.
Los tipos básicos
son los siguientes:
Lineal
militar: Este
sistema esta bien para organizaciones pequeñas, casi tipo familiar. Se encontró
que este tipo de organización era demasiado rígido para poder delegar
autoridad. La necesidad de reducción del trabajo y de la delegación de
autoridad trajeron como consecuencia buscar formas más
flexibles de organización.
Funcional: Es muy
común encontrarlo y se puede representar en muchas formas; la gráfica ofrece
una de las más conocidas.
Lineal
o funcional: Con este sistema se trato de resolver el problema de que
varias personas dieran ordenes al mismo tiempo a un
subordinado, y se hizo una combinación del sistema lineal con el funcional. En
este sistema hay personas especializadas cada una en su lugar. La idea fue que
los asesores pudieran trasmitir ordenes a través del
gerente.
De
Comité: Este sistema podría funcionar con un solo comité consultivo, en
este sistema tenemos cierta forma funcional, completado todo esto con el uso de
comités para formar mas políticas de cada sección que nos brinda la oportunidad
de saber la opinión de todos los afectados. Los comités no tienen función de
mando pero están obligados a exponer sus opiniones.
En la practica no encontramos establecido ningún sistema puro,
sino que se combinan. Si pensamos que la organización es una parte del proceso
administrativo, cabe preguntare que es y para que sirva, tales ves si
examinamos todo el proceso nos ayude a examinarla.
Se debe de tomar en
cuenta cuatro puntos de organización: Delegación de autoridad, no delegar
planeación, descentralización.
Existen diversas
formas de organizar las actividades. Las unidades funcionales pueden ser:
dirección, departamento, secciones, grupos, subgrupos y unidades. Una forma de
tomar en cuenta para organizar es por funciones; se reconocen cinco: Producción,
ventas, Finanzas, relaciones y organización; todas son indispensables.
La
organización puede simplificarse por tres etapas:
- Actividades y funciones. - Jerarquías para niveles de autoridad.
- Obligaciones que deben asignarse a cada persona.
1a
Regla. Debe da hacerse, una lista escrita de todas las funciones que
para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel
jerárquico.
2a.
Regla. Debe de definieres en forma sencilla, o precisarse al menos,
cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:
Que
se encuentren dos o más idénticas.
Que
se encuentren algunas superposiciones parciales.
3a.
Regla. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de
idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el
segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.
4a.
Regla. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los
últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las
funciones que se desean realizar.
5a.
Regla. Cuando se tiene una división funcional teórica,
se reúnan las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.
6a.
Regla. La forma de consignar esta departamentizacion
concreta suele ser doble.
Auto evaluación
Cinco etapas. Dos etapas. Tres etapas. X
La dirección es aquel
elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de
todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida.
Basándose en decisiones, ya. Sean tomadas directamente, ya, con mas Frecuencia,
delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente Que se cumplan en la
forma adecuada todas las ordenes emitidas.
Por su parte, Koontz y O'donnell adopta él termino "dirección", definiendo esta como la
función ejecutiva de Guía y vigilar a los subordinados.
Fayol define la dirección
indirectamente al señalar: "una vez Constituido el grupo social, se trata
de hacerlo funcionar, tal Es la misión de la dirección". , La que
"consiste para cada jefe, En obtener los máximos resultados posibles de
los elementos que Componen su unidad, en interés de la empresa" A nuestro
juicio se trata aquí, y en eso todos coinciden, de Obtener los resultados que
se habían previsto y planeado, y para
Los que se había
organizado e integrado. Pero hay dos estratos Sustancialmente distintos para
obtener estos resultados:
En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aun Técnicos), se trata de
"hacer", "ejecutar", "levar a cabo" Aquellas
acciones que habrán de ser productivas.
En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquel que Es jefe, y precisamente
en cuanto lo es, se trata de "dirigir", No de "ejecutar" el
jefe, en cuanto tal, no ejecuta, sino hace que Otros ejecuten.
Importancia en relación
con los demás elementos
Notemos que la dirección
es la parte "esencial" y "central", De la administración, a
la cual se deben subordinar y ordenar Todos los demás elementos.
Importancia en razón de
su carácter
Otra razón de su
importancia radica en que este elemento de La administración es él mas real y humano. Aquí tenemos que ver En todos los casos
"con hombres concretos", a diferencia de Los aspectos de la parte
mecánica, en que tratábamos mas bien Con relaciones, con "el cómo debían
ser las cosas".
Los principios de la
dirección
Principio de la
coordinación de interés "el logro del fin común se hará más fácil, cuanto
mejor". Se Logren coordinar los intereses de grupo y aun los individuales,
de Quienes participan en la búsqueda de aquel".
Principio de la
impersonalizada de mando
La autoridad de una
empresa debe ejercerse, mas como Producto de una necesidad de todo el organismo
social, de como Resultado exclusivo de la voluntad del que manda".
Principio de la vía
jerárquica
Al transmitirse una orden,
deben seguirse los conductos previamente establecidos, y
jamás
saltarlos sin razón y nunca en Forma constante.
La toma de decisiones es,
por así decirlo, la llave final de todo el proceso administrativo: ningún plan,
ningún control, Ningún sistema de organización tiene efecto, mientras no sé de
una Decisión. Tan importante es que, quiere reducir el estudio de La
administración al aprendizaje de una técnica para tomar Decisiones.
Además, la técnica para
llegar a una decisión varia con el Tipo del problema,
con la persona que la toma, y con Las circunstancias que prevalezcan. A
probablemente no existe Una técnica universalmente valida para lograr
decisiones buenas Y eficientes.
Para tomarse una decisión
se debe de considerar lo siguiente:
Debe de identificarse ante todo con toda
claridad el problema sobre el que débenos decidir. Toda decisión implica
la elección entre dos o más alternativas.
Debemos garantizarnos de que tenemos la
información necesaria para poder decidir.
Debemos plantear con claridad, las diversas
posibilidades de acción y ponderarlas. Si decidir es escoger entre
diversas alternativas, necesitamos conocerlas todas ellas, compararlas y
ponderar sus ventajas y desventajas.
El efecto primordial ha
sido reforzar y profundizar el desarrollo dinámico de la dirección, que es la
cuarta etapa del Proceso administrativo, que destacan algunas funciones como:
Dirección mediante señalamientos de objetivos.
Muchos toman decisiones, pocos las ejecutan y muchos las critican.
Selección de las más importantes y urgentes decisiones.
Toda decisión implica riesgo.
Anticipaciones al hecho, las decisiones parecerán no responder a un objetivo
inmediato. Cada vez se requiere De mayor anticipación.
Creación e integración de un equipo. Los integrantes son Agrupables a lideres capaces de medir su propia acción y de Conseguir
resultados afines a los objetivos comunes.
Concesión, con los recursos humanos, de medios Financieros y materiales para
convertirlos en planes de acción.
La comunicación, sirve para transmitir los propósitos Rectores en forma clara y
rápida os ordenes.
La
idea de que un director fuese especialista en alguna De las funciones, ha
quedado suplida con la de lograr Responsabilidad en cada uno de los
colaboradores.
Se deben sé considerar los factores que pueden afectar Las políticas de la
empresa, ya sea interno o externo.
Delegación de autoridad, para que los ejecutivos Funcionales sepan tomar la
máxima responsabilidad en sus Iniciativas, decisiones y acciones en el logro de
los objetivos Que se les haya fijado con las políticas marcadas previamente.
Un directivo des cualquier
empresa deben de poseer las Siguientes cualidades:
Fe en el objetivo. Don de mando. Espíritu de previsión. Persistencia. Humildad. Valor.
Los motivos humanos se
basan en cada una de las necesidades humanas, que pueden ser conscientes o
inconscientes. algunas necesidades son primarias o
secundarias, según la intensidad y el tiempo de acuerdo con los individuos.
Motivación
Es un termino
general que es aplicado a cada uno de los impulsos, deseos, necesidades,
aspiraciones y fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus subordinados, o
sea que hacen cosas que Esperan que satisfagan estos impulsos y deseos, esto
hará que los Subordinados actúen y trabajen en la forma deseada.
Los gerentes tienen la
responsabilidad de crear un medio Propicio para el desempeño mejor de sus
subordinados, y estos Tienen también la responsabilidad sé la auto motivación.
Cadena de necesidad-deseo-satisfacción
La motivación comprende
una reacción en cadena, que inicia Con necesidades percibidas, produce deseos o
metas buscadas y da Lugar a tensiones, que provocan acciones para alcanzar
metas y Finalmente satisfacer los deseos.
El medio tiene una
muy importante sobre la Percepción de las necesidades secundarias. La promoción
de un Subordinado puede suscitar el deseo de tener una posición Superior. Un
problema lleno de retos podría aumentar el deseo de Lograr algo mediante su
solución.
La cadena de
necesidad-deseo-satisfacción no siempre actúa tan
sencillamente, sino que las necesidades provocan una conducta, La satisfacción
de una necesidad puede despertar un deseo de Satisfacer mas
necesidades. Las necesidades de una persona puede Agudizarse por la
satisfacción obtenida al cumplir con una meta Desea o puede reducirse al mínimo
con el fracaso. Las Necesidades no siempre son la causa de la conducta humana,
sino Que podrían ser los resultados de ella, esto significa que, la conducta
Con frecuencia es lo que hacemos y no porque lo hacemos.
Complejidad de la
motivación
En cualquier
circunstancia, los motivos de un individuo Podrían ser muy complejos y en
ocasiones contradictorias. Un Individuo puede sentirse motivado por un deseo de
bienes y Servicios económicos, es posible que estos deseos tomen un papel De
que sean antagónicos o complejos.
Motivadores
Son las cosas que inducen
a una persona a actuar bien, aunque las Motivaciones reflejan deseos, los
motivadores son las recompensas O incentivos identificados que refuerzan el
impulso para satisfacer Estos deseos. También son los medios a través de los
cuales es Imposible conciliar las necesidades en conflictos o Destacar una
necesidad para que tenga prioridad sobre otra.
Un gerente puede contribuir
en buena medida a reforzar los motivos Mediante el establecimiento de un medio
favorable a ciertos impulsos.
Un motivador es algo que
influye en la conducta del Individuo, es el factor decisivo de lo que hace la
persona. En Cualquier empresa organizada, los gerentes de esta deben de
Preocuparse por los motivadores y deberán de ser ingeniosos en su Uso y debe de
utilizar los motivadores que llevaran a los Subordinados a desempeñarse con
eficiencia para la empresa, una Buena parte de los impulsos de todas las
personas deberá ser Estimulada y satisfecha para asegurar un desempeño
eficiente.
Diferencia entre
motivación y satisfacción
La motivación es referida
al impulso y esfuerzo por Satisfacer un deseo o meta, la satisfacción se
refiere al placer Experimentado cuando se satisface un deseo, o sea la
motivación Implica un impulso hacia el resultado y la satisfacción es el
resultado ya experimentado.
Desde el punto de vista
administrativo, un individuo podía Tener gran satisfacción en el empleo pero un
poco nivel de Motivación para el mismo o podrá suceder lo contrario. También es
Entendible la probabilidad de que personas altamente motivadas y Con poca
satisfacción en el empleo busquen otras posiciones. En el Mismo sentido, lo que
consideran gratificantes sus posiciones pero Reciben remuneraciones
considerablemente menores a lo que desean o Piensan que merecen, posiblemente
busquen otro empleo.
Comunicación
La función de comunicación
es el medio a través del cual se unifica la actividad organizada. Podría verse
como el medio por el cual los insumos sociales llegan a los sistemas sociales.
Es También el medio con que se modifica la conducta, se efectúa el Cambio, se
hace productiva la información y se cumplen las metas.
Importancia
Chester I. Barnard,
por ejemplo, considero la comunicación Como el medio a través del cual la
persona se vinculan en una Organización para alcanzar
un fin común. Esta sigue siendo la Función fundamental de la comunicación. De
hecho, la actividad de Grupo es imposible sin la comunicación ya que no se
puede lograr La coordinación ni el cambio.
Los psicólogos están
interesados también en la comunicación. Hacen hincapié en los problemas humanos
que se presentan en el Proceso comunicador de iniciar, transmitir y recibir
información. Se han centrado en la identificación de las barreras contra la
Buena comunicación, particularmente las que tienen que ver con las Relaciones
interpersonales. Los sociólogos y los teóricos de la Información, así como los
psicólogos, se concentran en el estudio De las redes de comunicación.
Propósitos de
la comunicación
El propósito de la
comunicación en una empresa es realizar el Cambio; influir la acción hacia el
bienestar de la empresa. La Comunicación es esencial para el funcionamiento interno
de la Empresa debido a que integra las funciones administrativas.
Particularmente, la
comunicación es necesaria para:
En la siguiente figura se
muestra gráficamente no solo la Comunicación facilita las funciones
administrativas, sino que Relaciona también la empresa con su medio externo,
mediante el Intercambio de información con los proveedores, las necesidades de
Los clientes, los interese del accionista, etc. Es mediante La comunicación
cualquier empresa se convierte en un sistema Abierto que
interactúa
con su medio.
Proceso de la
comunicación
Modelo del
proceso de la comunicación: En términos sencillos el proceso de la
comunicación, Comprende al emisor que transmite al receptor un mensaje a través
De un canal seleccionado.
Emisor del
mensaje: La comunicación se inicia con el emisor, que tiene una idea o
Pensamiento, que posteriormente se codifica en forma tal que pueda Ser
entendido tanto por el cómo por el receptor. Generalmente se Piensa en
codificar el mensaje en el idioma común, pero existen muchas otras maneras de
codificar, como traducir la idea a un Lenguaje de computadora.
Uso de un
canal para transmitir el mensaje: La información se
transmite a través de un canal que vincula Emisor con el receptor el mensaje
podría ser oral o escrito, y Es posible que se transmita mediante un memorando, una Computadora, el teléfono, un telegrama o la
televisión. En Ocasiones, se utilizan dos o más canales, la selección apropiada
Del canal son vitales para la comunicación eficaz.
Receptor del
mensaje: El
receptor tiene que estar preparado para el mensaje para Que este pueda
decodificarse en el pensamiento el siguiente paso En el proceso es la
decodificación, en que el receptor convierte El mensaje en ideas. La
comunicación precisa puede producirse Solamente cuando tanto el emisor como el
receptor asignan Significados iguales o similares a los símbolos que integran
el Mensaje.
El entendimiento
esta en la mente del emisor y del receptor. Las personas con una mentalidad
cerrada normalmente no entenderán Por completo los mensajes.
Ruidos y
retroalimentación en la comunicación: La comunicación se ve afectada
por el ruido, que es cualquier Cosa que impide la comunicación.
Un ruido o un medio confinado podría bloquear
el desarrollo De una idea clara.
La codificación prodiga ser defectuosa por el
uso de Símbolos inadecuados.
La transmisión podría interrumpirse por
estática en el canal.
La decodificación podría ser defectuosa si se
asigna un Significado equivocado a las palabras o símbolos.
La falta de atención puede producir una recepción
inadecuada.
Para verificar la eficacia
de la comunicación es elemental la Retroalimentación
Comunicación
en la empresa
En las empresas actuales,
la información debe de fluir mas Rápido que antes, inclusive una breve
suspensión de actividades en Una línea de producción rápida puede ser muy
costosa en términos De producción. Por lo tanto, es esencial que los problemas
de
Producción sea comunicada
rápidamente papa que se tomen medidas Correctivas. Otro elemento importante es
la cantidad de Información, que ha crecido enormemente en los últimos años, lo
Que provoca una sobrecarga de información. Es necesario determinar
Que clase de información
necesita el gerente para una toma de Decisiones eficaz. Para conseguirla. Se
requiere a menudo recabar Datos de los superiores y subordinados del gerente y
también de Departamentos y otros miembros de la organización.
La necesidad
de información por parte de los gerentes
Para ser eficaz, un
gerente requiere la información necesaria Para desempeñar sus funciones y
actividades. Sin embargo, una Mirada aun superficial a los sistemas de
comunicación muestra que Con frecuencia carece de información vital para la
toma de Decisiones o que reciben demasiada información, lo que produce una
Sobrecarga. Lo que un gerente necesita no es el nacido de Información, sino
información pertinente. Es claro que no existe Un sistema de comunicación que
se aplique universalmente; por lo Contrario, debe de estructurarse de acuerdo
con las necesidades de Cada gerente.
Flujo de
comunicación en la organización
En una organización
eficaz la comunicación fluye en diversas Direcciones. Tradicionalmente, la
comunicación hacia abajo había fue considerada como la más importante, pero
existen pruebas Consistentes de que si la comunicación solamente fluye de
arriba Hacia abajo surgieran problemas. De hecho, se podría argumentar que La
comunicación eficiente debe empezar con el subordinado, y esto Significa
primordialmente información hacia arriba. La Comunicación fluye también en
forma horizontal, es decir, entre Personas en niveles organizaciones iguales o
similares, y Diagonalmente, que comprende a personas de diferentes niveles que
No tienen relaciones directas de autoridad o subordinación.
Liderazgo
El liderazgo tiene
diferentes significados para varios autores aquí definimos liderazgo como
influencia, el arte o Proceso de influir en las personas para que se esfuercen
con buena Disposición y entusiastamente hacia la consecución de metas Grupales.
En teoría, las personas deben sentirse alentadas a Desarrollar no solamente
buena disposición para trabajar, sino También el deseo de trabajar con celo y
confianza. Celo es ardor, Firmeza e intensidad en la ejecución del trabajo;
confianza Refleja experiencia y habilidad técnica.
El primer componente
del liderazgo es el poder.
El segundo elemento es un
entendimiento fundamental de las Personas. Como en todas las practicas,
una cosa es conocer la Teoría de la motivación, los tipos de fuerzas
motivadoras y la Naturaleza de un sistema de motivación y otra es ser capaz de
Aplicar ese conocimiento a las personas y las situaciones. Un Gerente o
cualquier otro líder que cuando menos conozca el estado Actual de la teoría de
la motivación y que los elementos de la Motivación estén más conscientes de la
naturaleza y fuerza de las Necesidades humanas y tendrá mayor capacidad para
definir y Diseñar medios de satisfacerlos y administrar para obtener las
Respuestas deseadas.
El tercer componente del
liderazgo parece ser una rara Habilidad de inspirar a los seguidores a aplicar
todas sus Capacidades a un proyecto. Aunque el uso de los motivadores parece
Centrarse en los subordinados y sus necesidades, la inspiración Proviene
también de los jefes de grupo.
El cuarto componente de
liderazgo tiene que ver con el estilo del líder y el clima que crea. La forma
en que la fuerza de la motivación depende de las expectativas, las recompensas
percibidas, la cantidad de esfuerzo que se piensa será requerida el trabajo que
hay que realizar y otros factores que son parte de un medio. También se vio la
forma en que un clima organizacional influye en la motivación. La conciencia de
estos factores ha producido innumerables investigaciones sobre la conducta del
liderazgo y al desarrollo de varias teorías al respecto.
El principio fundamental
del liderazgo es: como las personas tienden a seguir a aquellos que, en su
opinión, les ofrecen un medio para satisfacer sus metas personales, cuanto más
entiendan los gerentes que motivan a sus subordinados y como operan estas
motivaciones y cuantos más reflejen este entendimiento en el cumplimiento de
sus. acciones gerenciales, mayores probabilidades
habrá de que sean eficaces como lideres
Autoevaluación
Regaños. Dinero. Motivadores. X
Tomar las decisiones mas
efectivas. La llave final de todo el
proceso administrativo. Hacer lo mejor al mayor
costo.
Correcto. Divertido. Don de mando. X
Control es la medición de
los resultados. Actuales y pasados en relación con los esperados ya sea total o
parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Definición
Sintética.
Es la recolección sistemática de datos.
Todo control implica,
necesariamente la comparación de lo obtenido con lo esperado, pero tal
comparación puede realizarse al final de cada periodo, prefijado, o sea, cuando
se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualar superaron o se apartaron de lo que esperaron. Tal
procedimiento constituye el control sobre los resultados.
Definición Terry.
Controlar es determinar
que sé esta realización, esto es, evaluar el desempeño y si es necesario,
aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga a ayudar de
acuerdo con los planes.
Dos importancias
generalizadas.
Cierra el ciclo de la organización, de hecho,
los controles son a la vez medios de revisión.
Que se dan en todas las demás funciones
administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la
interacción.
Es por ello un medio para
manejarlas o administrarlas.
Principios
De
carácter administrativo de control.- Es necesario distinguir las
operaciones de control, de las funciones de control. La función es de carácter
administrativo y es respuesta al principio de delegación, esta no se podría dar
sin el control, cuanta mayor delegación se necesite sé requerir mayor control,
en cambio las operaciones son de carácter técnico por lo mismo, son un medio
para auxiliar a la línea en sus funciones.
Principio
de los estándares.- El control es imposible si no existen estándares de
alguna manera prefijos y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos
sean dichos estándares.
De
carácter medial del control.- De es se deduce también espontáneamente una
regla: un control solo desea usarse si el trabajo es escaso, impone se
justifica ante los beneficios que del se esperan.
Principio
de excepción.- El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando
se concentran en los casos en los que no se logra lo previsto mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se
había planeado.
La figura muestra en forma
gráfica el proceso del control principiando en la parte superior de izquierda,
se describen lose pasos en secuencia. El control consiste en un proceso
compuesto de tres pasos definidos que son universales:
Medición del desempeño.
Comparación del desempeño con el estándar y
comprobación de las diferencias que existen.
Corregir las desviaciones desfavorables
aplicando las necesarias medidas correctivas.
averiguar que es lo que sé esta haciendo,
comprobar resultados con lo esperado, lo que
conduce a
Desaprobar los resultados en este ultimo caso, debe agregarse la aplicación de las
medidas necesarias.
En el proceso de control,
el primer paso es medir el desempeño principal con la consideración de los
problemas de la medición. Expresando con brevedad, la medición es la
determinación de la cantidad de capacidad de una entidad bien definida. Sin la
medición, el gerente se ve obligado a adivinar o a usar métodos empíricos que
pueden o no ser confiables. La medición se requiere una unidad de medida y una
cuenta de cuantas veces a entidad esta bajo consideración.
En ocasiones, cuando se
enfrentan problemas de medición es útil pensar en términos de logros tangibles
e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas llenadas y muestras
distribuidas son mediciones tangibles. Indica la cuenta de varias unidades
similares cuyo total da un valor de posición relativa para una entidad
conocida. Por otra parte, hay muchos resultados intangibles en la empresa
típica. No es fácil reunir datos sobre ellos; por tanto, se debe defender de
medios tales como el criterio y pistas indirectas. El desarrollo de ejecutivos,
la buena moral del empleado, comunicación efectiva y compras eficientes son
unos pocos intangibles de mas importancia.
La medición real del
desempeño se hace en muchas formas diferentes. El estudio de algunas de las
formas más comunes será diferido para después, ahora procederá al segundo paso
en el proceso de control.
El paso dos del proceso de
control es comparar el desempeño con el estándar, en realidad esto mide el
desempeño. Cuando hay diferencia entre el desempeño y el estándar, por lo
general se necesitan criterios para evaluar su significado. Establecer una
variación rígida absoluta o incluso una gama de los que es satisfactorio no es
adecuado. Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son aprobadas
para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una
ligera desviación, puede ser grave. Los gerentes encargados del control, por
tanto, deben analizar evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su
habilidad.
A este respecto, descubrir
las desviaciones del estándar es en especial útil. También, deben buscarse las
sugerencias de quienes desempeñan el trabajo o están cerca de el, que indiquen
que esfuerzos de control deben aplicarse. Cualquier dato de tendencia para el
tema es útil. Además, la indicación de puntos controlables, a diferencia de los
no controlables, debe incluirse. En la mayoría de los casos, este paso del
control de comparar el desempeño con el estándar debe hacerse
Tan cerca del punto de
desempeño como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y ayuda en
la localización de las áreas que deben corregirse; por lo general resulta en
perdidas.
El gerente no necesita
preocuparse por las situaciones en donde el desempeño es igual o se aproxima
mucho a los resultados esperados. Además, la concentración en las excepciones
requiere menos trabajo, ya que por lo general él numero de partidas o elementos
que tienen variaciones de importancia es pequeño comparado con el control se
facilita concentrándose en las excepciones, o variaciones notables, del
resultado esperado o estándar. Este principio es importante en el control.
Significa que gran parte de los esfuerzos de control están dirigidos a los
casos excepcionales, o aquellos que no se conforman de manera adecuada con el
estándar o base de control. Son solo los casos excepcionales los que requieren
de acción remediadora.
Este es el tercer y ultimo
paso en el proceso de control. Puede considerarse como el paso que asegura que
las operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los
resultados inicialmente planeados. Siempre que se descubran variaciones de
importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata, el control efectivo
no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepcionales.
La acción correctiva la aplican quien tiene autoridad sobre el desempeño real. Como
se indico con autoridad, esto puede implicar la modificación del plan, como,
por ejemplo, un cambio en el procedimiento o método, o una nueva forma de comprobar
la precisión de las partes que se fabrican, en algunos casos, puede estar
indicada una modificación organizaciones, en tanto que entornos puede bastar un
cambio en la motivación, la reimplantacion del
objetivo en la mente de los empleado o la revisión de una política y su
aplicación puede ser todo lo que se necesite.
Para una máxima
efectividad, la corrección de una desviación deberá ir acompañada por una
responsabilidad fija e individual, hacer responsable a un individuo por su
trabajo es uno de los mejores medios de lograr lo esperado. La responsabilidad
individual fija tiende a personalizar el trabajo. Se convierte en trabajo de
uno, la responsabilidad de uno para emprender las acciones necesarias para
llegar a un desempeña satisfactorio, es responsabilidad de uno hacer cualquier
corrección que pueda ser necesaria; en resumen, alguien hace algo al respecto y
ese alguien es definido y conocido.
La acción remediadora es
preferible a la acción correctiva: esto es, este ultimo
paso en el proceso de control implica mas que buscar dificultades y
corregirlas. Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer
esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia. En esta forma se obtiene
una genuina ayuda y cooperación. Además, se obtiene una actitud favorable hacia
el control, y esto es de especial importancia.
Para que los
gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de control, tienen que
identificar primero las principales áreas del desempeño de su organización o
unidad. Estas áreas, llamadas también áreas de resultados son aquellos aspectos
de la unidad u organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que
toda la organización o unidad tenga éxito. Casi siempre incluyen actividades
organizaciones o grupos muy importantes de actividades afines que ocurren en
ellas; por ejemplo: Las transacciones financieras, las relaciones entre gerente
y subordinados o las operaciones de producción. Los controles generales que los
ejecutivos de alto nivel establecen para estas áreas claves, ayudaran a definir
los sistemas de control mas detallados y los
estándares del gerente de nivel mas bajo.
Puntos estratégicos
de control
Además de las áreas
básicas del desempeño, es importante determinar los puntos críticos del sistema
donde se realizara e monitores o se recogerá información, si tales puntos
estratégicos de control pueden localizarse, se reducirá de manera considerable
la cantidad de información que es preciso reunir o evaluar.
El método más importante y
útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en centrarse
en los elementos más importantes de una operación determinada. Por lo regular,
solo un pequeño porcentaje de las actividades, Acontecimientos, individuales u
objetos de una operación explicaran una elevada proporción de los gastos o
problemas que harán de afrontar los gerentes, por ejemplo, 10% de los productos
de un fabricante posiblemente representen 60% de sus ventas 80% de las quejas
del personal; 20% de los distritos policiales de una ciudad pueden constituir
70 % de los crímenes violentos que se cometen en ella.
Otra consideración útil al
seleccionar los puntos de control estratégicos de control de una empresa es la
ubicación de las áreas en las que se operan el cambio. Así, en el sistema con
que una empresa llénalos pedidos del cliente, ocurre un cambio cuando la orden
de compra se convierte en factura, cuando un elemento del inventario se
transforma en un producto que debe embarcarse o cuando este forma parte de una
carga de camión. Puesto que es más probable que se incurra en errores cuando se
producen tales cambios, vigilar los puntos del cambio es casi siempre una
manera muy confiable de controlar una operación.
Características de
los sistemas eficaces de control
Los sistemas
confiables y eficaces de control presentan ciertas características comunes,
cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero en
general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.
Precisa. La información referente al
desempeño tiene que ser precisa. Los datos mal provenidos al control
pueden hacer que la organización emprenda acciones que no lograran
corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la precisión
de la información que se recibe es una de las funcione más importantes que
deben cumplir los gerentes.
Oportunidad. La información debe reunirse,
enviarse a quien corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar
medidas a tiempo para lograr mejoras.
Objetiva y completa. La información aportada por
un sistema de control deberá ser completa y los que la utilicen han de
considerarla objetiva. Cuando menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de
control, Mayores probabilidades habrá de que las personas reaccionen de
manera conocedora y eficiente ante la información que reciben. Un sistema
de control difícil de entender provocara errores innecesarios y conjunción
o frustración entre los empleados.
Centrada en puntos
estratégicos de control. El sistema de control ha de centrarse en las áreas
donde las desviaciones respecto a los estándares tienen mayores
probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así mismo
en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la máxima
eficacia.
Económicamente realista. El costo de instalar un
sistema de control deberá ser menor, o por lo menos igual, que los
beneficios que aporte. La mejor manera de reducir al mínimo los gastos
superfluos es en un sistema de control consiste en hacer la cantidad
mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada llegue a
la meta deseada.
Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de
ser compatible con las realidades de la organización. Por ejemplo, las
personas han de ser capaces de advertir una relación entre los niveles de
desempeño que les pide alcanzar y los premios que obtendrán con ellos. Mas aun, todos los estándares del desempeño deben ser
realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha de ser
reconocidas también. Aquellos que tienen la obligación de comunicar las
desviaciones a alguien quien juzgan como un trabajador de nivel mas bajo
quizá dejen de tomar en serio el sistema de control.
Coordinada con el flujo de
trabajo de la organización. La información relacionada con el control necesita
estar coordinada con el flujo de trabajo en toda la organización por dos
razones: En primer lugar, es posible que cada paso en el proceso del
trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación. En segundo lugar,
la información debe llegar a cuantos la deben recibir.
Flexible. Actualmente pocas
organizaciones se encuentran en un ambiente tan estable que no tengan que
esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi todas las
organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las
organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios
adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.
Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de
control deberían iniciar después de detectar una desviación respecto a los
estándares, cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La
información se concentrara en una forma utilizable cuando llegue el
encargado de tomar las medidas que correspondan.
Aceptable para los miembros de
la organización.
Para que los miembros de la organización acepten a un sistema de control
los controles deberán relacionarse con metas significativas y aceptadas.
Tales metas deben de reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos
que están directamente interesados en el control. Así, los ejecutivos de
alta gerencia se interesan en el desempeño financiero. En su nivel, el
sistema tendrá que relacionar por lo menos algunos controles con los
resultados y el presupuesto financieros. Sin embargo en el caso de los
supervisores de primera línea, el control deberá relacionarse con cosas
tangibles como las horas de trabajo, él numero de productos generados, los
porcentajes de objetivos rechazados, el tiempo ocioso y la perdida de
materiales. Desde su punto de vista los controles serán significativos si
se le suministra información oportuna y objetiva sobre las actividades
diarias.
Técnicas de control
Las técnicas de control
adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas
y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situación financiera de la
empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción. Inclusive
otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y
percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían en gran medida en
su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objetivo:
determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la
administración pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de depender
de la naturaleza de la actividad que sé esta midiendo y de la propia
herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la
administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de
la empresa.
La medición y el control
de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a través
del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la
empresa recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados
financieros. Los principales estados financieros son los siguientes: el estado
de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo.
Estado de resultados
El estado de resultados
mide el éxito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general durante el
anterior año calendario fiscal. Sin embargo, en muchas organizaciones se
presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado
por tres partes. Uno el ingreso que la compañía ha obtenido durante el anterior
periodo, así como el costo de los artículos vendidos, Dos. Los gastos
incurridos por la empresa durante el periodo (3) La utilidad que es derivada de
las operaciones, si los gastos son mayores que la utilidad bruta, la empresa
incurre en una perdida neta.
El estado de resultados es
útil para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la empresa,
permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las
utilidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración
podrá determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la
empresa.
Balance general.- El balance general refleja la
posición financiera de una empresa en una fecha determinada como podría ser el
31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden el balance general: Los
activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable.
Los activos se clasifican
como circulantes o fijos. Los artículos circulantes son aquellos que se espera
que sean convertidos a efectivo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de
un año. Algunos ejemplos comprenden al efectivo, los inventarios y las cuentas
por cobrar. Los activos fijos son a un plazo, mayor proporcionando típicamente
a la empresa beneficios a través de un periodo mas largo. Los terrenos,
edificios y el equipo son ejemplo de activos fijos.
Los pasivos representan
obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los
activos, los pasivos clasifican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos
circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por
pagar.
El capital contable
consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han invertido mas
cualquier utilidad retenida.
Podrá representar una
medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden todos los
pasivos. Una formula muy sencilla que refleja la ecuación contable será activos
- pasivos = capital contable.
Estado de flujo
efectivo.- medir
el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta ser la
función del estado de flujo de efectivo. Mediante un análisis de flujo de
efectivo, la administración podrá predecir de una forma mas precisa las
necesidades futuras de efectivo y determinar que tan buena ha sido la
administración de efectivo. En caso de que hubiera faltantes en efectivo se
podrán hacer arreglos para adquirir mayores cantidades de efectivo por
adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes
cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser utilizado
para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la
empresa.
Presupuestos
Los presupuestos son
expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los
presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas,
gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a
largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo. Algunos
presupuesto se pueden expresar en términos distintos al monetario, como seria
el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de
utilización de maquinaria de una empresa manufacturera.
Sistema de Control
Logístico
Utilizando un sistema de
control logístico, la administración determina el efecto de los cambios en
cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si existiera una acción
especifica que pudiera dar como resultado una
eficiencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto.
Esto podrá significar que intentos bien intencionados de reducir costos en una
áreas de actividad (Como es el control de inventarios), podrán ser o no ser los
mejores para el bien del sistema global.
Cada acción que se tome
deberá contemplarse desde el punto de vista de lo que sea mejor para el sistema
mayor.
Auto evaluación
1.- Todo control implica:
Ordenar de buena manera. La comparación de lo
obtenido con lo esperado. X Tomar lo bueno de lo
malo.
Ecuaciones de control. Teoría
de control. Técnicas
de control. X
Medición de errores. Medición de beneficios. Estado de resultados. X
Diario y mayor. Estado de cuenta. Balance general X