Administración

1.1.- Definición y Objetivos. 1.2.- Escuelas del pensamiento administrativo.  1.3.- Definición de Empresa y su clasificación.
1.4.- Áreas básicas de una administración. 1.5.- Proceso Administrativo.

1.1 Definición y Objetivos.

  Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

 En la administración, se encuentran los seis elementos de o recursos básicos, como suelen llamarse, están sujetos a las funciones fundamentales de la administración: Planeación, organización, Ejecución y Control, para lograr los objetivos declarados.

 Debemos enfatizar que la administración es una actividad que convierte los recursos humanos y físicos desorganizados en recursos útiles y efectivos. La administración es la más retadora, amplia, exigente, crucial y sutil de todas las actividades humanas.

Objetivos

 Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación en un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos.

-  Ámbito  - Carácter definitivo - Dirección - Meta

Desde el punto de vista del gerente la mirada que va a perseguirse debe ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de las actividades deseadas. El hacerlo así pone el énfasis en los medios, no en la mirada. En ámbitos de la meta que se persigue esta incluido en la declaración de los limites o restricciones prescritos que deberán observase. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión o disturbio. Por ultimo, la dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben de buscar y aportan esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esa dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos.

 Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización.

1.2 Escuelas del pensamiento administrativo.

Antecedentes para la aparición de una administración

 A principios del siglo, los Estados Unidos ya estaban bien poblados. El flujo de inmigrantes había disminuido algo, pero con un gran y creciente mercado, la industria continuaba expandiéndose.

La mecanización y los inventos eran comunes en la época, la habilidad del obrero estaba siendo desplazada cada vez mas por la maquinas; las herramientas del trabajador eran ahora las herramientas de las industrias; la intimidad del pequeño taller era reemplazada por las grandes chimeneas de las enormes fabricas.

 Debido al creciente énfasis de la producción, apareció una persona en el frente capaz de controlar y ordenar los factores de producción: El administrador. Su trabajo consistía en obtener su máxima eficiencia de las maquinas humanas y mecánicas a cualquier costo. Lo importante era el volumen producido, los costos unitarios, los limites de tolerancia del producto.

 En este ambiente, los administradores se desarrollaban como mejor podían. La relación entre la administración y la mano de obra era frecuentemente confusa. Sin experiencia de liderazgo, los administradores se convirtieron en dictadores abusando de su autoridad.

 Las relaciones entre el administrador y sus empleados eran también sumamente confusas. Prácticamente todos los estándares de producción estaban establecidos subjetivamente sin apenas tomar en cuenta sistemas de trabajo o análisis de movimientos.

 Añádase a lo anterior la falta de incentivos que recompensara un buen trabajo desempeñado y podemos entender prontamente él porque la norma de actuación aceptada entre los trabajadores era establecida por el razonamiento de los compañeros, es decir parcialmente sistemática.

 Sin estándares fiables de cualquier tipo, los administradores se encontraban en la precaria posición de aplicar salarios, determinar promociones y recompensar actuaciones superiores al promedio y todo basándose en adivinanzas, intuición y experiencias anteriores.

 Este era el cuadro económico prevalente cuando un joven ingeniero, llamado F. W. Taylor comenzó a desarrollar el sistema administrativo que hoy se conoce generalmente como "Administración Tradicional o Científica".

La escuela Tradicional

La Administración Científica:  La administración tradicional o científica se desarrollo de la observación sistemática de los hechos de la produccion-investigacion y análisis del taller. Aunque interesado en técnicas especificas tales como estudios de tiempos y movimientos, planeación y control de la producción, distribución de planta, incentivos de salarios, administración de personal e ingeniería humana todas ellas centradas en eficiencia y producción dicho enfoque esta firmemente basado en esta teoría.

 F. W. Taylor en el desarrollo de su tipo de administración, el enfoque de Taylor era estudiar las operaciones, determinar los hechos relativos a la situación del trabajo y de estas observaciones, derivar principios. Veía a la administración como proceso de obtener cosas hechas por personas operando independientemente o en grupos, y su enfoque al problema administrativo era directo y sencillo: definir el problema, analizar la situación de trabajo en todos sus aspectos, aplicar técnicas cuantitativas a todos aquellos aspectos capaces de ser medidos, experimentar, manteniendo todos los demás factores de trabajo constantes, excepto el que debería ser cambiado, desarrollar una guía o principio administrativo derivado de las observaciones o estudios y, finalmente, probar la validez de dicho principio a través de aplicaciones subsecuentes.

 Utilizando este enfoque para estudiar el trabajo, Taylor dejo una verdadera riqueza de información administrativa para prácticamente posteriores. Es tal vez mejor conocido por el desarrollo de estudios de tiempos para determinar un estándar de producción que constituyera un día justo de trabajo.

 Sus cuatro principios de la administración científica forman ahora una legión. En resumen, Taylor dijo que los trabajadores debían de ser seleccionados científicamente, adiestrados y asignados a aquellos puesto para los cuales estuvieran mejor capacitados, física y mentalmente. En segundo lugar, el trabajo debería ser analizado científicamente y no intuitivamente. Tercero, debería de existir una cercana cooperación entre los que planifican el trabajo y los que lo efectúan, de manera que el trabajo pueda ser hecho de acuerdo con, los principios desarrollados y la mano de obra debían compartir igual responsabilidad cada sector efectuando el trabajo para el cual estuviera mejor calificado.

 Como persona, Taylor era un hombre de gran fuerza de voluntad, justo, sistemático, determinado y estricto, con un fuerte sentido de la ética protestante, su punto débil era la escritura, como su fuerte era la experimentación y la acción.

Los Gilberth: Cercanamente asociados a Taylor tanto en tiempo como en obra, los Gilberth hicieron también contribuciones originales a la escuela de la administración tradicional o científica. Se les conocen mejor por el desarrollo de sus reglas de la economía de movimientos, particularmente, los movimientos básicos de las manos que ellos llamaron <<therblings>>. Utilizando esta herramienta analítica, las secuencias de los movimientos estándares podrían ser prescritas.

Taylor también estaba interesado en estudios de tiempos y movimientos. Mientras que el se concentro en cuanto tiempo tomaba efectuar un trabajo, los Gilberth se interesaban en que tipo de movimientos eran los más efectivos. Por consiguiente, el sistema de Taylor aumentaba la Producción incrementando la rapidez y eliminando sistemáticamente la <<vigilancia>> tipo militar; el sistema Gilberth aumentaba la producción eliminando movimientos inútiles.

La escuela del comportamiento: La escuela del comportamiento surgió de los esfuerzos de los lideres tales como Gantt y Munsterberg para conocer la central importancia del individuo en cualquier esfuerzo cooperativo. Su razonamiento era que dado que el administrador logra que se hagan las cosas a través de personas, el estudio de la administración debería concentrarse en los trabajadores y sus relaciones interpersonales. Los estudios del comportamiento se concentran en las motivaciones, dinámica de grupos, motivos individuales, relaciones de grupos, etc. La escuela es eclécticas e incorpora la mayoría de las ciencias sociales, incluyendo a la psicología, sociología, psicología social y antropología. Su rango es amplio e incluye desde como influir sobre el comportamiento individual hasta un análisis detallado de relaciones psicológicas. Centrándose en el elemento humano, se interesa por una parte en la comprensión de los fenómenos relevantes en las relaciones intra e interpersonales en cuanto a la situación de trabajo, y por otra parte, se interesa en observar los grupos de trabajo como subculturas antropológicas.

 Henry L. Gantt: Gantt fue contemporáneo y protegido de Taylor y es difícil clasificarlo en una sola escuela. Sus conceptos de costos organizacionales y su plan de bonificaciones lo podrían ubicar fácilmente con los tradicionalismos. Sin embargo, en todo sus trabajo, Gantt demostró un interés casi emotivo por el trabajador como individuo y abogo por un enfoque humanitario. En 1908 presento una conferencia ante la sociedad americana de ingenieros mecánicos en la cual pedía una política de enseñanza e introducción para los trabajadores, en lugar de la acostumbrada dirección autocrática, una afirmación de la psicología de Gantt sobre las relaciones con, los empleados. En vista de sus incansables esfuerzos en favor de la clase trabajadora, Gantt tiene lugar en parte responsable por el crecimiento de la escuela del comportamiento.

Elton Mayo: Mayo propuso el concepto de que los trabajadores constituyen su propia cultura y desarrollo una seria de ideas sobre conceptos sociológicos del esfuerzo de grupo. A través de su obra, se agrego una nueva dimensión a los entonces existentes conceptos administrativos que para ser eficiente, el administrador debe reconocer y comprender al trabajador individual como persona con deseos, motivos, instintos y objetivos personales que necesitan ser satisfechos.

 A través de los esfuerzos de investigación de Mayo, se dio a conocer la escuela del comportamiento. Los administradores, dándose cuenta de la importancia de dicho estudio, gradualmente se volvieron hacia esta corriente del pensamiento administrativo. En la actualidad, la corriente del comportamiento es tan amplia como profunda, es una parte del creciente campo del estudio administrativo y ocupa correctamente una posición importante en su totalidad.

Escuela del Proceso Administrativo

La escuela del proceso administrativo construye una teoría de la administración alrededor del proceso involucrado en administrar; el establecimiento de una estructura conceptual y la identificación de los principios en los cuales se basa.

 La administración se ve como un proceso universal y prácticamente idéntico sin importar ser esfera de operación: Gubernamental, industrial o institucional. Debido a que la administración se considera un proceso, esta escuela efectúa el análisis de dicho proceso analizando las funciones del administrador, planificar, organizar, emplear, dirigir y controlar. En cuanto a estas funciones tratan con los individuos involucrados, la escuela es algo ecléctica en el hecho de que los aspectos pertinentes de las ciencias sociales son reconocidos. Hasta ahora, sin embargo, no han sido activamente incorporados en la teoría de la escuela del proceso administrativo.

Escuela Cuantitativa

La utilización de equipos mixtos de científicos de varias disciplinas es probablemente la característica mas obvia de la escuela cuantitativa del pensamiento administrativo. Denominada indistintamente como "Investigación de Operaciones", consiste en unir el conocimiento de varias disciplinas al estudio y la solución efectiva de un problema.

Puede unir, por ejemplo, a un matemático, un científico físico, un economista, un ingeniero y un estadístico para estudiar unos problemas en, digamos, administración de inventarios. A través del estudio de este problema desde el punto de vista de Investigación de Operaciones o Ciencia Administrativa, la solución resultante podría ser mucho mejor que la que podría lograrse de otra manera. Es, por tanto, un método científico utilizando todas las herramientas científicas pertinentes que provee una base cuantitativa para decisiones administrativas de la necesidad de equipos de investigación integrados para profundizar en las diversas ramificaciones de los caminos alternativos de acción.

 Dicho en términos simples, el enfoque a la solución del problema utilizando la ciencia administrativa consiste en:

  Formular el problema. Esto se refiere tanto al problema del consumidor (el que toma la decision ) como al problema del investigador.

  Construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio. Este modelo expresa la efectividad del sistema como función de un conjunto de variables de las cuales cuando menos una esta sujeta a control. Las variables de ambos tipos pueden ser sujetadas a fluctuaciones al azar y una o más puede estar bajo el control de un competidor o algún otro <<enemigo>>.

  Derivar una solución del modelo. Esto involucra los valores de las <<variables de control>> que maximizan la efectividad del sistema.

  Probar el modelo y la solución resultante. Esto implica evaluar las variables, comparar las predicciones del modelo con la realidad y comparar resultados reales con resultados predichos

  Establecer controles sobre la solución. Esto envuelve el desarrollo de herramientas para determinar cuando ocurren cambios significativos en las variables y funciones de las cuales dependen la solución y determinar como debe ser cambiada la solución a la luz de dicho cambio.

  Poner la solución en operación. Ejecución.

1.3 Definición de Empresa y su clasificación.

La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad, creando satisfactorias a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. La empresa al estar formada de hombres alcanza la categoría de un ente social con características y vida propia, que favorece el progreso humano como finalidad principal al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa.

 En la vida de toda empresa el factor humano es decisivo. La administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes intereses de sus miembros: Accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.

 Una empresa es una termina nada fácil de definir, ya que a este concepto se les dan diversos enfoque (económicos, jurídicos, filosófico, social etc.) en simple aceptación significa la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito.

 Isaac Guzmán Valdivia es la unidad económica-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio humano en la que la propia empresa actúa.

 La empresa se puede definir como el grupo social en el que a través de la administración de capital y el trabajo se producen bienes y/o servicios pendientes a la satisfacción a las necesidades de la comunidad.

Tipos de empresas

 Extractivas. Son las que se dedican a la explotación de los recursos naturales ya sea renovables o no renovables, entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre.

 Transformación. Son empresas que transforman la materia prima en producto terminado y pueden ser de dos tipos:

2. Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de consumo final.

  Comerciales. Son intermediarias entre producto y consumidor: Su función primordial es la compraventa de productos terminados, pueden clasificarse en:

2. Minoristas o Detallista. Las que venden producto al menudeo o pequeñas cantidades al consumidor.
3. Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
4. Servicios. Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos, la empresa de servicios pueden clasificarse en:

-  Transporte.-  Turismo. - Instituciones financieras. - Servicios públicos varios (comunicación, energía, agua).- De servicios privados varios (asesorías, diversos trabajos contables, jurídicos, administrativos).-  Educación.- Salubridad. - Financias y seguros.

1.4 Áreas básicas de una administración.

Toda actividad empresarial presenta constantemente el problema de como hacer el trabajo lo mejor posible, en un numero mínimo, con el mínimo esfuerzo y, desde luego, al menor costo. Ni las empresas, ni las condiciones económicas, permanecen estáticas; por lo tanto las políticas, el sistema de organización y/o los sistemas y procedimiento que probamos son satisfecho, pueden ser obsoletos e ineficientes debido a rápidos cambios y tendencias imprevistas.

 En toda empresa existe una serie de componentes indispensables que atienden a su objetivo principal. Es obvio que ha fin de hacer el mejor trabajo, en el menor tiempo, con un mínimo esfuerzo, al mas bajo costo posible, cada componente debe de ser utilizado con máxima eficiencia. Mas aun, es esencial que se hagan estudios o revisiones periódicas para determinar si la actividad esta funcionando de la manera que fue aprobada y si se pueden hacer mejoras que afecten los componentes requeridos para llevar a cabo su objetivo.

 Los componentes básicos de una empresa que tienden a su objetivo son: Personal, material, sistemas y equipos. A continuación se indica una breve descripción de cada uno de los componentes para al aclarar los conceptos relativos a estos factores indispensables.

Personal. Se refiere a todos los grupos humanos de los demás componentes. Este es él más importante porque es el que utiliza los materiales y sigue paso a paso los procedimientos y también opera el equipo. Al personal los podemos clasificar de la siguiente manera:

• El empleado. Su trabajo requiere mayor trabajo intelectual y de servicio; estos pueden dividirse en clasificados y no clasificados.
• Los supervisores. Su función es vigilar el cumplimiento exacto de los planes, ordeñes, instrucciones señaladas. Su característica es el predominio e igualdad de las funciones técnicas sobre las administrativas.
• Los técnicos. Son aquellas personas que con base en un conjunto de reglas o principio científico aplican la creatividad.
• Altos ejecutivos. Es todo aquel personal que predomina la función administrativa sobre la técnica.
• Directores o Administradores. Son aquellas personas cuyas funciones principales son las de fijar objetivos, políticas, planes generales y revisar los resultados finales, podría decirse que son los orquestadores de cual organismo socioeconómico.

Materiales. Se refiere a las cosas que se procesan y combinan para producir, el servicio, la información o el producto final, pueden clasificarse en:

• Materias primas. Los elementos corpóreos que han de salir transformados en productos, por ejemplo: madera, hierro, harina, etc. existen también materias auxiliares es decir aquellas que no forman parte del producto, pero son necesarias para la producción, por ejemplo: combustible, lubricantes, abrasivos, etc. Los productos terminados normalmente se tratan de vender cuanto antes. Es indiscutible que casi siempre hay que tener en inventario a fin de satisfacer periodos o para tener siempre en el mercado, puesto que forman parte del capital deben considerarse parte de materia prima.

Dinero. La empresa necesita y cuenta con efectivo, es decir lo que tiene como disponible para pagos diarios y/o urgentes; además posee como representación del valor de todos los bienes mencionados, un capital construido por valores, obligaciones, acciones. etc.

Sistemas. Comprende todo el cuerpo orgánico de procedimientos, métodos, etc. por medio de los cuales se logran los objetivos de la empresa. estos deben de estar coordinados con el elemento personal y este con aquellos por ejemplo:

• Organizativo. Consiste en la forma de como debe estar estructurada la empresa; es decir separación de funciones, numero de niveles jerárquicos, grado de delegación, descentralización.
• De información. Es aquel en que a través de sus componentes, toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión. Planeación, de relación, operacional, de control y gestión, de investigación, etc.
• De Control. El control es la escénica del funcionamiento de la empresa como sistema. Lo más significativo de las decisiones adoptadas y de las modificaciones consiste en actuar sobre comportamientos determinados, a fin de reducir una desviación percibida.

 Como función directiva, el control se ve influido en su desarrollo por una serie de circunstancias de las cuales dos de los más significativos pueden ser el estilo de dirección y la planeación.

Los componentes del sistema de control son:

1. Control Operacional
2. Control de resultados

Control Integrado de gestión. Comprende, resultado de actividad y gestión con un alto grado de síntesis y elaboración, tratando áreas funcionales completas integradas entre sí

• Equipo. Es él termino común utilizado para identificar los instrumentos o herramientas que completan y aplican mas al detalle la acción de la maquinaria. Maquinas, muebles, aparatos, dispositivos de cualquier índole utilizando por el personal en los procedimientos que utiliza la unidad administrativa en sus actividades.

 1.5 Proceso Administrativo.

Estas cuatro funciones funcionales (planeación, Organización, Ejecución y Control) constituyen el proceso de la administración. Son los medios por los cuales se administra el gerente, distinguen el gerente del no gerente. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración, es: Planeación, para determinar los objetivos y los cursos de acción que van ha seguirse; La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer las relaciones necesarias; la Ejecución; por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el Control de las actividades que conformen con los planes.

Actividades importantes de cada función fundamental de la administración

 Planeación

Organización

Ejecución

Control

 

Auto evaluación

1.- Administrar significa:

·  Planeación, liderazgo, obligación, control.

·  Estado activo de una empresa.

·  Planear, organizar, ejecutar y controlar. X

2.- El desarrollo de la administración se divide en las siguientes etapas:

·  Etapa agrícola, etapa industrial, etapa de comunicación. X

·  Etapa administrativa, etapa social, etapa cultural.

·  Etapa comercial, etapa industrial, etapa lógica.

3.- Los siguientes son tipos de empresas:

·  Extractivas, de transformación, y comerciales X

·  Dinámicas, extractabas, obsoletas

·  De transformación, estáticas, dinámicas

4.- El personal de una empresa se puede clasificar de la siguiente manera:

·  Obreros, directores, intendentes, laborales, ejecutivos.

·  Obreros, empleados, supervisores, tecnicos, ejecutivos, directores. X

·  Obreros, gerentes, artistas, lideres empleados.

 

5.- Los componentes del sistema de control son:

·  control eficiente, control laboral, control de calidad.

·  Control de resultados, control personal, control dinamico.

·  Control de la actividad, control operacional, control de resultados. X

Planeación

2.1.- Funciones administrativas y operativas. 2.2.- Objetivos.  2.3.- Políticas.  2.4.- Programas.  2.5.- Procedimientos. 2.6.- Presupuestos.              2.7.- Estrategias.  2.8.- Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación.

2.1 Funciones administrativas y operativas.

  Muchas de las funciones administrativas y operativas de un empresa están bajo la responsabilidad directa del gerente. De tal forma que debe de cuidar que cada uno de sus subordinados cumplan con las normas establecidas en la empresa y supervisadas por el mismo.

Entre algunas de las funciones del administrador están:

 Plantear de manera clara y correcta los objetivos

 Hacer que se cumplan las normas y políticas de la empresa

 Estar directamente relacionado con sus empleados

 Tratar de satisfacer las necesidades mas elementales de cada uno de los obreros

 Obtener con cada jornada de trabajo la mayor producción posible

 Cuidar la comunicación que fluye dentro de la empresa

 Elaborar planes de trabajo que no rompan los ya establecidos

 Proporcionar un ambiente de trabajo agradable a sus empleados.

 

2.2 Objetivos.

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección de los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos:

Meta, Ambito, Carácter definitivo y dirección, el ámbito de la meta que persigue, esta incluido en la declaración de los limites o restricciones prescritos que deberán observarse. Así mismo, un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo, porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es conjunción y disturbio. Por ultimo, la dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben de juzgar y apartar estos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse.

 Esta dirección proporciona los cimientos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización.

Administración por resultados: La administración por resultados enfatiza los resultados o el logro de los objetivos en vez de las actividades, y también da importancia para el comportamiento humano a través de la satisfacción de las necesidades por los esfuerzos del trabajo.

Tipos y clasificación de objetivos: En toda organización hay muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes para todas las organizaciones incluyen lo siguiente:

Estas categorías a su vez, pueden sugerir áreas claves para las cuales son capaces, de derivarse sus objetivos, evaluando el grado de su realización, por ejemplo: Los gerentes de la "G.E.C." identificaron ocho áreas que son vitales en el mantenimiento y progreso del liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su compañía. estas áreas claves del resultado son:

 2.3 Políticas.

Las políticas pueden definirse como criterios generales que tienen por objetivo orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que corresponden tomar: sirven, por ello, para formular, interpretar o suprimir las normas concretas.

La importancia de las políticas en administración es decisiva, porque son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez es esencial en la administración, ya que esta consiente en "Hacer a través de otros".

Las políticas, ha dicho alguien son "el objetivo en acción"; esto es absolutamente cierto. Con todo, no bastaría para definirlas. El objetivo fija las metas, en tanto que las políticas imperan ya las ordenes para lanzarse a conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar hasta ellas.

Las políticas, por otra parte, difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su mayor generalidad.

Norma. Es todo señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse, sea genérico o especifico; las normas genéricas, son precisamente las políticas, en tanto que las normas especificas son las reglas. Estas se caracterizan porque pueden aplicarse sin necesidad de decidir ningún extremo concreto.

Las políticas pueden vaciarse en una disposición concreta, convirtiéndose así en normas; pueden quedarse como declaraciones generales para cumplir las tres funciones señaladas: Inspirar, interpretar y suplir normas. Se formulan siempre en los altos niveles.

Suelen existir tres problemas en la formulación de las políticas:

Sus especies:

 Por la forma de originarse se dividen en:

a). Extremadamente impuestas.- Estas pueden serlo por la Ley: La política de proporcionalidad de trabajo y salario establecida por la constitución.

b). Política de apelación.- Estas son las que se forman a través de las consultas que los jefes intermedios hacen a los superiores; formándose así, por tres o cuatro resoluciones semejantes, una norma de aplicación o interpretación. Son, como alguien ha dicho, "La jurisprudencia administrativa".

Las Políticas son, como ya señalamos, uno de los medios básicos, para poder delegar autoridad, ya que sin ellas, es imposible que el delegado ejecute su función con el sentido que el delegante necesita para lograr los objetivos propuestos.

1a. Regla de su fijación. Debe de cuidarse de todas las políticas que han de influir la actividad de una sección, departamento, o toda la empresa, queden claramente fijadas, de preferencia, por escrito.

2a. Regla de su Difusión. Siendo el fin de las políticas orientar la acción, es indispensable que sean conocidas debidamente en los niveles donde han de ser aplicadas, y que este conocimiento se realice, de preferencia, por medios orales.

3a.- Regla de su Coordinación. Deben cuidarse de que exista alguien que coordine e interprete validamente la aplicación de las políticas, pues, de otro modo, pueden ser diversas y aun contradictoriamente aplicadas. 

2.4 Programas

Los Programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

Así como es de la esencia de las políticas el orientar genéricamente la acción, y de los procedimientos el de fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la fijación del tiempo requerido para cada una de sus partes.

Los programas pueden ser generales o particulares, según que se refieran a toda la empresa, o a un departamento en particular. Debe advertirse que los términos "general y particular", son relativos, como lo son el genero y la especie; Así, tan solo los programas para toda la empresa son siempre generales, en tanto que los de producción, serán particulares en relación con los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas de mantenimiento.

Los programas pueden ser también a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a corto plazo, los que hacen para un mes, dos, tres, seis y hasta un año. Los que exceden un año suelen considerarse como programas a largo plazo.

No deben confundirse los programas generales, con los a largo plazo, y los particulares con los a corto plazo. Puede un programa particular ser relativo al adiestramiento, ser para un mes, o para dos años.

 1a. Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.

 2a. Regla. Debe hacerse siempre "La venta" o convencimiento a los jefes de la línea que habrán de aplicarlos.

 3a. Regla. Debe de estudiarse el "Momento" más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo.

2.5 Procedimientos.

Procedimientos. Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos son como "El seccionamineto" funcional de acto administrativo. La ultima división, en opinión de muchos, se da en los "métodos", con los que corresponden a unidades de acción de suyo individuales.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los niveles altos.

Es característica de los procedimientos, que, en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que hallan bajo distintas autoridades. Ello hace más necesario que deban fijarse con mayor precisión, todo procedimiento es, por tal motivo, un "gasto de tiempo", quizá aparatoso, de momento; mas sirve para lograr un ahorro permanente en el futuro

 1a. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, de preferencia, gráficamente.

 2a. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).

 3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

2.6 Presupuestos.

El presupuesto es una modalidad especial de los programas cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Se llama "financieros", si dichos elementos se estiman en unidades monetarias. Costos, utilidades, Perdidas, Gastos, etc. Son "No financieros", si su cualificación no de lleva hasta unidades monetarias, sino solo en cantidades de producción, de ventas, de desperdicios, de horas hombre requeridas.

Un tipo especial de presupuesto le constituye los "pronósticos" cuya característica principal es que establece él numero de unidades que se esperan vender, gastar, producir, etc. Lo básico es que "Pronostiquen", con base han la experiencia pasada proyectada hacia futuro con la ayuda de instrumentos mas o menos técnicos lo que se espera lograr o realizar.

2.7 Estrategias.

Estrategia es la acción de marcha que se sigue para poseer niveles de recursos ajenos a quien la aprende.

La estrategia es un plan (generalmente a largo plazo) que es el resultado de una decisión ejecutiva cuyo objetivo consiste en desarrollar total o parcialmente los recursos humanos y materiales de la empresa para desarrollarla o lograr su crecimiento total o parcial a través de:

  Una ampliación y consolidación de su situación financiera.

  Una ampliación de su mercado potencial.

  Una ampliación de sus actuales líneas de crecimiento.

Para que la planeación sea sumamente practica y eficaz, deberá tomarse en cuenta y adaptarse a las reacciones de las personas a quienes afecta. Esto implica el uso de estrategias en la planeación.

Steiner define planeación estratégica como: "El proceso de determinar los mayores objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobiernan la adquisición, uso y políticas de los recursos para realizar esos objetivos".

Planeación estratégica (a largo plazo).

Es la planeación de este tipo general proyectada a lo largo de los objetivos institucionales de la empresa, y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados y las políticas generales que orientaran la adquisición y la administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

Las características de esta planeación son, entre otras las, siguientes:

  Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

  Es conducida o ejecutada por los altos niveles jerárquicos de dirección.

  Establece un marco de referencia general para toda organización.

  Se maneja información fundamentalmente externa.

  Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

  Normalmente cubre amplios periodos.

  No define lineamientos detallados.

  Su parámetro principal es efectividad. 

La planeación del crecimiento de la empresa puede considerarse como representativa de la planeación a largo plazo.

2.8 Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación.

Las técnicas para formular planes, y para representarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas, como diversas de planes, sin embargo, las mas usadas son las siguientes:

  Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.

  Diagramas de proceso y flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.

  Gráficas de Ganta, que tiene por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

  Programas de muy diversas formas, pero, especialmente los que representan bajo la característica explicada otras, de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.

  Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program evaluation and review technique), CMP (Critical Path Method), y RAMPS (Resource allocation an multi proyect sheduling), todo los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de técnicas de trayectoria critica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, de aquella secuencia de operaciones que resulten la mas larga y costosa, ya que, de nada serviría acortar otra secuencia necesaria y colaterales a la primera, si esta detiene y dificulta el avance general.

Manual

El concepto de lo que es un manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que en una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una seria de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada humano en la empresa.

Existen muy diversos tipos de manuales; mencionaremos aquí tan solo algunos de los principales:

  Manual de objetivos y políticas: Como su nombre lo indica, reúna un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

  Los manuales departamentales: Son aquellos en que se escogen todas las políticas, reglas, etc. aplicable en cada departamento determinado. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición que hemos dado.

  Manuales del empleado o bienvenida: Suelen escoger todo lo que interesa conocer al empleado en generalmente, sobre todo al ingresar a la empresa.

  Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y comentarios de las cartas de organización, en ocasiones contienen, adicionalmente, una síntesis de la descripción de puesto y las reglas de coordinación interdepartamentales.

 Diagrama de Procesos

 Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es mas clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean con gran amplitud a los trabajos administrativos y de oficina.

Y existe razón para ello, porque, como lo hace notar un laborista, la diferencia fundamental radica en que mientras que en el taller se procesan o transforman materiales, en la oficina se procesan o tramitan las formas.

Los pasos esenciales en todos procesos son cinco: operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento. Cuando se realizan tramites administrativos, existen también estas mismas etapas, ya que hay:

2. Transporte. Como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar el archivo ciertas formas.
3. Inspecciones. Como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, se indica con un punto.
4. Demora. Como cartas dejadas en "Charolas de salida", documentos en espera de su tramite.
5. Almacenamiento. Como documentos en el archivo.

Valor de los instrumentos de simplificación.

 No esta por demás precisar que los instrumentos de simplificación, como el diagrama de proceso, no substituyen a criterio humano del administrador, pues ese criterio es propiamente el que pensara y sugerirá los cambios que deben de hacerse, sino que tan solo ayuda ese criterio. Pero dicha ayuda es de valor incalculable.

Estos instrumentos hacen ver un proceso, en forma tal, que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Además no permite ver gráficamente esos pasos.

El sistema de simplificación del trabajo Forma, con la sola variable de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O-T-I-D-A, que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Usamos aquí estos diversos símbolos para ejemplificar otro tipo de modo distinto de representar, y desde luego fácilmente recordable por palabra "OTIDA".

Para formular el diagrama de proceso, se deben seguir los siguiente pasos:

o      Que se puede eliminar?           Que se puede combinar?      Que se puede redistribuir?   Que operaciones se pueden mejorar?

 Algunos puntos para análisis de gráficas de procesos

 Reglas generales:

Algunas Reglas particulares:

Autoevaluación

1.- Una norma es:

·  Cualquier impocisión de la empresa.

·  Todo señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse. X

·  Una politica definida previamente

2.- Los programas pueden ser:

·  Actuales u obsoletos.

·  Estaticos o dinamicos.

·  Generales o particulares. X

 

3.- Los procedimientos:

·  Señalan la secuencia cronologica mas eficiente para obtener mejores resultados X

·  Son pasos a seguir para cumplir con las normas.

·  Son politicas establecidas previamente.

 

4.- Un tipo especial de presupuesto lo constituyen los:

·  Controles.

·  Pronosticos. X

·  Procedimientos.

 

5.- Es un plan que es el resultado de una decisión ejecutiva para desarrollar los recursos humanos y materiales:

·  Estrategia. X

·  Politica.

·  Norma.

Organización

3.1.- Conceptos, importancia y principios.  3.2.- Proceso de organización.   3.3.- Tipos de Organización.   3.4- Técnicas de organización.

3.1 Concepto, importancia y principios.

Concepto

Terry: Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

Sheldon: El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecutan, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada del esfuerzo disponible.

Petersen y Plouman: es un método de distinción de la autoridad y de la responsabilidad, y sirve para establecer canales prácticos de comunicaciones entre los grupos.

Litterer: Es una unidad social, dentro de la cual existe una relación estable entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtención de sus objetivos o metas.

Nosotros: Es la estructuración técnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Importancia de la Organización

Principios de la Organización.

  Principio de la especialización. "Cuando más se mide el trabajo, dedicado a cada empleado a una actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza.

 La especialización sola es útil cuando se tiene conocimiento general del campo de que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua en la eficiencia. Así, una persona especializada en selección de personal, pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores.

 La especialización tiene como limites los que impone la naturaleza humana del trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una super especialización, que produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del trabajador, reduciendo a una mera maquina o parte mecánica del sistema. Además, a base de ir haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un campo menor llega a hacerle especialista en actividades que prácticamente carecen de importancia.

  Principio de la unidad de mando. "Para cada función debe existir un solo jefe". En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización: "Nadie puede servir a dos señores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico". La especialización, para obtener mayor eficiencia, estableció la división por funciones; la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su coordinación a través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.

  Principio de equilibrio de autoridad-responzabilidad. "Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella".

  Principio de equilibrio direccion-control. "A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando". 

3.2 Proceso de organización.

 La departa mentalización es el agrupamiento de actividades para las que son semejantes y estén relacionadas lógicamente entre sí. La departa mentalización representa la estructura formal de la organización tal como aparecería en un organigrama.

3.3 Tipos de Organización.

Los tipos básicos son los siguientes:

 Lineal militar:  Este sistema esta bien para organizaciones pequeñas, casi tipo familiar. Se encontró que este tipo de organización era demasiado rígido para poder delegar autoridad. La necesidad de reducción del trabajo y de la delegación de autoridad trajeron como consecuencia buscar formas más flexibles de organización.

 Funcional:  Es muy común encontrarlo y se puede representar en muchas formas; la gráfica ofrece una de las más conocidas.

 Lineal o funcional: Con este sistema se trato de resolver el problema de que varias personas dieran ordenes al mismo tiempo a un subordinado, y se hizo una combinación del sistema lineal con el funcional. En este sistema hay personas especializadas cada una en su lugar. La idea fue que los asesores pudieran trasmitir ordenes a través del gerente.

 De Comité: Este sistema podría funcionar con un solo comité consultivo, en este sistema tenemos cierta forma funcional, completado todo esto con el uso de comités para formar mas políticas de cada sección que nos brinda la oportunidad de saber la opinión de todos los afectados. Los comités no tienen función de mando pero están obligados a exponer sus opiniones.

 En la practica no encontramos establecido ningún sistema puro, sino que se combinan. Si pensamos que la organización es una parte del proceso administrativo, cabe preguntare que es y para que sirva, tales ves si examinamos todo el proceso nos ayude a examinarla.

 Se debe de tomar en cuenta cuatro puntos de organización: Delegación de autoridad, no delegar planeación, descentralización.

 Existen diversas formas de organizar las actividades. Las unidades funcionales pueden ser: dirección, departamento, secciones, grupos, subgrupos y unidades. Una forma de tomar en cuenta para organizar es por funciones; se reconocen cinco: Producción, ventas, Finanzas, relaciones y organización; todas son indispensables.

 La organización puede simplificarse por tres etapas:

3.4 Técnicas de Organización.

 1a Regla. Debe da hacerse, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.

  2a. Regla. Debe de definieres en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar: 

 Que se encuentren dos o más idénticas.

 Que se encuentren algunas superposiciones parciales.

  3a. Regla. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.

  4a. Regla. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean realizar.

 5a. Regla. Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnan las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.

  6a. Regla. La forma de consignar esta departamentizacion concreta suele ser doble.

Auto evaluación

1.- La organización:

·  Es toda empresa dedicada a una actividad en especial.

·  Es la estructuración de las relaciones de los elementos materiales y humanos de un organismo social. X

·  Es transmitir ordenes con responsabilidad.

2.- Principio de la unidad de mando:

·  Para cada funcion debe existir un solo jefe. X

·  Se debe ordenar modulando el criterio

·  La unidad de mando es la manera comos se mide el éxito

3.- Algunos tipos de organización son:

·  Gubernamental, comercial, cultural, agricola.

·  Lineal militar, funcional, lineal o funcional, de comite. X

·  Estaticas, dinamicas, sociales

4.- Un principio de la organización:

·  Principio formal.

·  Principio de estudio.

·  Principio de la especialización. X

5.- La organización puede simplificarse por:

·  Cinco etapas.

·  Dos etapas.

·  Tres etapas. X

Dirección

4.1.- Conceptos, importancia y principios.   4.2.- Toma de decisiones.   4.3.- Integración.   4.4.- Motivación.    4.5.- Comunicación.                          4.6.- Liderazgo y Supervisión.

4.1 Conceptos, importancia y principios.

La dirección es aquel elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida. Basándose en decisiones, ya. Sean tomadas directamente, ya, con mas Frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente Que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas.

Por su parte, Koontz y O'donnell adopta él termino "dirección", definiendo esta como la función ejecutiva de Guía y vigilar a los subordinados.

Fayol define la dirección indirectamente al señalar: "una vez Constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar, tal Es la misión de la dirección". , La que "consiste para cada jefe, En obtener los máximos resultados posibles de los elementos que Componen su unidad, en interés de la empresa" A nuestro juicio se trata aquí, y en eso todos coinciden, de Obtener los resultados que se habían previsto y planeado, y para

Los que se había organizado e integrado. Pero hay dos estratos Sustancialmente distintos para obtener estos resultados:

  En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aun Técnicos), se trata de "hacer", "ejecutar", "levar a cabo" Aquellas acciones que habrán de ser productivas.

  En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquel que Es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "dirigir", No de "ejecutar" el jefe, en cuanto tal, no ejecuta, sino hace que Otros ejecuten.

Importancia en relación con los demás elementos

Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", De la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar Todos los demás elementos.

Importancia en razón de su carácter

Otra razón de su importancia radica en que este elemento de La administración es él mas real y humano. Aquí tenemos que ver En todos los casos "con hombres concretos", a diferencia de Los aspectos de la parte mecánica, en que tratábamos mas bien Con relaciones, con "el cómo debían ser las cosas".

Los principios de la dirección

Principio de la coordinación de interés "el logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor". Se Logren coordinar los intereses de grupo y aun los individuales, de Quienes participan en la búsqueda de aquel".

Principio de la impersonalizada de mando

La autoridad de una empresa debe ejercerse, mas como Producto de una necesidad de todo el organismo social, de como Resultado exclusivo de la voluntad del que manda".

Principio de la vía jerárquica

Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamas saltarlos sin razón y nunca en Forma constante.

4 .2 Toma de decisiones.

La toma de decisiones es, por así decirlo, la llave final de todo el proceso administrativo: ningún plan, ningún control, Ningún sistema de organización tiene efecto, mientras no sé de una Decisión. Tan importante es que, quiere reducir el estudio de La administración al aprendizaje de una técnica para tomar Decisiones.

Además, la técnica para llegar a una decisión varia con el Tipo del problema, con la persona que la toma, y con Las circunstancias que prevalezcan. A probablemente no existe Una técnica universalmente valida para lograr decisiones buenas Y eficientes.

Para tomarse una decisión se debe de considerar lo siguiente:

4.3 Integración.

El efecto primordial ha sido reforzar y profundizar el desarrollo dinámico de la dirección, que es la cuarta etapa del Proceso administrativo, que destacan algunas funciones como:

  Dirección mediante señalamientos de objetivos.

  Muchos toman decisiones, pocos las ejecutan y muchos las critican.

  Selección de las más importantes y urgentes decisiones.

  Toda decisión implica riesgo.

  Anticipaciones al hecho, las decisiones parecerán no responder a un objetivo inmediato. Cada vez se requiere De mayor anticipación.

  Creación e integración de un equipo. Los integrantes son Agrupables a lideres capaces de medir su propia acción y de Conseguir resultados afines a los objetivos comunes.

  Concesión, con los recursos humanos, de medios Financieros y materiales para convertirlos en planes de acción.

  La comunicación, sirve para transmitir los propósitos Rectores en forma clara y rápida os ordenes.

 La idea de que un director fuese especialista en alguna De las funciones, ha quedado suplida con la de lograr Responsabilidad en cada uno de los colaboradores.

  Se deben sé considerar los factores que pueden afectar Las políticas de la empresa, ya sea interno o externo.

  Delegación de autoridad, para que los ejecutivos Funcionales sepan tomar la máxima responsabilidad en sus Iniciativas, decisiones y acciones en el logro de los objetivos Que se les haya fijado con las políticas marcadas previamente.

Un directivo des cualquier empresa deben de poseer las Siguientes cualidades:

4.4 Motivación.

Los motivos humanos se basan en cada una de las necesidades humanas, que pueden ser conscientes o inconscientes. algunas necesidades son primarias o secundarias, según la intensidad y el tiempo de acuerdo con los individuos.

Motivación

Es un termino general que es aplicado a cada uno de los impulsos, deseos, necesidades, aspiraciones y fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus subordinados, o sea que hacen cosas que Esperan que satisfagan estos impulsos y deseos, esto hará que los Subordinados actúen y trabajen en la forma deseada.

Los gerentes tienen la responsabilidad de crear un medio Propicio para el desempeño mejor de sus subordinados, y estos Tienen también la responsabilidad sé la auto motivación.

Cadena de necesidad-deseo-satisfacción

La motivación comprende una reacción en cadena, que inicia Con necesidades percibidas, produce deseos o metas buscadas y da Lugar a tensiones, que provocan acciones para alcanzar metas y Finalmente satisfacer los deseos.

 El medio tiene una muy importante sobre la Percepción de las necesidades secundarias. La promoción de un Subordinado puede suscitar el deseo de tener una posición Superior. Un problema lleno de retos podría aumentar el deseo de Lograr algo mediante su solución.

La cadena de necesidad-deseo-satisfacción no siempre actúa tan sencillamente, sino que las necesidades provocan una conducta, La satisfacción de una necesidad puede despertar un deseo de Satisfacer mas necesidades. Las necesidades de una persona puede Agudizarse por la satisfacción obtenida al cumplir con una meta Desea o puede reducirse al mínimo con el fracaso. Las Necesidades no siempre son la causa de la conducta humana, sino Que podrían ser los resultados de ella, esto significa que, la conducta Con frecuencia es lo que hacemos y no porque lo hacemos.

Complejidad de la motivación

 En cualquier circunstancia, los motivos de un individuo Podrían ser muy complejos y en ocasiones contradictorias. Un Individuo puede sentirse motivado por un deseo de bienes y Servicios económicos, es posible que estos deseos tomen un papel De que sean antagónicos o complejos.

Motivadores

Son las cosas que inducen a una persona a actuar bien, aunque las Motivaciones reflejan deseos, los motivadores son las recompensas O incentivos identificados que refuerzan el impulso para satisfacer Estos deseos. También son los medios a través de los cuales es Imposible conciliar las necesidades en conflictos o Destacar una necesidad para que tenga prioridad sobre otra.

Un gerente puede contribuir en buena medida a reforzar los motivos Mediante el establecimiento de un medio favorable a ciertos impulsos.

Un motivador es algo que influye en la conducta del Individuo, es el factor decisivo de lo que hace la persona. En Cualquier empresa organizada, los gerentes de esta deben de Preocuparse por los motivadores y deberán de ser ingeniosos en su Uso y debe de utilizar los motivadores que llevaran a los Subordinados a desempeñarse con eficiencia para la empresa, una Buena parte de los impulsos de todas las personas deberá ser Estimulada y satisfecha para asegurar un desempeño eficiente.

Diferencia entre motivación y satisfacción

La motivación es referida al impulso y esfuerzo por Satisfacer un deseo o meta, la satisfacción se refiere al placer Experimentado cuando se satisface un deseo, o sea la motivación Implica un impulso hacia el resultado y la satisfacción es el resultado ya experimentado.

Desde el punto de vista administrativo, un individuo podía Tener gran satisfacción en el empleo pero un poco nivel de Motivación para el mismo o podrá suceder lo contrario. También es Entendible la probabilidad de que personas altamente motivadas y Con poca satisfacción en el empleo busquen otras posiciones. En el Mismo sentido, lo que consideran gratificantes sus posiciones pero Reciben remuneraciones considerablemente menores a lo que desean o Piensan que merecen, posiblemente busquen otro empleo.

4.5 Comunicación.

La función de comunicación es el medio a través del cual se unifica la actividad organizada. Podría verse como el medio por el cual los insumos sociales llegan a los sistemas sociales. Es También el medio con que se modifica la conducta, se efectúa el Cambio, se hace productiva la información y se cumplen las metas.

Importancia

Chester I. Barnard, por ejemplo, considero la comunicación Como el medio a través del cual la persona se vinculan en una Organización para alcanzar un fin común. Esta sigue siendo la Función fundamental de la comunicación. De hecho, la actividad de Grupo es imposible sin la comunicación ya que no se puede lograr La coordinación ni el cambio.

Los psicólogos están interesados también en la comunicación. Hacen hincapié en los problemas humanos que se presentan en el Proceso comunicador de iniciar, transmitir y recibir información. Se han centrado en la identificación de las barreras contra la Buena comunicación, particularmente las que tienen que ver con las Relaciones interpersonales. Los sociólogos y los teóricos de la Información, así como los psicólogos, se concentran en el estudio De las redes de comunicación.

 Propósitos de la comunicación

El propósito de la comunicación en una empresa es realizar el Cambio; influir la acción hacia el bienestar de la empresa. La Comunicación es esencial para el funcionamiento interno de la Empresa debido a que integra las funciones administrativas.

Particularmente, la comunicación es necesaria para:

* Establecer y difundir las metas de una empresa.*  Desarrollar planes para su consecución. * Organizar recursos humanos y otros de la manera más eficiente y eficaz. *  Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización * Dirigir. Motivar y crear un clima en que las personas desean contribuir. * Controlar el desempeño.

En la siguiente figura se muestra gráficamente no solo la Comunicación facilita las funciones administrativas, sino que Relaciona también la empresa con su medio externo, mediante el Intercambio de información con los proveedores, las necesidades de Los clientes, los interese del accionista, etc. Es mediante La comunicación cualquier empresa se convierte en un sistema Abierto que interactúa con su medio.

Proceso de la comunicación

 Modelo del proceso de la comunicación: En términos sencillos el proceso de la comunicación, Comprende al emisor que transmite al receptor un mensaje a través De un canal seleccionado.

 Emisor del mensaje: La comunicación se inicia con el emisor, que tiene una idea o Pensamiento, que posteriormente se codifica en forma tal que pueda Ser entendido tanto por el cómo por el receptor. Generalmente se Piensa en codificar el mensaje en el idioma común, pero existen muchas otras maneras de codificar, como traducir la idea a un Lenguaje de computadora.

 Uso de un canal para transmitir el mensaje:  La información se transmite a través de un canal que vincula Emisor con el receptor el mensaje podría ser oral o escrito, y Es posible que se transmita mediante un memorándum, una Computadora, el teléfono, un telegrama o la televisión. En Ocasiones, se utilizan dos o más canales, la selección apropiada Del canal son vitales para la comunicación eficaz.

 Receptor del mensaje: El receptor tiene que estar preparado para el mensaje para Que este pueda decodificarse en el pensamiento el siguiente paso En el proceso es la decodificación, en que el receptor convierte El mensaje en ideas. La comunicación precisa puede producirse Solamente cuando tanto el emisor como el receptor asignan Significados iguales o similares a los símbolos que integran el Mensaje.

El entendimiento esta en la mente del emisor y del receptor. Las personas con una mentalidad cerrada normalmente no entenderán Por completo los mensajes.

 Ruidos y retroalimentación en la comunicación: La comunicación se ve afectada por el ruido, que es cualquier Cosa que impide la comunicación.

Para verificar la eficacia de la comunicación es elemental la Retroalimentación

 Comunicación en la empresa

En las empresas actuales, la información debe de fluir mas Rápido que antes, inclusive una breve suspensión de actividades en Una línea de producción rápida puede ser muy costosa en términos De producción. Por lo tanto, es esencial que los problemas de

Producción sea comunicada rápidamente papa que se tomen medidas Correctivas. Otro elemento importante es la cantidad de Información, que ha crecido enormemente en los últimos años, lo Que provoca una sobrecarga de información. Es necesario determinar

Que clase de información necesita el gerente para una toma de Decisiones eficaz. Para conseguirla. Se requiere a menudo recabar Datos de los superiores y subordinados del gerente y también de Departamentos y otros miembros de la organización.

 La necesidad de información por parte de los gerentes

 Para ser eficaz, un gerente requiere la información necesaria Para desempeñar sus funciones y actividades. Sin embargo, una Mirada aun superficial a los sistemas de comunicación muestra que Con frecuencia carece de información vital para la toma de Decisiones o que reciben demasiada información, lo que produce una Sobrecarga. Lo que un gerente necesita no es el nacido de Información, sino información pertinente. Es claro que no existe Un sistema de comunicación que se aplique universalmente; por lo Contrario, debe de estructurarse de acuerdo con las necesidades de Cada gerente.

  Flujo de comunicación en la organización

 En una organización eficaz la comunicación fluye en diversas Direcciones. Tradicionalmente, la comunicación hacia abajo había fue considerada como la más importante, pero existen pruebas Consistentes de que si la comunicación solamente fluye de arriba Hacia abajo surgieran problemas. De hecho, se podría argumentar que La comunicación eficiente debe empezar con el subordinado, y esto Significa primordialmente información hacia arriba. La Comunicación fluye también en forma horizontal, es decir, entre Personas en niveles organizaciones iguales o similares, y Diagonalmente, que comprende a personas de diferentes niveles que No tienen relaciones directas de autoridad o subordinación.

 Barreras y brechas de la comunicación

Probablemente no sorprenda a nadie que los gerentes con Frecuencia citen las brechas de la comunicación como uno de los Problemas más importantes. Por ejemplo, la mala planeación podría Ser causa de incertidumbre ante la dirección de la empresa. En el Mismo sentido, una estructura organizaciones mal diseñada podría No comunicar claramente las relaciones organizaciones. Los Criterios vagos del desempeño podrían crear incertidumbre en los Gerentes sobre lo que se espera de ellos. Por lo tanto. El gerente Sagaz buscara primero las causas de los problemas de comunicación Y no se limitara simplemente a tratar los síntomas. Es posible que Haya barreras en el emisor, en la transmisión del mensaje, en el Receptor o en la retroalimentacion.

 Falta de planeación

 La buena comunicación pocas veces ocurre accidentalmente. Con demasiada frecuencia las personas empiezan a hablar y escribir sin Primero pensar, planear y definir el propósito del mensaje. Sin Embargo conocer las razones de una directiva, seleccionar el Canal más idóneo y elegir el momento apropiado pueden mejorar Enormemente el entendimiento y reducir la resistencia al cambio.

   Mensajes mal expresados

No importa cuan clara sea la idea en la mente del emisor de La comunicación, podría perder claridad si se escogen mal las Palabras, hay omisiones, incoherencia, una mala organización de Ideas, estructura poco común de las oraciones, trivialidades, Palabras innecesarias y una incapacidad de clarificar las Aplicaciones del mensaje. Esta falta de claridad y precisión, que Pueden ser costosas, puede evitarse con un mayor cuidado al Codificar el mensaje.

 Comunicación en el medio internacional

 La comunicación en el medio internacional se torna todavía Más difícil debido a los diferentes idiomas, culturas y costumbres Que existen en los diferentes países del mundo.

 Perdida por la transmisión y una mala retención

En una serie de transmisiones de una persona a la siguiente, El mensaje va perdiendo precisión. La mala retención de Información es otro problema grave. Esto hace necesario la Repetición del mensaje y el uso de varios canales de comunicación.

 Falta de atención y evaluación prematura

Hay muchas personas que hablan pero pocas que saben escuchar Probablemente todos hemos tenido ocasión de observar a personas Que intervienen en una platica con comentarios que no tienen Relación con el tema que se trata. Una razón podría ser que están Preocupadas por sus propios problemas, en lugar de escuchar la Conversación. Escuchar exige una total atención y autodisciplina.

Significa también evitar una evaluación prematura de lo que otra Persona tiene que decir. Una tendencia común es juzgar, aprobar o Rechazar lo que se dice, en lugar de tratar de entender el marco De referencia de quien habla. No obstante, escuchar sin realizar Juicios apresurados puede nacer que toda la empresa sea mas Eficiente y eficaz.

  Periodo insuficiente de ajuste al cambio

 El propósito de la comunicación es realizar cambios que Pudieran afectar seriamente a los empleados: cambios en el tiempo, Lugar, tipo y orden del trabajo, o cambio en las estructuras Grupales o habilidades que se deben de utilizar. Algunas Comunicaciones apuntan a la necesidad de mayor capacitación, Ajuste de carrera o arreglo de estatus. Los cambios afectan a las Personas de diferentes maneras, y podría llevar tiempo pensar en El significado total de un mensaje. Por ello, es importante para Eficacia no forzar el cambio antes de que las personas puedan Ajustarse a sus implicaciones.

 Sobrecarga de información

Es posible pensar que un mayor e irrestricto flujo de Información ayudaría a superar los problemas de la comunicación. Sin embargo, un flujo irrestricto podría producir demasiada Información. Las personas responden a la sobrecarga de información de diversas formas, las cuales son: primero, es posible que no consideren cierta información. Una Persona que recibe demasiada correspondencia podría simplemente Ignorar algunas cartas que deben de responderse. Segundo, si la persona esta abrumada con demasiada Información, las personas comete errores al procesarla. Tercero, podrían postergar el procesamiento de la información Permanentemente o con la intención de ponerse al día en el futuro. Cuarto, una persona podría filtrar la información. La Filtración puede ser útil cuando la información más urgente e Importante se procesa primero y los mensajes menos importantes Reciben menor prioridad. Finalmente, el hombre responde a la sobrecarga de información Simplemente escapando de la tarea de comunicarse. En otras Palabras, ignora la información o no la comunica debido a una Sobrecarga de información

4.6 Liderazgo y Supervisión.

Liderazgo

El liderazgo tiene diferentes significados para varios autores aquí definimos liderazgo como influencia, el arte o Proceso de influir en las personas para que se esfuercen con buena Disposición y entusiastamente hacia la consecución de metas Grupales. En teoría, las personas deben sentirse alentadas a Desarrollar no solamente buena disposición para trabajar, sino También el deseo de trabajar con celo y confianza. Celo es ardor, Firmeza e intensidad en la ejecución del trabajo; confianza Refleja experiencia y habilidad técnica.

Componentes de liderazgo

 El primer componente del liderazgo es el poder.

El segundo elemento es un entendimiento fundamental de las Personas. Como en todas las practicas, una cosa es conocer la Teoría de la motivación, los tipos de fuerzas motivadoras y la Naturaleza de un sistema de motivación y otra es ser capaz de Aplicar ese conocimiento a las personas y las situaciones. Un Gerente o cualquier otro líder que cuando menos conozca el estado Actual de la teoría de la motivación y que los elementos de la Motivación estén más conscientes de la naturaleza y fuerza de las Necesidades humanas y tendrá mayor capacidad para definir y Diseñar medios de satisfacerlos y administrar para obtener las Respuestas deseadas.

El tercer componente del liderazgo parece ser una rara Habilidad de inspirar a los seguidores a aplicar todas sus Capacidades a un proyecto. Aunque el uso de los motivadores parece Centrarse en los subordinados y sus necesidades, la inspiración Proviene también de los jefes de grupo.

El cuarto componente de liderazgo tiene que ver con el estilo del líder y el clima que crea. La forma en que la fuerza de la motivación depende de las expectativas, las recompensas percibidas, la cantidad de esfuerzo que se piensa será requerida el trabajo que hay que realizar y otros factores que son parte de un medio. También se vio la forma en que un clima organizacional influye en la motivación. La conciencia de estos factores ha producido innumerables investigaciones sobre la conducta del liderazgo y al desarrollo de varias teorías al respecto.

El principio fundamental del liderazgo es: como las personas tienden a seguir a aquellos que, en su opinión, les ofrecen un medio para satisfacer sus metas personales, cuanto más entiendan los gerentes que motivan a sus subordinados y como operan estas motivaciones y cuantos más reflejen este entendimiento en el cumplimiento de sus. acciones gerenciales, mayores probabilidades habrá de que sean eficaces como lideres

Autoevaluación

1.- La dirección:

·  Es el lugar en donde se especifican las ordenes a cumplir.

·  Es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado.X

·  Es de donde surgen el mayor numero de errores en la administración.

2.- Son las cosas que inducen a una persona a actuar bien:

·  Regaños.

·  Dinero.

·  Motivadores. X

 3.- La toma de decisiones es por asi decirlo:

·  Tomar las decisiones mas efectivas.

·  La llave final de todo el proceso administrativo. X

·  Hacer lo mejor al mayor costo.

4.- Un directivo debe de poseer esta cualidad :

·  Correcto.

·  Divertido.

·  Don de mando. X

5.- Es el medio a traves del cual se unifica la actividad organizada:

·  Comunicación.X

·  Empresa.

·  Objetivo.

 

Control

5.1.- Concepto, importancia y principios. 5.2.- Proceso de control.  5.3.- Control de áreas funcionales.
5.4.- Técnicas Cuantitativas y Cualitativas del control.

5.1 concepto, importancia y principios.

Control es la medición de los resultados. Actuales y pasados en relación con los esperados ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Definición Sintética.

Todo control implica, necesariamente la comparación de lo obtenido con lo esperado, pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo, prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualar superaron o se apartaron de lo que esperaron. Tal procedimiento constituye el control sobre los resultados.

Definición Terry.

Controlar es determinar que sé esta realización, esto es, evaluar el desempeño y si es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga a ayudar de acuerdo con los planes.

El control puede considerarse como la detención o corrección de las variaciones. La importancia de los resultados obtenidos por las actividades premiadas, es probable que ocurran algunos errores, perdida de esfuerzos y de crisis inefectuada y ser causa de desviaciones injustificadas del objetivo que se persigue. Es de importancia tener presente que el propósito del control es positivo, es hacer que sucedan las cosas por medio de las actividades planeadas.

Dos importancias generalizadas.

Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

Principios

 De carácter administrativo de control.- Es necesario distinguir las operaciones de control, de las funciones de control. La función es de carácter administrativo y es respuesta al principio de delegación, esta no se podría dar sin el control, cuanta mayor delegación se necesite sé requerir mayor control, en cambio las operaciones son de carácter técnico por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones.

 Principio de los estándares.- El control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijos y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

 De carácter medial del control.- De es se deduce también espontáneamente una regla: un control solo desea usarse si el trabajo es escaso, impone se justifica ante los beneficios que del se esperan.

 Principio de excepción.- El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentran en los casos en los que no se logra lo previsto mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

5.2 Proceso del control.

La figura muestra en forma gráfica el proceso del control principiando en la parte superior de izquierda, se describen lose pasos en secuencia. El control consiste en un proceso compuesto de tres pasos definidos que son universales:

 Expresado en forma un poco distinta, el control consiste en:

5.3 Control de áreas funcionales.

 Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de control, tienen que identificar primero las principales áreas del desempeño de su organización o unidad. Estas áreas, llamadas también áreas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que toda la organización o unidad tenga éxito. Casi siempre incluyen actividades organizaciones o grupos muy importantes de actividades afines que ocurren en ellas; por ejemplo: Las transacciones financieras, las relaciones entre gerente y subordinados o las operaciones de producción. Los controles generales que los ejecutivos de alto nivel establecen para estas áreas claves, ayudaran a definir los sistemas de control mas detallados y los estándares del gerente de nivel mas bajo.

Puntos estratégicos de control

 Además de las áreas básicas del desempeño, es importante determinar los puntos críticos del sistema donde se realizara e monitores o se recogerá información, si tales puntos estratégicos de control pueden localizarse, se reducirá de manera considerable la cantidad de información que es preciso reunir o evaluar.

El método más importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en centrarse en los elementos más importantes de una operación determinada. Por lo regular, solo un pequeño porcentaje de las actividades, Acontecimientos, individuales u objetos de una operación explicaran una elevada proporción de los gastos o problemas que harán de afrontar los gerentes, por ejemplo, 10% de los productos de un fabricante posiblemente representen 60% de sus ventas 80% de las quejas del personal; 20% de los distritos policiales de una ciudad pueden constituir 70 % de los crímenes violentos que se cometen en ella.

Otra consideración útil al seleccionar los puntos de control estratégicos de control de una empresa es la ubicación de las áreas en las que se operan el cambio. Así, en el sistema con que una empresa llénalos pedidos del cliente, ocurre un cambio cuando la orden de compra se convierte en factura, cuando un elemento del inventario se transforma en un producto que debe embarcarse o cuando este forma parte de una carga de camión. Puesto que es más probable que se incurra en errores cuando se producen tales cambios, vigilar los puntos del cambio es casi siempre una manera muy confiable de controlar una operación.

Características de los sistemas eficaces de control

 Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

5.4 Técnicas Cuantitativas y Cualitativas del Control.

Técnicas de control

Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situación financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción. Inclusive otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la administración pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la actividad que sé esta midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa.

Estados financieros

La medición y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados financieros. Los principales estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo.

Estado de resultados

El estado de resultados mide el éxito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general durante el anterior año calendario fiscal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el ingreso que la compañía ha obtenido durante el anterior periodo, así como el costo de los artículos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) La utilidad que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores que la utilidad bruta, la empresa incurre en una perdida neta.

El estado de resultados es útil para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las utilidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración podrá determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa.

Balance general.- El balance general refleja la posición financiera de una empresa en una fecha determinada como podría ser el 31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden el balance general: Los activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable.

Los activos se clasifican como circulantes o fijos. Los artículos circulantes son aquellos que se espera que sean convertidos a efectivo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un año. Algunos ejemplos comprenden al efectivo, los inventarios y las cuentas por cobrar. Los activos fijos son a un plazo, mayor proporcionando típicamente a la empresa beneficios a través de un periodo mas largo. Los terrenos, edificios y el equipo son ejemplo de activos fijos.

Los pasivos representan obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los activos, los pasivos clasifican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar.

El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han invertido mas cualquier utilidad retenida.

Podrá representar una medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden todos los pasivos. Una formula muy sencilla que refleja la ecuación contable será activos - pasivos = capital contable.

Estado de flujo efectivo.- medir el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta ser la función del estado de flujo de efectivo. Mediante un análisis de flujo de efectivo, la administración podrá predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efectivo y determinar que tan buena ha sido la administración de efectivo. En caso de que hubiera faltantes en efectivo se podrán hacer arreglos para adquirir mayores cantidades de efectivo por adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser utilizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa.

 Presupuestos

Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo. Algunos presupuesto se pueden expresar en términos distintos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilización de maquinaria de una empresa manufacturera.

Sistema de Control Logístico

Utilizando un sistema de control logístico, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si existiera una acción especifica que pudiera dar como resultado una eficiencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podrá significar que intentos bien intencionados de reducir costos en una áreas de actividad (Como es el control de inventarios), podrán ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.

Cada acción que se tome deberá contemplarse desde el punto de vista de lo que sea mejor para el sistema mayor.

Autoevaluación

1.- Todo control implica:

·  Ordenar de buena manera.

·  La comparación de lo obtenido con lo esperado. X

·  Tomar lo bueno de lo malo.

2.- Una característica de los sistemas eficaces de control:

·  Ser formal.

·  Ser Ambiguo.

·  Económicamente realista. X 

3.- Adoptan muchas formas, algunas son simples:

·  Ecuaciones de control.

·  Teoría de control.

·  Técnicas de control. X

 

4.- Mide el éxito que se obtiene al obtener una utilidad:

·  Medición de errores.

·  Medición de beneficios.

·  Estado de resultados. X

 5.- Refleja la pocisión financiera de una empresa en una fecha determinada:

·  Diario y mayor.

·  Estado de cuenta.

·  Balance general X