Funciones básicas
de las organizaciones
1. Psicología industrial
Funciones
básica de las organizaciones
Planeación
Es el conjunto de objetivos y pasos
que se deben realizar para cubrir la brecha que nos separa de donde estamos
hacia donde queremos ir.
Naturaleza
de la planeación:
1.
Su contribución al propósito y a los objetivos:
Cada plan y todos los planes dentro
de la planeación deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la
empresa.
2.
Su supremacía entre las tareas del administrador:
La planeación es la única en
establecer los objetivos necesarios hacia los cuales confluirá el esfuerzo de
los demás.
3.
Su generalización:
La planeación es una función de
todos los administradores aunque su carácter y alcance varían de acuerdo con la
autoridad de cada uno de y con la naturaleza de las políticas y los planes
establecidos por la alta dirección.
4.
La eficiencia de sus planes:
La eficiencia de un plan se mide
por su contribución al propósito y los objetivos, menos los costos y otros
factores necesarios para formularlo y operarlo.
1.
Propósitos o misiones:
Es la función o tarea básica que
debe tener una empresa (visión y misión).
2.
Objetivos o metas:
Los fines hacia los cuales se
dirige la actividad.
3.
Estrategias:
Determinación de los objetivos
básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y
asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos.
4.
Políticas:
Las políticas también son planes en
el sentido de que se constituyen declaraciones o interpretaciones generales que
guían el pensamiento para la toma de decisiones.
5.
Procedimientos:
Los procedimientos que establecen
un plan obligatorio para realizar las actividades futuras.
1.
Detección de las oportunidades o problemas:
Este es
verdadero punto de partida de la planeación, donde se realiza un examen de las
oportunidades, por medio de este se busca saber donde se encuentra la
oportunidad o problema, saber como desenvolver este problema u oportunidad y
saber a donde se llega o que se va a ganar.
2.
Establecimiento de objetivos:
Consiste en
establecer objetivos para toda la empresa y partiendo de allí para cada unidad
de trabajo.
3.
Desarrollo de premisas:
No son mas que suposiciones sobre el ambiente en que el plan ha de
ejecutarse.
4.
Determinación de cursos alternativos a la acción:
Estudiar mas de una alternativa o camino de solución en relación a un
problema.
5.
Evaluación de cursos alternativos de acción:
Después de
buscar los caminos alternativos de acción se deben estudiar los puntos fuertes
y débiles de cada uno y compararlos con la empresa.
6.
Selección de un curso de acción:
Es el acto
seguido luego de estudiar los cursos se debe elegir el que se amolde mejor a
las premisas y metas del plan y de la empresa.
7.
Formulación de planes derivados:
Se necesitan
planes derivados del plan principal que respalde el cumplimiento de los
objetivos para realizar las metas de ese plan.
8.
Expresión numérica de los planes a través del presupuesto:
La duración de un plan
depende exclusivamente del plan en
algunos casos elaborar planes con una semana de anticipación pueden ser
suficiente, mientras que en otros el periodo deseable puede ser de varios años.
Dentro de una misma
empresa pueden haber varios planes con diferente
duración de tiempo.
La palabra organización
puede adoptar varios significados en
administración, de los cuales los dos principales son:
1. Organización como
entidad social orientada hacia los objetivos específicos y estructurada de
manera deliberada. La organización es una entidad social porque esta constituida por personas, y se
halla orientada hacia objetivos porque esta diseñada para alcanzar resultado;
por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfacción
social (clubes), etc. Esta estructurada deliberadamente porque divide el
trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. Esta
definición se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no
animo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras,
hospitales, clubes, iglesias, etc. La organización puede visualizarse desde dos
aspectos distintos:
1.a.- Organización formal:
basada en una división del trabajo que especializada órganos y funciones en
determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el
organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de
la empresa. Es la organización formalizada de
modo oficial.
2.b.- Organización
informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas
que establecen las personas que
desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad
(o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.
2. Organización como
función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este
sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar
los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer
relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.
-
Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades
para alcanzar los objetivos planeados (especialización).
-
Agrupar las actividades en una estructura lógica (departa mentalización).
-
Designar a las personas para que ellos las lleven a cabo
(cargos y tareas).
-
Asignar los recursos necesarios.
-
Coordinar los esfuerzos.
Organización en el nivel
global: abarca la empresa en su totalidad. Se denomina diseño organizacional,
que pueden ser de tres clases: organización
lineal, funcional y línea – staff.
Organización en el nivel
departamental: es la organización que abarca cada departamento de la empresa.
Se denomina diseño departamental o simplemente departa
mentalización.
organización en el nivel de tareas y
operaciones: organización enfocada hacia cada tarea, actividad u operación
especifica. Se denomina diseño de cargo o tareas y esta constituido por la
descripción y el análisis de cargo.
Organización lineal: es el tipo de
organización más antiguo y más sencillo, se basa en el principio de la unidad
de mando. Sus características principales son la autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de
comunicación, la centralización de las decisiones y su configuración claramente
piramidal. Presenta grandes ventajas: su estructura simple y de fácil
compresión, la gran delimitación de la responsabilidad de cada órgano, la
facilidad de implementación, su estabilidad y adecuación a organizaciones de
tamaño pequeño. Sus desventajas: radican en el mando autocrático, la tendencia
a la rigidez y la inflexibilidad, la falta de especialización, el énfasis en
los jefes que quieren hacerlo todos (generalistas) y
la congestión de los canales o líneas de comunicación a medida que la empresa
crece. En consecuencia, la organización lineal es la adecuada para la
organización pequeña, rutinaria, de vida corta o que todavía este en su etapa
inicial de formación.
Organización funcional:
se basa en el principio funcional, es decir, en el principio especialización.
Sus características principales son: autoridad funcional o dividida, líneas
directas de comunicación, descentralización de las decisiones y énfasis en la
especialización. Sus ventajas descansan en la supervisión técnica, debido a la
especialización de los órganos, y a las comunicaciones directas y sin
intermediario. Sus desventajas residen en la múltiple subordinación, que
provoca dilución de la autoridad de mando, tendencia a la competencia entre los
diferentes especialistas, confusión en cuanto a los objetivos, y surgimiento de
tensión y conflicto en la organización. La funcional es la mas
indicada cuando la organización es pequeña o cuando es necesario delegar
transitoriamente la actividad funcional en algún órgano para implementar un
programa o evaluar alguna actividad.
Organización línea –
staff: es una combinación de la organización lineal y la funcional que
maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo
predomine las características lineales. Existen órganos de línea (de ejecución
o de operación) y órganos de staff (de consultaría, asesoria o incluso, la
presentación de servicio especializado). Se caracteriza especialmente por la
función de la estructura lineal con la estructura funcional lo cual permite la
coexistencia de líneas o canales formales de comunicación y la prestación de
asesoria funcionales, y la separación de órganos operacionales (de línea) y
órganos de apoyo (staff o asesora); también permite la coexistencia de la
jerarquía de mando y la especialización técnica. Presenta la siguiente
ventajas: oferta interna de asesoria especializada e innovadora, manteniendo el
principio de unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y staff. Sus
desventajas radican en la posibilidad de conflicto entre los órganos operativos
(línea) y los de asesora (staff), y la dificultad para mantener el equilibrio
dinámico entre el poder de los órganos de línea y el poder de los staff. En la
actualidad, la organización de línea – staff es el tipo de organización mas
utilizada en las empresas.
Limitarse solo a la
conducción de las actividades de los miembros que actúan dentro de las
fronteras empresariales.
Como las personas no
viven exclusivamente dentro de las empresas, participan en otras organizaciones
de las que también dependen para vivir y donde desempeñan otros roles sociales, por lo que se puede decir que las personas se
encuentran parcialmente inmersas en una empresa.
Los elementos de la
comunicación:
-
Estilos de liderazgo
-
Métodos de motivación
-
Orientación
-
Asistencia a la ejecución-
Comunicación
Se utilizan con una
variedad de significados en la literatura administrativa. Ambos son medios de
influencia, referida al comportamiento de un individuo que modifica los
comportamientos, actitudes y sentimientos de otro individuo. La influencia
puede ejercerse mediante sanciones, recompensas, persuasión, etc.
Niveles de la dirección:
-
Dirección
-
Gerencia
-
Supervisión
|
Teoría x |
Teoría y |
|
-
El hombre es índole y perezoso por naturaleza
-
Le falta ambición
-
El hombre es fundamentalmente egocéntrico y sus objetivos
individuales se oponen, en general, a los objetivos de la empresa. |
- al hombre medio no
le disgusta trabajar - las personas no son,
por su naturaleza intrínseca, pasivas o resistentes a las necesidades de la
empresa. - las personas tienen
motivación básica, potencial de desarrollo, patrones de comportamiento
adecuados y capacidad para asumir responsabilidades. - el medio aprende en
ciertas condiciones a aceptar y buscar responsabilidad. |
|
Teoría x |
Teoría y |
|
- las personas son
perezosas e indolentes. - las personas rehuyen
el trabajo. - las personas evitan
la responsabilidad, para sentirse más seguras. - las personas deben
ser controladas y dirigidas. - las personas son
ingenuas y no tienen iniciativa |
- las personas se
esfuerzan y gustan de trabajar. - el trabajo es una
actividad tan natural como jugar o descansar. - las personas buscan
y aceptan responsabilidades y desafíos. - las personas pueden
ser auto motivados y actúan por voluntad propia. - las personas son
creativas y competentes. |
Es cíclico y repetitivo,
y sirve para ajustar las operaciones a los estándares preestablecidos. El
control es un proceso compuesto de cuatro etapas:
1.
Establecimiento de los estándares deseados:
Los estándares
representan el desempeño deseado. Son criterios o disposiciones arbitrarios que
proporcionan medios para establecer lo que deberá hacerse y cual es el
desempeño o resultado que se aceptara como normal o deseable.
2.
Seguimiento o monitoreo del desempeño:
Etapa del control que
acompaña y mide del desempeño. Monitorear significa acompañar, observar de
cerca, ver como marchan las cosas. Para controlar el desempeño es necesario
conocerlo y obtener información acerca de este.
3.
Comparación del desempeño con los estándares establecido:
Obtenida la información
sobre desempeño o resultado, la próxima etapa del control es compararla con los
estándares establecidos. Toda actividad experimenta alguna variación, error o
desviación. Por tanto, es importante determinar los limites
en que esa variación podrá aceptarse como normal o deseable: la llamada
tolerancia
4.
acción correctiva,
si es necesaria:
Las variaciones, errores
o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se normalicen. La
acción correctiva busca lograr que lo realizado este de acuerdo con lo que se
pretendía realizar.
Debe que el proceso sea
eficaz, debe atender los siguientes criterios:
1. El proceso debe
controlar las actividades apropiadas: El control debe
dirigirse a las actividades que deben y requieren ser controladas.
2. El proceso debe ser
oportuno: El control debe
efectuarse en el momento adecuado para señalar las desviaciones necesarias en
tiempo real y permitir emprender las acciones correctivas.
3. El proceso de control
debe mantener una relación favorable costo / beneficio: El control no puede
costar mas que el elemento controlado.
4. El control debe ser
preciso: Los procesos de control
son indicadores de progreso y son la base para las acciones correctivas.
5. El control debe ser
aceptado: Es importante que las
personas acepten el control y comprendan los objetivos del proceso; que sientan
que el control es necesario y que debe ejercerse.
Los principales medios
de control son:
1. Jerarquía de
autoridad: La estructura
organizacional preestablece los niveles jerárquicos para asignar autoridad y
exigir obediencia para las jefaturas.
2. Reglas y
procedimientos: La organización
preestablece las reglas y los procedimientos que rigen el comportamiento de las
personas y que prohíben lo que no debe hacerse.
3. Establecimiento de
objetivos: Los objetivos sirven de
guía a la acción de las personas.
4. Sistema de información verticales: La información vertical
puede transitar en dos sentidos: ascendente y descendente. La información
descendente lleva ordenes, mandatos, decisiones,
aclaraciones y orientaciones para los subordinados. La información ascendente
lleva noticias de eventos, resultados, aclaraciones y retroalimentación.
5. Relaciones laterales: Son comunicaciones entre
pares, es decir, entre personas y cargos
que ocupan el mismo nivel jerárquico en las organización.
6. Organizaciones
matriciales: La estructura matricial
es un intento de dinamizar la vieja organización funcional y departa mentalizada
hacia un grado mas elevado de organización por
productos o servicios.
Integrantes:
Universidad
Dr. Rafael Belloso Chacin